Hoe kan ik een UBL/XML factuur automatisch matchen met een bestelling of ontvangst?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

Inleiding

Met Elvy kun je je proces nog verder optimaliseren door UBL/XML facturen automatisch te laten matchen met een bestelling of ontvangst. Elvy herkent alle gegevens uit de UBL/XML factuur op regelniveau en kan hierdoor automatisch de gegevens matchen op o.a. aantal en prijs. 

Voer zoals gebruikelijk de Automatische Herkenning uit. Zodra Elvy de crediteur en alle overige gegevens herkend heeft, wordt het boekingsregelscherm geopend.

Door op instellingen links bovenin het Boekingsregelscherm te klikken, kom je in het scherm waar je de invoervelden kunt selecteren.

Instellingen

Je kunt in dit scherm aangeven wanneer het UBL/XML afletterscherm naar voren moet komen en welke regels getoond moeten worden in het boekingsregelscherm.

• Altijd tonen: het bestellingenscherm komt altijd naar voren, ook als er geen bestelling open staat voor de herkende crediteur.
• Automatisch tonen: het bestellingenscherm komt naar voren zodra er een bestelling open staat voor de herkende crediteur.
• Nooit tonen: met deze instelling zal je altijd zelf de ‘Bestellingen’-knop in het boekingsregelscherm moeten selecteren.

Selecteer Bewaren om de instellingen op te slaan.

Werking

Automatische matching

Zodra je dit hebt ingesteld kun je de knop ‘Bestellingen’ selecteren in het boekingsregelscherm.

Het tabblad UBL/XML afletteren wordt getoond waar direct de factuur aan de bestelling of ontvangst gematcht wordt. Je kunt ervoor kiezen om op het tabblad 'Bestelling' de factuur handmatig te matchen.

Elvy doet een volledig voorstel voor het matchen van de factuur aan de bestelling of ontvangst met links de gegevens van de UBL/XML en rechts de gegevens uit het financieel boekhoudpakket of ERP-systeem. Hierbij wordt per regel aangegeven hoe de gegevens van de UBL/XML factuur overeenkomen met de bestelling of ontvangst uit je boekhoudpakket. 

• Groen: er is een volledige match tussen de factuur en bestelling/ontvangst op prijs en aantal
• Geel: het aantal op de factuur wijkt af van het aantal op de bestelling/ontvangst
• Oranje: de prijs op de factuur wijkt af van de prijs op de bestelling/ontvangst
• Roze: zowel de prijs als het aantal op de factuur komen niet overeen met de bestelling/ontvangst
• Paars: Het te boeken aantal en de prijs wijkt af van de bestelling
• Rood: de regel van de factuur is in zijn geheel niet gematcht met een regel op de bestelling/ontvangst

Handmatig matchen

Mocht een regel niet overeenkomen met de bestelling, dan heb je altijd de mogelijkheid zelf de regel van de UBL/XML factuur te matchen aan de bestelling door de desbetreffende regel van de UBL/XML te slepen naar de regel van de bestelling. Op deze manier hanteer je de gegevens welke in de UBL/XML factuur gelezen zijn en wordt de prijs en/of het aantal aangepast op de bestelling of ontvangst.  

Nadat alle regels zijn gematcht komt het aantal en de prijs van zowel de XML/UBL factuur als de bestelling overeen en zijn alle regels groen. Van de gematchte regels welke nog steeds oranje of geel zijn accepteer je het verschil en wordt het aantal of de prijs uit de XML/UBL factuur gebruikt. 

Druk vervolgens op Selecteer om de regels in het boekingsscherm te tonen en Verwerken naar [boekhoudpakket] om de boeking te verwerken naar je financieel boekhoudpakket of ERP-systeem. De ontvangst wordt vervolgens vanuit het boekhoudpakket verwerkt naar het inkoopdocument. 

Fiatteren

Automatische fiattering

Mocht de factuur nog gefiatteerd moeten worden, dan kan dit in Elvy automatisch ingesteld worden in het geval dat een inkoopfactuur één op één matcht met de inkooporder. Aan de hand van vooraf ingegeven marges wordt deze factuur automatisch geaccordeerd. Lees het artikel 'Automatisch fiattering inkoopfacturen i.c.m. matching aan inkooporders' hoe je dit in Elvy kunt instellen. 

Door het automatisch meegeven van een notitie door Elvy in de audit trail is altijd te herleiden op basis van welke berekening en marges de inkoopfactuur automatisch is gefiatteerd.

Vooraf ingestelde registers

Mocht het matchen buiten de ingestelde marges plaatsvinden, dan wordt de factuur aan de hand van de vooraf ingestelde registers ter goedkeuring aan de juiste personen voorgelegd. Zie hiervoor het artikel: Hoe stel ik de registers (autorisatielijst) in Elvy in?.

Video

Matchen van een UBL factuur: