Hoe laat ik Elvy een mailbox uitlezen?

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Inleiding

Via Elvy kunt u een of meer mailboxen koppelen, zodat de (factuur)bijlagen automatisch hieruit gedownload worden. Het is mogelijk om een mailbox te koppelen via EWS (Exchange) of IMAP. De instellingen voor Office 365 en Gmail zijn ook opgenomen in dit artikel.

Verwerking van e-mailberichten

Bij het uitlezen van een mailbox, kunt u in Elvy instellen vanuit welke map de e-mailberichten gelezen moeten worden, en waar de gelezen e-mails naartoe verplaatst moeten worden. Elvy maakt hierin onderscheid tussen ‘verwerkte’ en ‘onverwerkte’ e-mails, die naar afzonderlijke (door u zelf te kiezen) mappen verplaatst worden, binnen de mailbox.

Een e-mailbericht is ‘verwerkt’ wanneer deze een of meer bijlagen bevat, die door Elvy gelezen kunnen worden, zoals een PDF-bestand of een foto van een factuur. Wanneer de e-mail geen bijlagen bevat óf uitsluitend bijlagen die niet door Elvy gelezen kunnen worden, zoals Excelsheets of Word-documenten, dan wordt de e-mail als, ‘onverwerkt’ beschouwd en naar de hiervoor ingestelde map verplaatst.

Na de verwerking blijven alle e-mailberichten in de betreffende mappen staan. Het inlezen en boeken van de facturen via Elvy heeft geen verdere invloed op deze e-mails. Om te voorkomen dat de mailbox vol raakt, kunt u periodiek de mappen legen.

Koppelen van de mailbox

Een mailbox koppelt u aan een serviceregel in Elvy. Deze regels worden meestal per administratie aangemaakt. De serviceregels vindt u in Elvy DS, door via het menu naar Instellingen › Instellingen te gaan en vervolgens het tabblad Serviceregels (of, NT Service, voor sommige koppelingen) te openen.

U kunt aan bestaande serviceregels eenvoudig een mailbox koppelen. Wanneer u de mailbox koppelt, worden de bijlagen gedownload en eventuele andere bestanden die reeds in de ‘bronmap’ zijn opgeslagen (bijvoorbeeld vanuit een scanner), worden daarna door de tekstherkenning verwerkt. Lees verder bij, Instellen van de mailboxgegevens.

Aanmaken van serviceregels

Heeft u nog geen serviceregels ingesteld of wilt u een nieuwe aanmaken? Druk dan op Toevoegen. Kies een omschrijving die duidelijk maakt waar de serviceregel voor dient (Bijvoorbeeld, ‘E-mail’) en voor welke administratie deze bestemd is.

Kies bij ‘Bronmap’ een map op uw server (bij voorkeur een lokale map), waarnaar Elvy de e-mailbijlagen voor deze administratie zal downloaden. Open nu het tabblad Extra instellingen en kies bij ‘Doelmap’ de (lokale) map die gekoppeld is (of zal worden) bij de administratie in Elvy.

Selecteer bij ‘Bestandssortering’ de optie, ‘Datum/Tijd’.

Instellen van de mailboxgegevens

Op het tabblad Verwerkingsprofiel kiest u de optie, ‘OCR – Documenten via E-mail’. Open nu het tabblad E-Mail/FTP.

Selecteer bij, ‘Type’ het soort verbinding. Hierbij heeft u de keuze uit drie e-mailprotocollen:

• Exchange EWS: Wanneer u gebruikmaakt van Office 365 of een eigen Exchange-server (minimaal Exchange 2010 SP2), dan is dit de beste keuze.
• IMAP: Voor Gmail en niet-Exchange mailservers, kiest u IMAP. Wanneer u een eigen mailserver gebruikt, moet IMAP mogelijk nog (door uw systeembeheerder) ingeschakeld worden.
• POP3: Wanneer uw mailserver geen ondersteuning biedt voor EWS of IMAP, dan kunt u kiezen voor POP3. Hierbij is het niet mogelijk om de e-mailberichten te laten verplaatsen naar mappen in de mailbox. Zodra Elvy een e-mail heeft gedownload, wordt deze automatisch verwijderd uit de mailbox. Hierdoor heeft u geen zicht op ‘onverwerkte’ e-mailberichten.

Exchange EWS

De verbinding met EWS kunt u op twee manieren maken:

• Via een mailbox. U vult bij ‘Server’ het e-mailadres in en bij ‘Gebruikersnaam’ de bijbehorende Windows-domeingebruiker.
• Via de EWS-URL. Wanneer u gegevens voor webmail heeft, dan kunt u deze URL zelf achterhalen. Bijvoorbeeld: u gaat naar https://webmail.domein.nl/owa/ waar u een inlogscherm van Exchange/Outlook krijgt. In dit geval is de EWS-URL: https://webmail.domein.nl/EWS/Exchange.asmx. Deze vult u in bij, ‘Server’. Voer bij ‘Gebruikersnaam’ het e-mailadres in.

Office 365

Om verbinding te maken via Office 365, gebruikt u de volgende gegevens:

IMAP

Kies bij ‘Type’ voor IMAP. Afhankelijk van de instellingen van uw mailserver, kiest u hier ‘IMAP (TLS)’ of ‘IMAP (SSL)’. Voer bij ‘Server’ de naam of het IP-adres van uw mailserver in. Bij ‘Gebruikersnaam’ en ‘Wachtwoord’ vult u vervolgens de gegevens van uw e-mailaccount in.

