Verwerken van kostenfacturen

Inhoud

• Herkenning
• Kopregel
• Boekingsregel
• Snel Invoer

Introductie

Kostenfacturen worden over het algemeen het meeste verwerkt in Elvy. Na het uitvoeren van de herkenning van de factuur, zijn er veel zaken die je in Elvy kunt instellen om als boeker met zo min mogelijk acties de factuur te boeken. Hieronder staan de verschillende instelbare zaken per categorie beschreven: herkenning, kopregel, boekingsregel en Snel Invoer.

Herkenning

De herkenning van de factuur is het belangrijkste voor het snel verwerken van facturen. Als de herkenning niet automatisch de gewenste velden vult, dan zul je dit handmatig moeten doen en dat kost meer tijd. Daarom is een goede herkenning van belang. Hier hebben we een apart artikel voor geschreven, waarin staat uitgelegd hoe de herkenning zo goed mogelijk uitgevoerd kan worden. Meer informatie hierover kun je vinden in het artikel 'Optimale herkenning van facturen'.

Kopregel

De kopregel van de factuur is het bovenste gedeelte velden dat we in Elvy zien:

De volgende gegevens kunnen hier meegegeven worden aan de boeking:

• Dagboek: Het eerst beschikbare dagboek wordt hierin gevuld. Hiervoor wordt naar het dagboeknummer gekeken. Het laagste nummer wordt automatisch ingevuld. Mocht deze afwijken, dan kan het dagboek handmatig gewijzigd worden. Eenmaal gewijzigd, blijft het dagboek staan op het gewijzigde dagboek, zodat je dit niet iedere keer hoeft aan te passen.
• Boekstuknr.: Het boekstuknummer wordt automatisch gevuld, wat betekent dat automatisch het volgende boekstuknummer meegegeven wordt met de boeking. Indien gewenst kan handmatig een boekstuknummer gekozen worden. Ook kan ingesteld worden dat het verkoopfactuurnummer als verkoopboekstuknummer meegegeven wordt: 'Hoe laat ik het verkoopboekstuknummer vullen met het verkoopfactuurnummer?'
• IFR Register: Dit veld is zichtbaar en bruikbaar voor organisaties die gebruikmaken van de fiatteringsmogelijkheden binnen Elvy. In dit veld kan het register gekozen worden, waarin de personen staan die in een vaste volgorde de factuur moeten beoordelen voordat deze betaald kan worden. Het gekozen register kan vastgezet worden bij de crediteur, zodat je niet iedere keer het register hoeft te selecteren ('Hoe koppel ik een register aan een crediteur?'). Voor het gehele fiatteringsproces en de mogelijkheden hebben we aparte artikelen gemaakt welke je kunt vinden op het klantenportaal van Elvy: klanten.elvy.nl.
• Crediteur: Dit veld wordt na automatische herkenning gevuld, indien de crediteur wordt herkend. Als dit niet automatisch gebeurt, kan dit meerdere oorzaken hebben. Voor het optimaal inrichten van de herkenning van dit veld, zie het artikel 'Hoe kan ik een crediteur toevoegen en bijwerken?'.
• Betalingsconditie: Hier wordt de betalingsconditie, die met de boeking meegegeven wordt, gekozen. Deze kan bij de crediteur in het financiële pakket ingesteld worden, zodat deze niet handmatig ingevoerd hoeft te worden.
• Datum: Dit is de factuurdatum die van de factuur gehaald wordt. Als de herkenning hiervan niet correct gaat, kun je de tips halen uit dit artikel: 'Hoe laat ik factuurgegevens van een crediteur beter herkennen met Leer Elvy?'.
• Periode: Dit is de periode waarin de factuur in de boekhouding terechtkomt. In principe wordt dit bepaald a.d.h.v. de factuurdatum. Mocht dit afwijken, dan kun je de periode handmatig aanpassen. Elvy zal het in dit geval aangeven met een geel gemarkeerd veld waarin staat dat de periode niet overeenkomt met de factuurdatum.
• Factuurnummer: Dit veld wordt automatisch gevuld aan de hand het factuurnummer dat op de factuur staat. Wanneer deze niet goed wordt herkend, dan kan dit artikel gebruikt worden om er voor te zorgen dat het factuurnummer voortaan wel correct wordt herkend voor de crediteur: 'Hoe laat ik factuurgegevens van een crediteur beter herkennen met Leer Elvy?'.
• Omschrijving: Dit is de omschrijving van de kopregel die meegegeven wordt. Deze kan a.d.h.v. een template automatisch gevuld worden, zodat iedere boeking qua omschrijving hetzelfde format heeft ('Hoe stel ik een boekingsomschrijving in?'). Mocht je gegevens van de factuur over willen nemen, dan kun je dit het snelste doen door de eerste drie karakters in te vullen en vervolgens het pijltje naar beneden op het toetsenbord. Er zal dan op de factuur gezocht worden naar gegevens die hiermee overeenkomen ('Hoe kan ik de boekingsomschrijving sneller invullen?').

