Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Het is mogelijk om per administratie, afzonderlijk voor crediteuren of debiteuren, een boekingsomschrijving in te stellen. Hierbij kan je vrije tekst combineren met een aantal vaste gegevens die op het tabblad Auto beschikbaar zijn.
Ga via het menu naar Instellingen › Boekingsomschrijvingen. Het scherm boekingsomschrijving wordt getoond. Druk op Toevoegen.
Het scherm voorinstelling wordt getoond.
Per voorinstelling heb je een aantal instellingen die je kunt wijzigen.
| Instelling | Toelichting |
| Administratie | De volgcode van de administratie. Standaard: ??? |
| Soort |
De relatiesoort waarvoor deze voorinstelling gebruikt moet worden: crediteur, debiteur of beiden. |
| Software | Het boekhoudprogramma waarbij de voorinstelling gebruikt wordt. Standaard: Algemeen. |
| Code | Vul hier de crediteur-of debiteurcode in als je deze specifieke relatie een boekingsomschrijving wil geven. |
| Omschrijving | Een vrije omschrijving van de voorinstelling. |
| Template | De boekingsomschrijving, geconfigureerd met speciale variabelen. |
Variabelen
Bij Template heb je de keuze uit een aantal variabelen die overeenkomen met bepaalde factuurgegevens.
| Variabele | Toelichting |
| RelNr | Relatienummer (crediteur/debiteur) |
| RelName | Relatienaam (crediteur/debiteur) |
| FakDat | Factuurdatum. Bijvoorbeeld ’21-10-2016′. |
| FakNr | Factuurnummer |
| Dagboek | Dagboekcode/-nummer |
| Betcd | Code van de betalingsconditie |
| IfrRegist | IFR registercode |
| Oms01 | Vrije omschrijving 1 (vanaf versie 1.2101.002) |
| Oms02 | Vrije omschrijving 2 (vanaf versie 1.2101.002) |
Opties voor FakDat
De variabele FakDat heeft een aantal speciale opties, waarmee je delen van de datum kunt gebruiken, zoals de maand, week of het jaar.
| Optie | Toelichting |
| Jaar | Jaartal. Bijvoorbeeld ‘2016’. |
| JaarKort | Laatste cijfers van het jaartal. Bijvoorbeeld ’16’. |
| Maand | Twee-cijferige maand. Bijvoorbeeld ’02’ voor februari. |
| MaandLang | Uitgeschreven maand. Bijvoorbeeld ‘juni’ of ‘september’. |
| MaandKort | Drie-letterige uitschreven maand. Bijvoorbeeld ‘apr’ of ‘aug’. |
| Week | Twee-cijferige week. |
| Dag | Twee-cijferige dag. |
Je wil in de omschrijving de uitgeschreven maand tonen. Gebruik dan FakDat.MaandLang in de omschrijvingstemplate.
Schakelopties
Met behulp van schakelopties kan je een aantal tekstuele bewerkingen toepassen op de variabelen.
| Schakeloptie | Bewerking |
| 1, 2, … | Eerste tekens van de waarde |
| 1R, 2R, … | Laatste tekens van de waarde |
| U | Waarde weergeven in hoofdletters |
| L | Waarde weergeven in kleine letters |
| S | Spaties uit de waarde filteren |
Gebruik van variabelen en schakelopties
Je kan een variabele combineren met verschillende schakelopties. Iedere variabele moet geschreven worden tussen accolades ({…}), waarbij eventuele opties ook hierbinnen worden gebruikt. Deze variabelen vul je in bij het veld Template. Hier kan je eveneens vrije tekst gebruiken, waardoor je de omschrijving kunt opbouwen uit vaste woorden en variabelen die worden aangeboden vanuit Elvy.
Wanneer je de omschrijving naar wens hebt ingesteld, drukt je op Bewaren.
Stel, je wil de eerste vier letters van de crediteurnaam gebruiken in de omschrijving. De variabele schrijf je dan als volgt: {RelName,4}. Met {RelName,4R} gebruik je de laatste vier letters. De crediteurnaam kan ook in hoofdletters worden getoond, door {RelName,U} te gebruiken.
Aangezien de schakelopties gecombineerd kunnen worden heb je de mogelijkheid om bijvoorbeeld de eerste zes letters van de crediteur te gebruiken, in hoofdletters, zonder spaties. Hiervoor schrijf je de variabele als volgt: {RelName,6US}. De ‘6’ geeft aan dat je de eerste zes tekens wil gebruiken, de ‘U’ zet de naam om in hoofdletters en ‘S’ filtert alle spaties uit de naam.
De schakeloptie S heeft voorrang boven alle andere opties. Wanneer je bijvoorbeeld als crediteurnaam, ‘Van Voorden’ gebruikt, en de eerste vijf tekens van de naam wilt tonen, zonder spaties, dan geeft de variabele, {RelName,5S} als resultaat ‘VanVo’, in plaats van ‘Van V’.
Je kan deze bewerkingen uiteraard ook toepassen op de opties van de variabele FakDat. Wanneer je de korte maandnotitie in de omschrijving wil gebruiken, in hoofdletters, dan gebruik je {FakDat.MaandKort,U} om de maand april als ‘APR’ te tonen.
Variabelen mogen meerdere keren gebruikt worden in een omschrijving. Je kan de omschrijving ‘{RelName,5US}/{RelName}‘ gebruiken, om voor crediteur Van Voorden als omschrijving ‘VANVO/Van Voorden’ te krijgen.
Het is niet nodig om Elvy DS opnieuw te starten wanneer je boekingsomschrijvingen hebt aangemaakt of gewijzigd.