Introductie
Er dienen eerst facturen ingeladen te worden in Elvy, voordat je gebruik kan maken van alle handige functionaliteiten. Er zijn verschillende manieren waarop dit mogelijk is. Alle mogelijkheden worden in dit artikel toegelicht.
De manier waarop facturen ingeladen kunnen worden in Elvy zijn:
Voor Elvy Hosted wordt een aparte manier van het inladen van facturen gebruikt. Deze zal tot slot in dit artikel worden toegelicht.
Uitlezen van een mailbox
De meest wenselijke manier van inladen, is het uitlezen van een mailbox. Deze manier vereist namelijk de minste handelingen voor de boeker, indien juist ingesteld. Alle documenten die naar een specifiek e-mailadres gemaild worden, kunnen automatisch uitgelezen worden door Elvy. Hoe je dit kunt instellen, wordt uitgelegd in het artikel 'Hoe laat ik Elvy een mailbox uitlezen'. Het meest ideale is het automatisch uitlezen van een facturen@.... e-mailadres per administratie. Dit is een e-mailadres die enkel wordt gebruikt voor het ontvangen van facturen.
In de praktijk zien we dat niet elke administratie een eigen facturen@.... e-mailadres heeft. In dat geval kan gebruik gemaakt worden van een filtering op de serviceregel. Indien op één facturen@... e-mailadres facturen van meerdere administraties binnenkomen, dan kunnen de inkomende facturen op basis van een selectie gegevens toegewezen worden aan de juiste administratie. Hoe dit in te richten is, staat in het artikel 'Facturen verdelen over administraties vanuit serviceregel'.
Indien er geen e-mailadres speciaal voor facturen is, maar bijvoorbeeld een administratie@... e-mailadres, dan kan er gewerkt worden met submappen. Vanuit de mailbox administratie@... worden de facturen gesleept naar de gewenste submap, zodat Elvy op basis van de submap de factuur in de juiste administratie klaarzet.
Mappen op de server uitlezen
Het is ook mogelijk om facturen uit een bepaalde map op de computer te halen. Deze manier werkt prima, maar kost altijd meer tijd dan het uitlezen van een mailbox. Veel facturen worden namelijk ontvangen via de mail. Vanuit hier moeten deze gesleept of gedownload worden naar de gewenste maplocatie.
Upload Portal en Elvy App
Deze manier is vooral erg handig voor administratie- en accountantskantoren. Via deze weg kunnen cliënten via een Upload Portal van Elvy, of de bijbehorende app, bonnetjes en facturen inladen die door het administratie- of accountantskantoor verwerkt moeten worden. Indien juist ingericht, dan kan er ook een link op de website geplaatst worden naar de Upload Portal. Handig voor cliënten. Meer informatie over de Upload Portal vind je in het artikel 'Gebruikershandleiding Elvy Upload Portal' en 'Hoe kan ik documenten uploaden in de Upload Portal?'. Hoe de Elvy App precies in te zetten is voor het uploaden van bonnetjes/facturen, staat ook uitgelegd in aparte artikelen. Mocht je beschikken over een Apple toestel, dan kun je hier lezen hoe de app wordt voor het uploaden van bestanden. Android-gebruikers kunnen hier terecht.
Store
De Store is een functionaliteit, die gebruikt wordt om ingeladen facturen tijdelijk te borgen. Je kunt het zien als een opslagplaats van facturen welke eerder ingeladen zijn. Als er facturen ingeladen zijn in de Store, dan kunnen deze er uiteraard ook weer uitgehaald worden om te verwerken. Daarom staat deze apart benoemd in dit artikel.
De Store is erg handig als er met meerdere gelijktijdige gebruikers in Elvy wordt gewerkt. Ook wanneer de boekingen worden gedaan door mensen die parttime werken, kan dit erg handig zijn. Aan het einde van de dag kunnen de facturen in de Store geplaatst worden, zodat een collega deze een dag later op kan pakken. Hoe de Store in de basis werkt, staat in het artikel 'Hoe bewaar ik documenten in de Store?' beschreven.
Om de boeker een handje te helpen, is het mogelijk om bij het afsluiten van Elvy facturen - die nog ingeladen staan - automatisch te verplaatsen naar de Store. Zo blijven er nooit documenten ingeladen bij een gebruiker. Het gevaar is namelijk dat ingeladen facturen alleen toegankelijk zijn voor de persoon die deze ingeladen heeft. Andere gelijktijdige gebruikers kunnen deze documenten niet meer benaderen. In geval van vakantie of ziekte zijn ingeladen facturen dus door anderen niet meer te verwerken. Daarom is aan te raden om gebruik te maken van deze functionaliteit. De instelmogelijkheden staan in het artikel 'Hoe kan ik nog te verwerken documenten automatisch opslaan bij het afsluiten van Elvy?'
Facturen ophalen Elvy Hosted
Als Elvy draait op de hosted omgeving van Elvy, dan dient de aanlevering te gebeuren via het e-mailadres dat per administratie aangemaakt wordt. Dit mailadres eindigt in principe altijd op @elvyonline.nl. Iedere administratie krijgt een uniek e-mailadres, dat gebruikt wordt voor de aanlevering van facturen. Leveranciers kunnen hier direct e-mails naartoe sturen of een mailbox kan geforward worden naar dit e-mailadres. Naast het aangemaakte e-mailadres, kunnen ook de Upload Portal en de Elvy App gebruikt worden voor de aanlevering van bonnetjes/facturen.