Boekingsregel

De boekingsregel komt automatisch naar voren indien alle gegevens in de kopregel automatisch herkend worden en de instelling (Instellingen - Instellingen - Geavanceerd - Boekingsvoorstel tonen bij volledige herkenning) aangevinkt staat. Binnen de boekingsregel zijn er een aantal zaken die ingesteld kunnen worden, welke hieronder worden toegelicht.

Allereerst bepaal je zelf welke velden in dit venster naar voren komen. Dit kun je doen door op het tandwieltje links bovenin het venster te klikken. Vervolgens verschijnt een lijst met velden die aangevinkt kunnen worden. Deze lijst is per financiële koppeling anders. Wanneer deze aangevinkt zijn, zullen deze getoond worden in het boekingsvenster. 

• Regel: Dit veld geeft aan welke boekingsregel je ziet. In bovenstaand voorbeeld is dit de eerste regel.
• Boekdatum: Deze gegevens worden automatisch overgenomen van de kopregel. Hier hoeft meestal niets aan aangepast te worden.
• Rekening: Dit is het veld waar het grootboekrekeningnummer getoond wordt. Deze kun je per crediteur vastzetten door de knop links van het veld te gebruiken. Let op: dit kan per financieel pakket verschillen.
• Kostenplaats: Wanneer de kostenplaats meegegeven wordt op de factuur, kan deze automatisch gevuld worden mits dit ingesteld staat. Waar je dit instelt, staat uitgelegd in het artikel 'Hoe laat ik de kostenplaats/kostendrager/projectcode herkennen op een factuur?'. 
• BTW-code: De BTW-code kan, afhankelijk van het financieel pakket dat gebruikt wordt, gekoppeld worden aan een crediteur of een grootboekrekening. Als het in het financiele pakket goed staat, hoef je hier in Elvy niks aan te doen. Mocht er toch iets verkeerd gaan wat de BTW-code betreft, bekijk dan in het artikel 'Hoe laat ik factuurgegevens van een crediteur beter herkennen met Leer Elvy?'. De BTW-code kun je per crediteur vastzetten door de knop links van het veld te gebruiken. Let op: dit kan per financieel pakket verschillen. 
• Bedragen: Alle bedragen (inclusief, exclusief en het BTW-bedrag) worden automatisch herkend op de factuur. Wanneer je hier iets wilt berekenen, kun je gebruikmaken van de rekenmachine in het rekenveld: 'Gebruikmaken van de rekenmachine/calculator in Elvy'. Mochten de bedragen niet goed herkend worden, kun je ook hier Leer Elvy voor gebruiken: 'Hoe laat ik factuurgegevens van een crediteur beter herkennen met Leer Elvy?'.
• Omschrijving: Hier staan er twee van, één onderaan en één rechts bovenin. De omschrijving rechts bovenin is gelijk aan de omschrijving in de kopregel en kan hier ook aangepast worden. Met de omschrijving onderin geef je de omschrijving van de boekingsregel mee.

Snel Invoer

Met de Snel Invoer kunnen periodieke kostenfacturen snel worden verwerkt. Denk hierbij aan facturen voor energie, telefonie, huur en schoonmaak. Deze zijn in de basis vaak hetzelfde. Via de Snel Invoer maak je een template aan op basis van de verschillende boekingsregels. Vervolgens kun je de template opslaan bij de crediteur en deze inladen wanneer je een factuur van de betreffende crediteur ontvangt. Je hoeft niet alle regels opnieuw aan te maken. Je selecteert het juiste template en hoeft alleen, indien nodig, de bedragen aan te passen. Hoe een Snel Invoer template gemaakt wordt en hoe dit in te zetten is, kun je vinden in het artikel 'Hoe gebruik ik de Snel Invoer?'.