Handige instellingen in Elvy

Inhoud

• Automatisch bundelen facturen
• Boekingsbevestiging uitzetten
• E-mails in e-mails afhandelen
• Los voorbeeldscherm automatisch openen bij openen Elvy
• Ingeladen documenten naar de Store verplaatsen bij afsluiten Elvy
• Verwijderen, negeren en dupliceren van documenten

Introductie

Er zijn veel vinkjes en instellingen, die het werken met Elvy een stuk gemakkelijker maken. De instellingen die het meeste opleveren, worden hieronder besproken.

Automatisch bundelen facturen

Wanneer pagina's bij elkaar horen, is het onnodig veel werk om deze handmatig te bundelen in Elvy. Daarom is er een instelling die ervoor zorgt dat facturen gebundeld in Elvy komen en je het niet met de hand hoeft te koppelen. Via 'Instellingen - Instellingen - Geavanceerd' kun je deze instelling aanpassen. De mogelijkheden staan in het artikel 'Hoe kan ik documenten bundelen?' uitgelegd. Wanneer je per afzender alle documenten gebundeld wilt hebben per mail, dan kan dit ook ingesteld worden. Bekijk hiervoor het artikel 'Automatisch bundelen van alle bijlagen uit e-mail?'.

Boekingsbevestiging uitzetten

Wanneer je na het verwerken van een boeking de bevestiging krijgt dat de boeking is gelukt, kan dit voor vertraging zorgen in het verwerken van opvolgende facturen. Het venster met de bevestiging moet namelijk weggeklikt worden alvorens de volgende factuur geboekt kan worden. Deze bevestiging kan uitgezet worden, zodat je alleen een melding ontvangt wanneer de boeking niet succesvol gedaan is. Waar je dit kunt aanpassen, staat in het artikel 'Hoe kan ik de boekingsbevestiging aan-/of uitzetten?'.

E-mails in E-mails afhandelen

Facturen in e-mails kunnen door Elvy uitgelezen worden, maar wist je dat Elvy ook bijlages uit bijlages in kan lezen? Mocht je een e-mail ontvangen waarbij een andere e-mail als bijlage is meegestuurd en waar een factuur aan hangt, dan kan ook deze uitgelezen worden. Dit kun je instellingen via 'Instellingen - Instellingen - Geavanceerd':

Je kunt op verschillende niveaus e-mails uitlezen. Je kunt dit doen met een enkele bijlage of met alle bijlages van bijlages. Ook is deze optie uit te zetten, zodat er niet naar de e-mailbijlages van een mail gekeken wordt.

Los voorbeeldscherm automatisch openen bij openen Elvy

Het losse voorbeeldscherm is een functionaliteit die al langer in Elvy zit. Met deze functie zijn de facturen beter leesbaar en kun je efficiënter facturen boeken. Een tweede beeldscherm is hierbij wel een vereiste. Het is nu ook mogelijk om het losse voorbeeldscherm automatisch te laten openen bij het openen van Elvy. Dit scheelt weer een paar klikken. Hoe je dit in kunt stellen, staat uitgelegd in het artikel 'Hoe kan ik het los voorbeeldscherm automatisch openen bij het starten van Elvy?'.

Ingeladen documenten naar de Store verplaatsen bij afsluiten Elvy

Als je met meerdere mensen in Elvy werkt om boekingen te doen, dan kan het dat een medewerker facturen inlaadt om te boeken die vervolgens voor zijn/haar collega's niet meer toegankelijk zijn. Dat is geen probleem als alle ingeladen facturen geboekt worden. Mocht de persoon - voor bijvoorbeeld een noodgeval - vertrekken zonder alles verwerkt te hebben, dan kunnen de andere gebruikers er niet meer bij. Hiervoor is de functionaliteit bedacht voor het opslaan van ingeladen documenten in de Store bij het afsluiten van Elvy. Je kunt zelf instellen of dit altijd automatisch gebeurt, nooit gebeurt of bij het afsluiten van Elvy gevraagd wordt. Hoe dit in te stellen is, staat in dit artikel op ons Klantenportaal verder uitgelegd: 'Hoe kan ik nog te verwerken documenten automatisch opslaan bij het afsluiten van Elvy?'

Verwijderen, negeren en dupliceren van documenten

Wanneer per ongeluk een factuur twee keer is ingelezen, dan wil je een van de twee documenten kunnen verwijderen. Dit is mogelijk door met je rechter muisknop te klikken op de factuur. Er verschijnen dan drie optie:

• Verwijderen: Hiermee verwijder je het document. Mocht je meerdere documenten tegelijk willen verwijderen, kun je ervoor kiezen om de selectie van documenten in één keer te verwijderen. Ook kan dit door de gewenste documenten te selecteren en via het tabblad 'Digitaliseren' op 'Verwijderen' te klikken.
• Negeren: Het negeren van documenten is handig voor bijvoorbeeld algemene voorwaarden of ongewenst ingelezen logo's. Deze wil je niet verwerken en daarom wil je ze ook in Elvy niet zien. Door deze documenten te negeren, zullen ze de volgende keer niet meer ingelezen worden. Hoe pagina's te negeren zijn en wat je er vervolgens mee kunt, staat uitgelegd in het artikel 'Hoe negeer ik afbeeldingen die vanuit de e-mail worden ingelezen?'.
• Dupliceren: Wanneer je een enkel document op twee geheel verschillende manieren wilt boeken, bijvoorbeeld omdat er meerdere bonnetjes op een enkel document zichtbaar zijn, dan kun je deze pagina vanuit Elvy dupliceren. Dit scheelt een hoop gedoe met het opnieuw inlezen van de factuur in Elvy. Hoe dit gedaan kan worden, staat uitgelegd in het artikel 'Hoe kan ik een document dupliceren?'