Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Uitzondering: iMuis
Om aan te sluiten op de vele manieren waarop de fiattering van facturen plaatsvindt, is het in Elvy mogelijk om de IFR registers op de volgende niveaus te koppelen.
- Overkoepelend (voor alle administraties);
- Per administratie;
- Of per crediteur.
Wanneer je deze verschillende mogelijkheden combineert, dan geldt de volgorde die hierboven is vermeld.
Je hebt een overkoepelend register én je gebruikt registers per crediteur. Het globale register wordt ingevuld, maar Elvy zal dit overschrijven wanneer aan de crediteur een register gekoppeld is.
Overkoepelend register
Ga naar het menu IFR › Registers. Druk op Toevoegen om een register aan te maken, of dubbelklik op een bestaand register als je die wilt instellen als overkoepelend register.
Selecteer de optie ‘Standaard register’ en druk op Bewaren. Dit register wordt vervolgens automatisch ingevuld op het tabblad Auto wanneer je facturen gaat verwerken.
Register voor een of meer administraties
Je kunt een standaardregister instellen voor een of meer administraties.
Per administratie
Wanneer je een standaardregister per administratie wilt instellen, dan heb je twee mogelijkheden:
- Via de administratiekoppelingen;
- Of via administratiefiltering in het register.
Via administratiekoppelingen
Ga via het menu Instellingen › Instellingen naar het derde tabblad (waarop jouw administraties gekoppeld zijn) en dubbelklik op de administratie waarvoor je een standaardregister wilt instellen. Ga vervolgens naar het tabblad Elvy instellingen. Druk op Activeer om het veld te activeren.
Selecteer vervolgens met de verrekijker-knop het register dat je wilt koppelen aan de administratie en druk op Bewaren.
Via administratiefiltering
Ga via het menu naar IFR › Registers. Dubbelklik op het register dat je wilt gebruiken als standaardregister voor een bepaalde administratie.
Druk op Toevoegen.
Vul de volgcode van de administratie in (deze vind je op het derde tabblad onder Instellingen › Instellingen, onder de kolom ‘Code’) en druk op Bewaren.
Meerdere administraties
Om een register in te stellen als standaard voor meerdere administraties volg je de stappen hierboven, onder Via administratiefiltering. Voeg de verschillende volgcodes toe voor de administraties waar je het register als standaard wilt gebruiken.
Register per crediteur
Indien je per crediteur wilt instellen welk register gebruikt moet worden, dan kun je dit instellen per gekoppelde administratie in Elvy DS.
Ga via het menu Instellingen › Instellingen, naar het derde tabblad; de naam van dit tabblad is afhankelijk van jouw financiële pakket. Dubbelklik op de administratie waarbij je per crediteur een register wilt koppelen. Ga vervolgens naar het tabblad Extra instellingen.
Druk op Activeren, om de velden op dit tabblad te activeren.
Vervolgens kun je bij de optie ‘Koppelen van IFR register op’ selecteren op welke manier je het register wilt koppelen aan een crediteur. Hierbij heb je twee mogelijkheden, afhankelijk van jouw boekhoudprogramma:
- Een vrij veld op de crediteurenkaart;
- Of de interne database van Elvy.
Bij de meeste boekhoudprogramma’s kun je een vrij veld op de crediteurenkaart selecteren, waarin je de registercode opslaat. Een registercode is een tekstuele waarde van maximaal 10 tekens. Houd hier rekening mee, wanneer je een veld selecteert of aanmaakt.
Je kunt uiteraard ook altijd de optie ‘Elvy eigen database’ selecteren als je geen vrije velden tot jouw beschikking hebt of wanneer je deze informatie liever niet in jouw administratie bewaart.
Vervolgens kun je in het volgende scherm het register aan de crediteur koppelen door op de knop naast ''IFR Register'' te klikken. Bij een volgende factuur van dezelfde crediteur zal automatisch het gekozen register geselecteerd worden.