Automatisch fiattering inkoopfacturen i.c.m. matching aan inkooporders

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

Inleiding

Het is mogelijk om automatische fiattering in te stellen voor inkoopfacturen die worden afgestemd aan een inkooporder. Oftewel: een inkoopfactuur kunnen matchen met je bestelling. Met deze functionaliteit kun je inkoopfacturen, die voldoen aan de ingegeven marges in Elvy, automatisch laten fiatteren. Bijvoorbeeld als een inkoopfactuur één op één matcht met de inkooporder. 

Aan de hand van de opgegeven marges in Elvy worden er tijdens het verwerken van een inkoopfactuur diverse controles uitgevoerd om na te gaan of de boekingsregels afwijken van de inkooporderregels waaraan de inkoopfactuur is afgestemd. Wanneer verschillen binnen de opgegeven marges vallen wordt de inkoopfactuur automatisch gefiatteerd. Tevens wordt er een notitie aan de inkoopfactuur in het Inkomend Factuur Register toegevoegd, zodat altijd te herleiden is op basis van welke berekening en marges de inkoopfactuur automatisch is gefiatteerd.

Inrichting

Je dient zelf de marges in te stellen voor het automatisch fiatteren van inkoopfacturen. Deze marges kun je instellen onder de menu optie [IFR / Automatische fiattering]:

Om de marges in te stellen, kies je voor de knop 'Toevoegen'. Vervolgens opent zich een nieuw scherm waar je een nieuwe set aan marges in kunt geven:

Bij het instellen van de marges heb je de beschikking over de volgende velden:

• Volgnummer: Automatisch ingesteld volgnummer voor de ingestelde marge template.
• Omschrijving: Omschrijving die de marge template beschrijft.
• Administratie: De administratie(s) waar de marges voor van toepassing zijn.
• Crediteurcode: De crediteurcode(s) waar de marges voor van toepassing zijn
• Rek.nr's uitsluiten: Hier geef je grootboekrekeningen op die niet moeten worden meegenomen in de controles bij het bepalen of de inkoopfactuur automatisch gefiatteerd dient te worden.
• Rek.nr's verschillen: Hier geef je grootboekrekeningen op die gebruikt worden om verschillen op te boeken. De boekingsregels met deze grootboekrekeningen worden bij elkaar opgeteld en als één bedrag betrokken in de controle bij het bepalen of de inkoopfactuur automatisch gefiatteerd dient te worden.
• IFR Registers uitsluiten: Hier geef je aan op welke IFR registers deze regel niet van toepassing is. Dit is een komma-gescheiden lijst, waarin je de registercodes invult. Facturen die geboekt worden met deze registers worden daardoor altijd aangeboden bij de relevante fiatteurs.
• Artikelen uitsluiten: Hier geef je op welke artikelcodes deze regel niet van toepassing is. Dit is een komma-gescheiden lijst, waarin je de artikelcodes invult.
• Bedrag positief overschrijding bedrag: Het bedrag waarmee de inkooporderregel maximaal positief overschreden mag worden.
• Bedrag positief overschrijding percentage: Het percentage waarmee de inkooporderregel maximaal positief overschreden mag worden.
• Bedrag negatief overschrijding bedrag: Het bedrag waarmee de inkooporderregel maximaal negatief overschreden mag worden.
• Bedrag negatief overschrijding percentage: Het percentage waarmee de inkooporderregel maximaal negatief overschreden mag worden.
• Aantal positief overschrijding Aantal: Aantal waarmee de inkooporderregel maximaal positief overschreden mag worden.
• Aantal positief overschrijding percentage: Percentage waarmee de inkooporderregel maximaal positief overschreden mag worden.
• Bedrag maximaal: Hier geef je het maximum bedrag voor facturen waar de automatische fiattering op moet worden toegepast. Wanneer je een inkoopfactuur inboekt die boven het maximum bedrag uitkomt zal deze altijd aangeboden worden bij de relevante fiatteurs.
• Inclusief nog niet ontvangen: Bij het aanzetten van dit vinkje worden ook de facturen goedgekeurd waarvan nog niet alle goederen geleverd zijn. 

Bij het invullen van de velden kun je gebruikmaken van zogenaamde wildcards. Hiermee kun je meerdere waardes opgeven en/of reeksen van waardes:

• Door gebruik te maken van het * teken kun je aangeven dat je een bepaalde reeks wilt filteren. Bijvoorbeeld: Wanneer je 79* als grootboekrekening invult om uit te sluiten, worden alle grootboekrekeningen die beginnen met 79 uitgesloten.
• Door gebruik te maken van het , teken kun je meerdere waardes opgeven die je wilt filteren. Bijvoorbeeld: Wanneer je 3000,3010,3020 als crediteurcodes invult, zullen de marges alleen van toepassing zijn op crediteuren met de codes 3000, 3010 of 3020.
• Met het ? teken kun je ervoor zorgen dat bepaalde posities van een waarde uit een reeks mogen bestaan. Bijvoorbeeld: Wanneer je 79?0 als grootboekrekening invult om uit te sluiten, worden de grootboekrekeningen van vier posities lang die beginnen met 79 en eindigen op 0 uitgesloten. 

