Optimale herkenning van facturen

Inhoud

• Herkenning van facturen
• Crediteuren herkenning
• Debiteuren herkenning
• Herkenning van boekingsgegevens

Introductie

Met Elvy kun je facturen laten herkennen, zodat deze met zo min mogelijk handelingen worden verwerkt naar het financiële pakket. Er zijn een drietal factoren van belang om dit proces zo succesvol mogelijk te doorlopen:

• De kwaliteit van de facturen moet goed zijn. Als de kwaliteit van de facturen niet goed is, kan de herkenningssoftware niet de (juiste) gegevens van de factuur halen. Als facturen - voordat ze gedigitaliseerd worden - eerst geprint, ondertekend en opnieuw gescand worden, komt dit de kwaliteit niet ten goede. Daarom adviseren we om elektronische facturen te ontvangen. Deze zijn het scherpst en daarmee het beste leesbaar.
• De gegevens op de factuur moeten correct zijn. Belangrijke gegevens, zoals het factuurnummer, factuurdatum, bedragen e.d., moeten (goed) op de factuur vermeld staan. Als de gegevens niet op de factuur staan, kan het uiteraard ook niet worden herkend. Daarom is het van belang om facturen te ontvangen waar alle benodigde informatie op staat.
• De gegevens in het financieel pakket moeten correct zijn. Voor de herkenning van de crediteur is het belangrijk dat gegevens op de factuur overeenkomen met de gegevens die bij de crediteur in het financieel pakket staan. Elvy heeft namelijk haakjes nodig om de factuur te kunnen koppelen aan de juiste crediteur.

Soorten herkenning

Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende soorten herkenning: crediteur/debiteur herkenning en herkenning van boekingsgegevens. Hieronder worden de verschillende typen en de werking verder uitgelegd.

Crediteuren herkenning

De herkenning van crediteuren gebeurt op basis van unieke bedrijfsgegevens. Denk hierbij aan KvK-nummer, btw-nummer, IBAN-nummer of bijvoorbeeld websites en telefoonnummers. Als deze gegevens op de factuur worden herkend én aanwezig zijn op de crediteuren kaart in het financieel pakket, dan zal de juiste crediteur geselecteerd worden na het uitvoeren van de automatische herkenning. Wanneer de crediteur niet (correct) wordt herkend, dan kun je gebruikmaken van de 'Crediteur bijwerken' optie. Hiermee kun je 'haakjes' van de factuur overnemen naar de crediteurenkaart. Meer hierover kun je vinden in het artikel 'Hoe kan ik een crediteur toevoegen en bijwerken?'

Debiteuren herkenning

De herkenning van debiteuren kan met dezelfde eigenschappen als voor crediteuren, maar vaak staan deze niet op de factuur vermeld. Daarom worden debiteuren ook herkend op Naam, Adres, Postcode en Woonplaats. De locatie van deze gegevens kan ingesteld worden via Leer Elvy. Meer hierover kun je vinden in het artikel 'Hoe laat ik debiteuren herkennen via Leer Elvy?'

Herkenning van boekingsgegevens

De herkenning van boekingsgegevens, zoals factuurnummer, factuurdatum en bedragen, gaat op een andere manier dan de crediteuren- en debiteuren herkenning. Wanneer dit soort gegevens niet (correct) herkend worden van de factuur, kan Elvy je een handje helpen. Door gebruik te maken van Leer Elvy, kun je aangeven waar Elvy moet kijken voor bepaalde gegevens. Zo kun je aan de hand van specifieke velden aangeven waar op de factuur gekeken moet worden, naar bijvoorbeeld het factuurnummer. Dit stel je één keer in. De volgende keer dat je een factuur van deze crediteur/debiteur ontvangt, zal automatisch gekeken worden naar de plek die je eerder hebt aangegeven. Meer informatie over de precieze werking, kun je vinden in het artikel 'Hoe laat ik factuurgegevens van een crediteur beter herkennen met Leer Elvy?' 

Mochten bovenstaande herkenningstrucs niet helpen, check dan het verwerkingsverslag. Hierin vind je welke gegevens allemaal herkend worden op de factuur. Mochten de gewenste gegevens niet herkend worden, bijvoorbeeld omdat deze in een gekleurd vlak staan waarbij het contract niet hoog genoeg is, dan vind je dat hier. Zie hiervoor ook het artikel van het verwerkingsverslag: 'Hoe kan ik controleren wat Elvy wel of niet herkent op de factuur?'

Voor het herkennen van bedragen kan het volgende artikel gebruikt worden. 'Hoe laat ik de bedragen beter herkennen met Leer Elvy?'. Dit werkt net iets anders dan de andere boekingsgegevens.