Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
De Upload Portal is een onderdeel van Elvy Factuurverwerking en moet worden ingericht als je gebruik wilt maken van het uploaden van documenten via de browser of de Elvy App. Beide zijn alleen toegankelijk als je een ElvyWeb gebruiker bent. Voor meer informatie over de Elvy App verwijzen wij je graag naar de gebruikershandleiding.
Documenten uploaden
Voor het aanmaken en het koppelen van administraties aan een ElvyWeb gebruiker, ga je naar het artikel 'Hoe kan ik een ElvyWeb gebruiker toevoegen?'.
Nadat bij jou als 'ElvyWeb gebruiker' de toegestane administraties zijn ingevuld, ga je naar de Upload Portal. Dit kan bijvoorbeeld door het intypen van de door de netwerkbeheerder ingestelde URL.
Bijvoorbeeld: https://portaal.elvy.nl
Je komt dan uit op het inlogscherm van de Upload Portal.
Vul hier jouw gebruikersgegevens in zoals gebruikersnaam en wachtwoord. Het volgende scherm zal vervolgens getoond worden. Indien er meerdere administraties voor je ter beschikking staan, kies je welke administratie geopend moet worden.
Druk op de knop Selecteer documenten en maak een selectie van de documenten die moeten worden geüpload naar de server ter verwerking door Elvy.
Er verschijnt nu een scherm waarin je de bestanden die je wilt verwerken kunt selecteren.
Je kunt meerdere bestanden in 1 keer kiezen vanuit dezelfde directory.
Nadat de bestanden zijn geselecteerd en op de knop openen is geklikt, zullen alle documenten direct worden aangeboden via de Upload Portal. Door middel van een voortgang indicator is per bestand te zien hoe ver de upload is.
Nadat alle geselecteerde bestanden zijn geüpload, verschijnt er een overzicht van de 20 laatste uploads die door jou zijn uitgevoerd.
Je kunt zien of de bestanden door de Elvy Service al zijn voorbehandeld door middel van de status van het bestand. Er zijn 2 statussen:
- Verzonden
- Verwerkt
Bij de status verwerkt wordt in de kolom 'Aantal pagina’s', aangegeven hoeveel pagina’s zijn gevonden in het bestand.
Beschikbaarheid documenten na uploaden
Nadat de documenten zijn geüpload, zullen de bijbehorende afbeeldingen tot 6 maanden na uploaden terug te vinden zijn in de Upload Portal. 7 dagen na het uploaden van de documenten zullen deze gecomprimeerd worden. Beide processen zorgen ervoor dat de hoeveelheid data niet te snel oploopt. Dit kan namelijk gevolgen hebben voor de snelheid van de Upload Portal.
Documenten verwerken in Elvy
Vanaf het moment dat het bestand de status 'verwerkt' heeft, kan de administratiemedewerker in Elvy de map met documenten die zijn voorbehandeld gaan inlezen.
Ga in Elvy via het Digitaliseren-scherm, naar het tabblad Auto. Druk vervolgens met de rechtermuisknop op 'Documenten laden'. Je ziet welke documenten klaarstaan om ingelezen te worden en voor welke administratie. Maak vervolgens een keuze door er één te selecteren. De documenten worden geladen in Elvy.
Notificatie na uploaden van bestanden
Indien er behoefte is om te weten voor welke administraties er een document ter verwerking is aangeboden, kan er een notificatie e-mail worden verzonden nadat er door een gebruiker een document is klaargezet.
Ga hiervoor in ElvyWeb naar Gebruiker > Beheer en selecteer het tabblad Administratiefilters/Upload paden. Selecteer hier door het vakje aan te vinken de optie 'Zend e-mail na upload via Upload Portal' en geef vervolgens een e-mailadres op waar naartoe de notificatie moet worden verzonden.