Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Introductie
Met de functionaliteit Leer Elvy kun je instellen waar Elvy op de factuur moet kijken voor een bepaalde crediteur, om in het vervolg de herkenning van de factuurgegevens beter te laten verlopen. Bijvoorbeeld wanneer een crediteur herkend wordt en factuurnummer, factuurdatum of één van de bedragen onjuist herkend wordt, kun je deze herkenning verfijnen met Leer Elvy.
Na het ophalen van de facturen en het kiezen van de administratie, voer je 'Automatische herkenning' uit. Vervolgens klik je op het icoontje 'Leer Elvy'. 
Leer Elvy stel je in per crediteur, binnen de gekozen administratie.
Leer Elvy overschrijft de gevonden waardes van de OCR-herkenning met de waardes die bij Leer Elvy zijn ingesteld. Houd er dus rekening mee dat de gegevens welke je in Leer Elvy selecteert, altijd op dezelfde plek moeten staan op de factuur voor de juiste herkenning.
Het factuurnummer wordt niet juist herkend, omdat deze op de factuur wordt vermeld achter de tekst ‘Ordernummer’. Je opent de keuzelijst bij het veld Factuurnummer en zoekt hier naar de tekst ‘Ordernummer’.
Alle teksten in de keuzelijsten staan in ‘leesvolgorde’: van links naar rechts, van boven naar beneden. Hierdoor kun je snel inschatten waar je een bepaalde tekst moet vinden.
Wanneer een zoekopdracht is opgebouwd uit meerdere woorden, zoals ‘Bedrag excl. btw’, dan vind je deze helemaal onderaan de keuzelijst. Hier staan namelijk alle samengevoegde teksten, die op de factuur dicht bij elkaar staan.
Vervolgens geef je aan waar het factuurnummer staat, ten opzichte van de zoekopdracht.
In het voorbeeld staat het factuurnummer rechts van de tekst ‘Ordernummer’, dus je kiest in de tweede keuzelijst de optie, Rechts van deze waarde bevind de waarde zich.
Je hebt de volgende opties om in te stellen welk gegeven gebruikt moet worden
- Deze waarde is de waarde: De geselecteerde waarde moet gebruikt worden. Wanneer je een factuur hebt waarop het factuurnummer in een kader staat op een vaste positie op de factuur, zonder duidelijke tekst naast of boven het nummer, kun je ook het nummer selecteren en vervolgens deze optie kiezen.
- Rechts van deze waarde bevindt de waarde zich: De waarde staat rechts van de geselecteerde zoekopdracht.
- Beneden van deze waarde bevindt de waarde zich: De waarde staat onder de geselecteerde zoekopdracht.
Wanneer je bedragherkenning verfijnt met Leer Elvy, komt het regelmatig voor dat het totaalbedrag niet op een vaste plaats staat. In dat geval staat zeer waarschijnlijk steeds dezelfde tekst (bijvoorbeeld ‘Totaalbedrag incl. btw’) voor of boven het bedrag. Wanneer je de herkenning hebt ingesteld, kruis je de optie ‘Verticaal lokaliseren’ aan; dit is het vakje wat helemaal rechts staat.
Hiermee wordt de tekst verticaal gezocht op de pagina.
Wordt een crediteur steeds verkeerd herkent, dan kun je kijken wat er in Leer Elvy is ingesteld. Het kan zijn dat de factuurgegevens welke in het verleden zijn ingesteld niet meer op de juiste plek op de factuur staan. Haal je de instellingen in Leer Elvy weg, kan het zijn dat de crediteur wél herkent wordt door middel van de OCR-herkenning.
Bij gescande facturen is de kans aanwezig dat bepaalde instellingen van Leer Elvy niet altijd werken, omdat hier bij coördinaten gebruikt worden. Wanneer een factuur iets anders door de scanner gaat, kan de tekst iets naar boven, beneden, links of rechts staan.
Je dient dan een ijkpunt in te stellen. Dit is een tekst die altijd op een vaste plek op de factuur staat (en zoveel mogelijk bovenaan de pagina), ten opzichte van een of meer zoekwaarden. Deze tekst selecteer je bij de instelling Herkenning.
Video
Leer Elvy-functie: