Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Maak altijd een back-up van Elvy en jouw financieel pakket voordat je een jaarovergang gaat uitvoeren. Zorg er ook voor dat je met de meest recente versie van Elvy werkt. Je kunt dit controleren door het volgende artikel op onze helpsite te volgen: Hoe voer ik een update van Elvy uit?
Het begin van het nieuwe boekjaar staat voor veel bedrijven in het teken van het afsluiten van het voorgaande boekjaar. Op deze startpagina willen wij je wijzen op een aantal functionaliteiten en mogelijkheden binnen Elvy om de jaarafsluiting een stuk vlotter te laten verlopen!
Onderstaande onderwerpen worden in dit artikel behandeld:
- Overzichten in ElvyWeb
- Logbestanden met mutaties ten behoeve van audit en controle
- Jaarovergangen i.c.m. AccountView en Elvy
Overzichten in ElvyWeb
Er zijn diverse overzichten beschikbaar in ElvyWeb, waarmee je onder andere inzichtelijk kunt maken welke facturen er binnen jouw organisatie zijn goedgekeurd of welke facturen op dit moment nog openstaan om te worden behandeld. Dit is nuttige informatie die je kunt gebruiken tijdens jouw jaarafsluiting of tijdens de controle van je accountant. Elvy heeft hiervoor de volgende overzichten beschikbaar:
- Overzicht van nog te fiatteren facturen: In dit overzicht kun je zien welke facturen er op dit moment nog gefiatteerd moeten worden binnen ElvyWeb. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kun je lezen hoe je dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe bekijk ik het overzicht van alle openstaande (te fiatteren) facturen?
- Overzicht van alle goedgekeurde facturen: In deze overzichten kun je zien welke facturen er zijn goedgekeurd, en door welke budgethouders de facturen zijn goedgekeurd. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kunt je lezen hoe je dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe bekijk ik het overzicht van alle goedgekeurde facturen?
- Overzicht van de inrichting van een register: Binnen Elvy kun je de inrichting van een register bekijken en exporteren naar Excel voor verdere analyse. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kun je lezen hoe je dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe bekijk ik het overzicht van alle IFR registers?
Logbestanden met mutaties ten behoeve van audit en controle
Er worden binnen Elvy diverse logbestanden bijgehouden waarin mutaties worden vastgelegd met betrekking tot toevoegingen, wijzigingen en/of verwijder acties. Deze logbestanden maken vaak onderdeel uit van de jaarafsluiting of de controle van de accountant. Binnen Elvy heb je de mogelijkheid om de volgende logbestanden te raadplegen en eventueel te exporteren naar Excel:
- Logbestand van mutaties op ElvyWeb gebruikers: Wijzigingen die worden doorgevoerd in de gebruikers van ElvyWeb worden bijgehouden in een logbestand. Dit logbestand is op te vragen binnen Elvy en eventueel te exporteren naar Excel. Door middel van het volgende artikel kun je zien waar het logbestand kan worden geraadpleegd en hoe dit kan worden geëxporteerd: Hoe bekijk ik alle wijzigingen die hebben plaatsgevonden bij een gebruiker?
- Logbestand van mutaties op registers: Wijzigingen die worden doorgevoerd in registers worden bijgehouden in een logbestand. Dit logbestand is op te vragen binnen Elvy en eventueel te exporteren naar Excel. Door middel van het volgende artikel kun je zien waar het logbestand kan worden geraadpleegd en hoe dit kan worden geëxporteerd: Hoe bekijk ik alle wijzigingen die hebben plaatsgevonden in een register?
Voor een compleet overzicht van alle beschikbare informatie met betrekking tot de Rapportage en Audit in Elvy kun je terecht op onze speciale Rapportage en Audit pagina op ons Klantenportaal.
Jaarovergangen i.c.m. Accountview en Elvy
Bij de jaarafsluiting voor AccountView klanten hoort ook het aanmaken van een nieuw boekjaar in AccountView, en het toevoegen van dit nieuwe boekjaar aan Elvy zodat je in het nieuwe boekjaar ook jouw facturen direct digitaal kunt gaan verwerken!
Elvy heeft een stappenplan opgesteld waarmee je eenvoudig Elvy kunt koppelen aan jouw nieuwe boekjaar. In het stappenplan wordt uitgelegd hoe je een nieuw boekjaar kunt koppelen binnen Elvy, hoe je de in het vorig jaar gemaakte instellingen zoals "Leer Elvy" templates, G-Rekening templates en snel invoer templates kunt overnemen naar jouw nieuwe boekjaar.
Je kunt het stappenplan vinden op onze helpsite, of je kunt direct naar het artikel gaan door te klikken op de volgende link: Hoe neem ik Elvy instellingen over naar een nieuw boekjaar?
Wanneer je het voorgaande boekjaar volledig hebt afgerond kun je de administraties binnen Elvy verbergen, zodat deze niet meer in jouw administratielijst naar voren komen bij de te selecteren administraties. Op deze manier blijft Elvy overzichtelijk.
Hoe je administraties binnen Elvy kunt verbergen kun je ook lezen op onze helpsite: Hoe verberg ik oude administraties?