Goederenfacturen verwerken met Elvy

Inhoud

• Verschillende type documenten
• Bestelnummerfiltering
• Automatisch verwerken goederenfacturen
• Automatische fiattering goederenfacturen
• Third Party koppeling

Introductie

Bedrijven in bepaalde sectoren ontvangen, naast kostenfacturen, ook goederenfacturen. Dit zijn facturen die betrekking hebben op bestelde of ontvangen goederen. Als de bestelling en/of ontvangst wordt vastgelegd in het financieel pakket, waar Elvy aan gekoppeld is, dan kan de afstemming tussen de inkomende factuur en de bestelling/ontvangst worden gedaan vanuit Elvy. Op deze manier kun je de factuur direct afletteren met de bestelling/ontvangst in het financieel pakket én wordt de boeking van de factuur correct gedaan. Bij het verwerken van goederenfacturen is veel mogelijk. Hieronder worden de verschillende functies in dit proces nader toegelicht.

Verschillende type documenten

Goederenfacturen komen binnen in verschillende bestandstypen. Zo kan er onderscheid gemaakt worden tussen PDF-facturen en UBL/XML-facturen, ook wel e-facturen genoemd. De verwerking van beide type documenten, in de afstemming aan een bestelling/ontvangst, is anders. Daarom wordt het apart behandeld hieronder.

PDF-facturen

De meeste goederenfacturen worden in PDF-bestand aangeleverd. Bij dit type bestand wordt de herkenning van de factuur uitgevoerd o.b.v. OCR, Optical Character Recognition. Dit is een vrije vorm van factuurherkenning. Op basis van deze herkenning kan niet op regelniveau bepaald worden wat de verschillende bestelregels zijn. Er wordt hierin naar totaalbedragen gekeken. Meer informatie over het matchen van PDF-bestanden aan bestelling/ontvangsten vind je in in het artikel 'Hoe kan ik een factuur matchen met een bestelling of ontvangst?'.

UBL/XML-facturen

UBL/XML-facturen zijn gecodeerde facturen. Normaal gesproken zou dit lastig te lezen zijn, maar Elvy zorgt dat dit type document voor de boeker duidelijk leesbaar is. Het grote voordeel van dit type facturen, is de herkenbaarheid. Doordat de data gecodeerd wordt aangeleverd, hoeft dit alleen uitgelezen te worden. In feite hoeft er dus geen herkenning van de factuur uitgevoerd te worden. Hierdoor is het ook mogelijk om bestelregels op regelniveau te 'herkennen'. De afstemming van UBL/XML-facturen is daarmee sneller en efficiënter te doen. Hoe dit precies in zijn werk gaat, staat in het artikel 'Hoe kan ik een UBL/XML factuur automatisch matchen met een bestelling of ontvangst?' verder uitgelegd.

Bestelnummerfiltering

Het is mogelijk dat je bij een leverancier meerdere bestellingen tegelijk hebt lopen. Het is dan een gedoe om, in de lijst met bestellingen, de juiste bestelling te selecteren waar je de factuur aan af wilt stemmen. Daarvoor is de bestelnummerfiltering in het leven geroepen. Hiermee kun je gedetailleerd aangeven wat de opmaak van een ordernummer is, zodat Elvy gericht zoekt naar de relevante ordernummers op de factuur. De afstemming gaat dan een stuk sneller. Hoe de bestelnummerfiltering ingesteld wordt, staat in het artikel 'Hoe kan ik een factuur matchen met een bestelling of ontvangst?' beschreven.

Automatisch verwerken goederenfacturen

Wanneer inkomende facturen 1:1 matchen met de bestelling of ontvangst (afhankelijk waar je aan afstemt), kan de factuur automatisch worden doorgezet. Het is namelijk veel werk om iedere factuur handmatig aan een bestelling/ontvangst te koppelen. Hiervoor dien je wel aan een aantal voorwaarden te voldoen, namelijk:

• De kopregel moet in zijn geheel correct worden herkend en hier hoeft niets handmatig in aangepast te worden. Denk hierbij aan het handmatig aanpassen van de omschrijving. Dit kan niet indien het proces automatisch doorlopen wordt.
• Het bestellingenscherm moet automatisch geopend worden. Als dit niet staat ingesteld, dan kan de afstemming niet automatisch plaatsvinden. 
• De instellingen moet correct staan voor het afstemmen van facturen aan bestelling/ontvangst. Wanneer bijvoorbeeld de bestelnummerfiltering niet is ingesteld, is onduidelijk aan welke bestelling afgestemd kan worden.
• De instellingen voor het automatisch doorboeken van goederenfacturen moeten correct zijn ingesteld.
• De bestelling/ontvangst waaraan afgestemd wordt, moet binnen een periode van drie maanden voor en na het ontvangen van de factuur vallen.
• UBL/XML-facturen kunnen op regelniveau automatisch afgestemd worden. Bij PDF-facturen wordt gekeken naar het totaalbedrag van de bestelling, die overeen moet komen.
• Indien er toeslagen of andere additionele kosten op de factuur vermeld worden, dan is er geen 1:1 match met de factuur. In dat geval zal de factuur ook niet automatisch verwerkt worden.

Meer informatie over deze functie en bovengenoemde voorwaarden, kun je vinden in de artikelen 'Automatisch doorboeken goederenfacturen die 1:1 matchen' en 'Hoe kan ik een factuur matchen met een bestelling of ontvangst?'.

Automatische fiattering goederenfacturen

Voor afgestemde facturen aan een bestelling/ontvangst kun je instellen dat deze automatisch gefiatteerd worden. Een inkoper hoeft de factuur niet nogmaals te beoordelen wanneer deze (zo goed als) overeenkomt met de bestelling die hij gedaan heeft. Bij deze functionaliteit is veel mogelijk. Zo kun je verschillende marges instellen waarbinnen de automatische fiattering plaatsvindt. Dit kun je zowel in absolute bedragen als in percentages doen. Ook kun je aangeven dat bepaalde mensen in het register altijd moeten goedkeuren, ongeacht de ingestelde automatische fiattering. De directeur bijvoorbeeld. Alle mogelijkheden staan uitgelegd in het artikel 'Automatisch fiattering inkoopfacturen i.c.m. matching aan inkooporders'.

Third Party koppeling

Naast een koppeling tussen het financieel pakket en Elvy voor de afstemming van facturen aan bestellingen/ontvangsten, is er de mogelijkheid om de afstemming te doen aan een ander pakket. Hiervoor het hebben we de Third Party koppeling. Hiermee kun je Elvy koppelen aan het pakket waar de bestellingen/ontvangsten in bijgehouden worden, zonder dat dit gevolgen heeft voor het juist boeken van de factuur naar de financiële software. Meer informatie voor deze koppeling kun je opvragen bij verkoop@elvy.nl.