Hoe laat ik de kostenplaats/kostendrager/projectcode herkennen op een factuur? – Elvy

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppelingen beschikbaar:

Alle koppelingen

Wanneer je met jouw leveranciers hebt afgesproken dat zij een door jou gehanteerde kostenplaats, kostendrager of projectcode op hun facturen vermelden - die overeenkomt met de code in jouw administratie - dan heb je de mogelijkheid om deze automatisch te laten invullen in het boekingsregelscherm.

Het volgende scherm wordt nu getoond.

Hier scroll je naar beneden totdat je bij de coördinaten komt: dit zijn alle tekstblokken die door Elvy herkend zijn op de factuur. De herkende tekst is van links naar rechts, van boven naar beneden, gelezen op de factuur. Zoek in deze lijst naar het gegeven waarop je de kostenplaats/-drager of projectcode wilt laten herkennen.

In dit voorbeeld gebruiken we ‘Uw referentie:’ waarbij de waarde die erachter staat, ingevuld moet worden op het Boekingsregel-scherm.

Let op
Sluit het Digitaliseren-scherm, voordat je wijzigingen aanbrengt in de kostenplaats/kostendrager/projectcode herkenning. Wanneer je de gewenste templates hebt ingesteld, druk je op Bewaren waarna je Digitaliseren weer kunt starten.

Herkenning configureren

Ga via het menu naar Instellingen › Instellingen tabblad Geavanceerd.

Hierdoor wordt in alle tekst gezocht naar de tekst ‘referentie’ waarbij de waarde die hierna komt, gezien wordt als de ‘code’ die Elvy invult op het Boekingsregelscherm als kostenplaats. De * staat symbool voor ‘alle tekst’, wat betekent dat het niet uitmaakt wat er in dit voorbeeld voor of na het woord ‘referentie’ komt.

Voorbeeld
‘Uw referentie’ moet als projectcode herkend worden:

Voer bij ‘Projectcode’ de volgende waarde in: <KODE:P??????>

Hierdoor wordt in de tekst gezocht naar de letter ‘P’ gevolgd door zes tekens. Deze waarde wordt als project ingevuld op het Boekingsregelscherm.

Ook is het mogelijk om met een zoek en vervang optie te werken. Hiermee kun je bepaalde variabele die onjuist herkend worden laten vervangen door de gewenste variabele. De tag die gebruikt wordt voor de zoek en vervang functionaliteit is {T}. Hieronder zal een voorbeeld toegelicht worden hoe de tag gebruikt kan worden om de ongewenste variabele te zoeken en te vervangen door de juiste variabele.

Voorbeeld

Wordt de tekst PO123456 herkend als P0123456, dan voeg je de schakeloptie 'T' toe: P???????{T[P0][PO]}. De O zal dan de 0 vervangen.

Aandachtspunten bij het gebruik van kostenplaats/kostendrager/projectcode herkenning

Alleen de eerste ‘match’ op de factuur wordt gebruikt. Kortom, wanneer bijvoorbeeld ‘Uw referentie’ meerdere keren op de factuur staat, wordt alleen de eerste keer dat Elvy deze herkent (bovenaan de pagina) gebruikt op de boekingsregel;
Het is mogelijk om meerdere ‘templates’ te definiëren, door iedere waarde op een nieuwe regel te zetten;
Deze vorm van herkenning wordt applicatie breed toegepast: in alle gekoppelde administraties, bij alle crediteuren;
Dubbele punten, puntkomma’s en andere leestekens worden genegeerd bij de herkenning. Het is dus niet nodig om hier rekening mee te houden bij het definiëren van een template.

Artikelen in deze sectie

Verwante artikelen