Gmail

Om verbinding te maken via Gmail, gebruikt u de volgende gegevens:

Controleer of de mailbox ook is aangepast met de volgende instellingen:

• Toegang voor Minder goed beveiligde apps zie hiervoor het artikel van Google: https://support.google.com/accounts/answer/6010255?hl=nl
• Het inschakelen van IMAP voor de mailbox. Zie hier het artikel van Google: https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=nl

POP3

Wanneer u verbinding maakt via POP3, vult u bij ‘Server’ de servernaam (of het IP-adres) in en bij ‘Gebruikersnaam’ de gebruiker van de mailbox. Afhankelijk van de instellingen van uw mailserver, kiest u hier ‘POP3 (SSL)’ of ‘POP (TLS)’.

Instellingen voor een gedeelde mailbox

Voor de verbinding met een gedeelde mailbox, bieden wij twee manieren:

• Inloggen met een wachtwoord. In Exchange kunt u een wachtwoord instellen op een gedeelde mailbox. Dit is standaard uitgeschakeld. Mogelijk moet u hiervoor een e-maillicentie koppelen aan de mailbox. U kunt vervolgens de gegevens op dezelfde manier invoeren, zoals bij een reguliere (gebruikers)mailbox.
• Inloggen via een gebruikersmailbox. Wanneer u de gegevens heeft van een gebruikersmailbox die lid is van de gedeelde mailbox, dan kunt u hier eenvoudig mee inloggen. Als gebruikersnaam vult u de gebruiker van de gebruikersmailbox in, gevolgd door de unieke naam van de gedeelde mailbox, gescheiden door een backslash. Bijvoorbeeld: de gebruiker van uw mailbox is ‘domein.local\gebruiker’ en de naam van de gedeelde mailbox is, ‘facturen’, dan vult u bij ‘Gebruikersnaam’ het volgende in: local\gebruiker\facturen.

De unieke naam van een gedeelde mailbox kunt u opvragen via de beheerdersomgeving van Exchange. Dit is vaak het deel voor de ‘@’.

Office 365

Wanneer u verbinding maakt met een gedeelde mailbox, dan is de ‘Gebruikersnaam’ die u in Elvy invoert, opgebouwd uit uw e-mailadres en de naam van de gedeelde mailbox. Bijvoorbeeld: uw e-mailadres is ‘gebruiker@domein.nl’ en de naam van de gedeelde mailbox is ‘facturen’, dan vult u als ‘Gebruikersnaam’ het volgende in: gebruiker@domein.nl\facturen.

Afzenderfiltering

U kunt een mailbox meerdere keren koppelen, wanneer u bijvoorbeeld één mailbox gebruikt voor verschillende administraties. Op basis van de afzenderfiltering kunt u dan bepalen vanaf welke e-mailadressen en/of domeinen u inkomende mail accepteert.

Onder ‘Afzenderfiltering’ kunt u verschillende e-mailadressen of domeinen (bijvoorbeeld, ‘*@domein.nl’) invoeren, gescheiden door komma’s. Wanneer u geen afzenderfiltering gebruikt (en dus alle e-mailberichten wilt ophalen vanuit de mailbox), dan vult u hier een asterisk (*) in.

Verbinding testen en verwerking instellen

U kunt op twee manieren de verbinding testen.

1. Druk op Verbinding testen. Hiermee worden de afzender en het onderwerp van alle e-mails opgehaald die in ‘Postvak IN’ staan in uw mailbox. Controleer dus vooraf of hier niet teveel e-mailberichten staan, want in dat geval kan deze verbindingstest erg lang duren.
2. Druk op de ‘Mappenstructuur verversen’ knop. Deze staat achter de ‘Bronmap’ en werkt alleen wanneer u bij ‘Type’ hebt gekozen voor IMAP of EWS. Met deze optie worden alleen de mappen opgehaald, waardoor dit een snellere test is.

Indien u verbinding maakt via IMAP of EWS, kunt u instellen welke mappen gebruikt worden als ‘bronmap’, ‘verwerkt map’ en ‘onverwerkt map’.

U heeft ook de mogelijkheid om e-mails zonder bijlagen te laten verwerken, waarbij de gehele inhoud van de e-mail als document wordt behandeld; dit is handig bij bedrijven zoals PayPal, waarbij de factuur ‘de e-mail’ is. Hiervoor schakelt u de optie, ‘Verwerk e-mail zonder bijlage’ in.

Verwerkingsbevestiging instellen

Wanneer u (voor iedere serviceregel) een bevestiging per e-mail wilt ontvangen na de verwerking van documenten dan kunt u dit op twee plaatsen instellen:

1. Globaal, voor alle serviceregels, of;
2. Per serviceregel, eventueel in combinatie met een globaal ingesteld e-mailadres

Onderaan het tabblad Serviceregels, in het instellingenscherm, vindt u de optie om een verwerkingsbevestiging in te stellen.

Hier heeft u de volgende opties om te bepalen óf en naar wie de verwerkingsbevestiging verstuurd wordt.

Alle Serviceregels maken standaard gebruik van deze globale instelling. Indien u dit voor een of meer regels afwijkend wilt instellen dan kunt u de optie per serviceregel aanpassen onder het tabblad E-Mail/FTP.