Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
SAP Business One
Exact Globe
KCS Wholesale
ECI Bemet
Visma.NET
Third Party Integratie
Inleiding
Het is mogelijk om goederenfacturen automatisch door te boeken als deze één-op-één overeenkomen met bestellingen of ontvangsten in het financiële pakket. Als deze functionaliteit gecombineerd wordt met het automatisch fiatteren van matchende inkoopfacturen met bestellingen of ontvangsten, maak je grote optimalisatieslagen. Er is namelijk veel minder handmatig werk nodig om de goederenfacturen te verwerken.
Instellingen
Het is mogelijk om onderscheid te maken tussen de type documenten die automatisch doorgezet mogen worden:
- Alles (Automatisch)
- Alleen UBL/XML documenten (UBL documenten)
- Alleen PDF (Bestelling template)
- Geen enkel type document (Uitgeschakeld)
Deze instellingen zijn aan te passen via Instellingen - Instellingen - Geavanceerd:
Je kunt ook instellen dat facturen automatisch worden doorgezet wanneer ze binnen een bepaalde marge vallen. Als de factuur niet 1:1 overeenkomt met de bestelling/ontvangst, maar bijvoorbeeld 4 cent verschilt, dan zullen ook deze verwerkt worden indien de marges zo zijn ingesteld. Het instellen van de marges is ook in te stellen onder Instellingen - Instellingen - Geavanceerd:
Automatisch verwerken goederenfacturen
Wanneer de inkoopfactuur op kopregelniveau één-op-één matcht met de bestelling of ontvangst in het financiële pakket, dan kun je de ingeladen facturen automatisch laten verwerken door Elvy. Dit doe je door allereerst met je rechtermuisknop te klikken op Automatische Herkenning. Er verschijnt dan een optie Automatisch doorboeken starten:
Wanneer je klikt op Automatisch doorboeken starten, dan wordt er gevraagd of je het automatisch doorboeken wilt starten. Hier kies je Ja.
Vervolgens zal Elvy alle ingeladen documenten langslopen om te controleren of deze automatisch verwerkt kunnen worden. Facturen die één-op-één overeenkomen op kopregelniveau, worden automatisch verwerkt. Facturen waar nog een verschil in zit met de bestelling of ontvangst - of facturen die niet gematcht moeten worden - blijven staan. Deze kunnen verwerkt worden zoals je gewend bent in Elvy.
Zorg ervoor dat de filtering op bestelnummer en andere instellingen in het bestellingenscherm correct staan ingevuld. Als dit niet goed staat, dan is onbekend hoe de factuur geboekt moet worden en kan de automatische verwerking niet plaatsvinden. Zie 'Hoe kan ik een factuur matchen met een bestelling of ontvangst?' voor de beste inrichting van het bestellingenscherm.