Voorbeeld

In het volgende voorbeeld zijn er marges ingesteld onder de menu optie [IFR / Automatische fiattering]:

• Volgnummer: Automatisch ingesteld volgnummer voor de ingestelde marge template.
• Omschrijving: Omschrijving die de marge template beschrijft.
• Administratie: Deze marges zijn alleen van toepassing voor administratie 100.
• Crediteurcode: Deze marges gelden voor alle crediteuren binnen de administratie.
• Rek.nr's uitsluiten: Rekening 7090 en alle grootboekrekeningen die beginnen met 71 worden uitgesloten bij de controles.
• Rek.nr's verschillen: In onze administratie is grootboekrekening 9430 de verschillen rekening. Alle kosten die hierop worden geboekt worden samengevoegd tot één bedrag en gecontroleerd.
• Bedrag positief overschrijding bedrag: Het bedrag van de boekingsregel mag maximaal 100 euro groter zijn dan het bedrag van de inkooporderregel.
• Bedrag positief overschrijding percentage: Het bedrag van de boekingsregel mag maximaal 2% hoger zijn dan het bedrag van de inkooporderregel.
• Bedrag negatief overschrijding bedrag: Het bedrag van de boekingsregel mag maximaal 90 euro lager zijn dan het bedrag van de inkooporderregel.
• Bedrag negatief overschrijding percentage:  Het bedrag van de boekingsregel mag maximaal 5% lager zijn dan het bedrag van de inkooporderregel.
• Aantal positief overschrijding Aantal: Het aantal van de boekingsregel mag maximaal 5 groter zijn dan het aantal van de inkooporderregel.
• Aantal positief overschrijding percentage: Het aantal van de boekingsregel mag maximaal 2% groter zijn dan het aantal van de inkooporderregel.

Wij gaan een inkoopfactuur inboeken die afgestemd moet worden aan een inkooporder. De nettoprijs die op de inkoopfactuur aanwezig is (€132,-), wijkt af van de oorspronkelijke prijs van de inkooporder (€135,-). Dit passen we aan:

Het restant van de inkoopfactuur wordt geboekt op de verschillen rekening:

Vervolgens gaan we de inkoopfacturen verwerken en gaat Elvy controleren of het verschil tussen de inkooporderregel en de geboekte regels binnen de marges valt:

Inkooporderregel artikel 'Reinigingspoeder':

Aantal

• Aantal in inkooporderregel: 5.
• Aantal in boekingsregel: 5.
• Verschil: 0 (percentage van 0%).
• Resultaat:
  • Verschil in aantal valt binnen marge van 5;
  • Verschil in aantal binnen marge van 2%.

Prijs

• Prijs in inkooporderregel: €135,-.
• Prijs in boekingsregel: €132,-.
• Verschil: €3,- (percentage van 2,22%).
• Resultaat:
  • Verschil in bedrag valt binnen marge van €90,-;
  • Verschil in percentage valt binnen marge van 5%.

Inkooporderregel artikel 'Bart kop espresso 12 st':

Aantal

• Aantal in inkooporderregel: 2.
• Aantal in boekingsregel: 2.
• Verschil: 0 (percentage van 0%).
• Resultaat:
  • Verschil in aantal valt binnen marge van 5;
  • Verschil in aantal binnen marge van 2%.

Prijs

• Prijs in inkooporderregel: €15,40.
• Prijs in boekingsregel: €15,40.
• Verschil: €0,- (percentage van 0%).
• Resultaat:
  • Verschil in bedrag valt binnen marge van €90,-;
  • Verschil in percentage valt binnen marge van 5%.

Verschillen regel:

Prijs

• Prijs van verschillenregel: €15,40.
• Verschil: €15,40.
• Resultaat:
  • Verschil in bedrag valt binnen marge van €100,-.

De inkoopfactuur voldoet aan alle marges en wordt in het Elvy Inkomend Factuur Register als volledig gefiatteerd aangemaakt. Er wordt een notitie toegevoegd dat de factuur automatisch is gefiatteerd en op basis van welke marges dit is besloten:

Medewerkers uitsluiten van automatische fiattering

Het is ook mogelijk om het automatisch fiatteren voor bepaalde medewerkers uit te schakelen. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer één van de fiatteurs altijd moet fiatteren, ongeacht of de factuur in aanmerking komt voor automatisch fiatteren.

Bij de medewerker die is vastgelegd in het register via de optie 'Automatisch fiattering niet toepassen op deze medewerker' kan aangegeven worden of de betreffende medewerker uitgesloten moet worden van het automatisch fiatteren.

Als deze optie is ingeschakeld, dient de betreffende medewerker altijd de inkoopfactuur te fiatteren.