Hoe kan ik een factuur matchen met een bestelling of ontvangst?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

Met Elvy kun je facturen matchen met een bestelling of ontvangst die in je financieel systeem aanwezig is.

Voer zoals gebruikelijk de Automatische Herkenning uit. Zodra Elvy de crediteur en alle overige gegevens herkend heeft, wordt het boekingsregelscherm geopend.

Door op het instellingen icoon links bovenin het Boekingsregelscherm te klikken, kom je in het scherm waar je de invoervelden kunt selecteren.

Instellingen

Je kunt zelf bepalen welke velden je bij de boeking wilt tonen (Bestelling, aantal, etc.) door deze aan te vinken in het invoerveldenscherm.

Tevens kun je hier aangeven wanneer het Bestellingenscherm getoond moet worden.

• Altijd tonen: het bestellingenscherm komt altijd naar voren, ook als er geen bestelling gekoppeld is aan een crediteur.
• Automatisch tonen: het bestellingenscherm komt naar voren zodra er een bestelling gekoppeld is aan de crediteur.
• Nooit tonen: met deze instelling zal je altijd zelf de ‘Bestellingen’-knop in het boekingsregelscherm moeten selecteren.

Selecteer Bewaren om de instellingen op te slaan.

Werking

Zodra je dit hebt ingesteld kun je de knop ‘Bestellingen’ selecteren in het boekingsregelscherm.

Het bestellingenscherm wordt getoond. Je hebt hier de mogelijkheid om je factuur te matchen met één of meer verplichtingen/bestellingen.

Je kunt ervoor kiezen om bestelregels of ontvangstregels te tonen.

Om alle bestel- (of ontvangst)regels binnen een bestelling te selecteren, dubbelklik je op de betref­fen­de regel in de bovenste lijst. Wanneer je alle getoonde bestellingen wilt selecteren, druk je op Alles. Door opnieuw op deze knop te drukken, kun je de bestellingen deselecteren.

Om binnen een bestelling of ontvangst een aantal artikelen te selecteren, kruis je het selectievakje aan, door hierop te dubbelklikken. Daarnaast kun je ook het aantal artikelen specificeren wat je hebt ontvangen, door te dubbelklikken op de waarde in de kolom ‘Te boeken.’ Je kunt hier zelf het aantal invoeren.

Bestelnummerfiltering

Wanneer je voor het eerst binnen Elvy gebruikmaakt van ‘Bestellingen’, kun je een aantal opties instellen om het gebruik hiervan zo makkelijk mogelijk te maken. Je kunt handmatig het juiste bestelnummer invoeren óf je kunt deze door Elvy laten uitlezen van de factuur.

Deze opties worden bewaard. Je kunt ze achteraf altijd wijzigen.

Handmatige filtering

Kruis de optie, ‘Filter bst.nr’s’ aan voor de handmatige filtering. Vervolgens kun je in het tekstvlak eronder de betreffende bestelnummers invoeren. Druk vervolgens op de Ververs-knop.

Automatische filtering

Het automatisch herkennen van bestelnummers wordt op gebruikersniveau onthouden en wordt toegepast op alle crediteuren en administraties. Je kunt onder ‘Nummerformaat’ een indeling opgeven van het bestelnummer zoals dit op de factuur aanwezig is, zodat in het linkerdeel de bestelnummers die Elvy op de factuur vindt, getoond worden.

Zoals bij de handmatige invoer van bestelnummers, is het hier ook mogelijk om meerdere indelingen in te voeren; elk op een nieuwe regel.

Voorbeeld 
Op een factuur wordt het ordernummer vermeld; dit nummer heeft altijd een vaste indeling en komt overeen met de nummering van orders ingegeven in je financieel systeem. In dit voorbeeld wordt aangenomen dat het nummer van een order begint met ‘77’, gevolgd door 6 variabelen. Vul in dit geval '77??????' in.

Druk nu op de Ververs-knop en Elvy zal op zoek gaan naar tekstfragmenten die beginnen met 77, gevolgd door 6 tekens.

De gevonden bestelnummers worden ingevuld in het Filter bst. nr’s tekstvlak, waarna het bestellingenoverzicht automatisch ververst wordt.

Om de herkenning van bestelnummers verder te verfijnen, kun je hieraan nog een aantal schakelopties meegeven.

Deze opties geef je mee tussen accolades, gescheiden door komma's.

Wanneer je bijvoorbeeld bestelnummers wilt herkennen die met '18' beginnen, gevolgd door vier cijfers, waarbij je alleen zuiver numerieke resultaten wilt, dan gebruik je 18????{N}.

Wil je tekens die mogelijk als cijfer gezien kunnen worden omzetten naar het dichtstbijzijnde cijfer, dan voeg je de schakeloptie, 'F' toe: 18????{N,F}.

Wordt de tekst PO123456 herkend als P0123456, dan voeg je de schakeloptie 'T' toe: P???????{T[P0][PO]}

Wanneer je alle bestel- of ontvangstregels hebt gematcht, druk je rechts onderin het scherm op Selecteer.

Alle regels worden overgenomen naar het boekingsscherm. Wanneer Elvy een verschil ziet tussen het herkende totaalbedrag en de geselecteerde regels, dan wordt een boekingsvoorstel getoond voor het prijsverschil. Dit kun je boeken op dezelfde manier zoals je dit in je financieel systeem doet.

Video

Facturen matchen met een bestelling of ontvangst: