Inhoud
Wat zijn e-facturen?
E-facturen, ook wel elektronische facturen genoemd, zijn facturen in een apart type formaat. Veel voorkomende voorbeelden hiervan van XML en UBL. Dit zijn gecodeerde facturen welke voor de meeste mensen niet (goed) leesbaar zijn, maar welke voor factuurverwerkingsprogramma's erg handig zijn. Er hoeft namelijk geen vrije herkenning op deze facturen uitgevoerd te worden zoals op bijvoorbeeld PDF-facturen, omdat de facturen al gecodeerd aangeleverd worden. Dit is een van de redenen dat het ontvangen van e-facturen de voorkeur geniet boven andere type facturen. Een korte introductie in e-facturen kun je in onderstaand filmpje bekijken:
Niet alleen voor de software waarmee facturen verwerkt worden leveren e-facturen voordelen op. Ook voor de verwerker zelf zitten er een aantal voordelen aan het verwerken van e-facturen. Deze worden hieronder per type verwerking toegelicht.
Kostenfacturen
| Bij het verwerken van kostenfacturen, is de grote meerwaarde van e-facturen het kunnen verwerken van de factuur op regelniveau. Indien een factuur in PDF-formaat aangeleverd wordt, zal op basis van de vrije herkenning een boekingsvoorstel gedaan worden van één regel, gebaseerd op het totaalbedrag van de factuur. Wanneer een e-factuur uitgelezen wordt, staan hier meerdere regels in welke direct op regelniveau uitgelezen worden. Deze kunnen na herkenning direct getoond worden in de Snel Invoer in Elvy, waardoor je met één druk op de knop kostenfacturen met meerdere regels zou kunnen verwerken. Voorbeelden van kostenfacturen met meerdere regels zijn leasefacturen, telefoniefacturen, huurfacturen voor meerdere locaties etc. Zie voor een verdieping op het verwerken van e-facturen voor kostenfacturen ook het artikel 'UBL/XML (e-facturen) boeken' |
Goederenfacturen
| Wanneer je ook goederenfacturen met Elvy verwerkt, waarbij je de factuur afstemt aan orderinformatie in het gekoppelde ERP-systeem, dan levert het verwerken van e-facturen ook de nodige optimalisaties op. Dit proces wordt in het artikel 'Goederenfacturen verwerken met Elvy' verder toegelicht. Naast het voordeel dat facturen op regelniveau uitgelezen kunnen worden, kan nu ook op regelniveau gecontroleerd worden of er verschillen zijn met de order. Hiervoor kan de kleurmatching gebruikt worden, waar in het artikel 'UBL/XML-factuur automatisch matchen met een bestelling of ontvangst' alles over uitgelegd wordt. Het grote voordeel is dat verschillen tussen de af te stemmen regels aan de hand van de kleur direct zichtbaar worden. Wanneer dit op een goede manier ingesteld staat, kun je ook gebruikmaken van handigheidjes als het automatisch doorboeken van facturen en het automatisch fiatteren van facturen. Daarom is het wenselijk om van leveranciers zoveel mogelijk e-facturen te ontvangen. Kunnen leveranciers dit niet, dan heeft Elvy daar een eigen oplossing voor bedacht: Elvision. |
Elvision
| Elvision is het platform van Elvy waar ongestructureerde bestanden, zoals afbeeldingen of PDF-facturen, omgezet kunnen worden naar een e-factuur. Zo kun je van alle voordelen gebruikmaken die hierboven benoemd staan wanneer de leverancier geen e-facturen aan kan leveren. Naast de regelherkenning, is er ook een 'mapping' mogelijk van de factuurgegevens naar eigen gebruikte gegevens. Zo zou je op basis van de omschrijving op de factuur kunnen aangeven welk grootboekrekening hierbij hoort. Of op basis van het kenteken op de factuur de door jou gebruikte kostendrager laten bepalen. De mogelijkheden zijn eindeloos. Mocht je hier meer informatie over willen, kun je kijken op onze website: https://elvy.nl/nl/elvision/ of contact opnemen met onze Klant Succes Afdeling: klantsucces@elvy.nl |
Opmerkingen (0 opmerkingen)