Hoe laat ik Elvy een mailbox uitlezen?

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Inleiding

Via Elvy kun je één of meer mailboxen koppelen, zodat de (factuur)bijlagen automatisch hieruit gedownload worden. Het is mogelijk om een mailbox te koppelen via Microsoft Azure - eMail (Graph), EWS (Exchange) of IMAP. De instellingen voor Office 365 en Gmail zijn ook opgenomen in dit artikel.

Verwerking van e-mailberichten

Bij het uitlezen van een mailbox, kun je in Elvy instellen vanuit welke map de e-mailberichten gelezen moeten worden en waar de gelezen e-mails naartoe verplaatst moeten worden. Elvy maakt hierin onderscheid tussen ‘verwerkte’ en ‘onverwerkte’ e-mails, die naar afzonderlijke (door jou zelf te kiezen) mappen verplaatst worden, binnen de mailbox.

Een e-mailbericht is ‘verwerkt’ wanneer deze één of meer bijlagen bevat die door Elvy gelezen kunnen worden, zoals een PDF-bestand of een foto van een factuur. Eventueel kunnen er ook andere documente zoals Excelsheets of Word-documenten worden verwerkt. Als de e-mail geen bijlagen bevat óf uitsluitend bijlagen die niet door Elvy gelezen kunnen worden, dan wordt de e-mail als ‘onverwerkt’ beschouwd en naar de hiervoor ingestelde map verplaatst.

Na de verwerking blijven alle e-mailberichten in de betreffende mappen staan. Het inlezen en boeken van de facturen via Elvy heeft geen verdere invloed op deze e-mails. Om te voorkomen dat de mailbox vol raakt, kun je periodiek de mappen verwerkt en onverwerkt legen.

Aanmaken serviceregel

Een mailbox koppel je aan een serviceregel in Elvy. Deze regels worden meestal per administratie aangemaakt. De serviceregels vind je in Elvy DS, door via het menu naar Instellingen › Instellingen te gaan en vervolgens het tabblad Serviceregels (of, NT Service, voor sommige koppelingen) te openen.

Je kunt aan bestaande serviceregels eenvoudig een mailbox koppelen. Als je de mailbox koppelt, worden de bijlagen gedownload en eventuele andere bestanden die reeds in de ‘bronmap’ zijn opgeslagen (bijvoorbeeld vanuit een scanner) door de tekstherkenning verwerkt. Lees verder bij Instellen van de mailboxgegevens.

Heb je nog geen serviceregels ingesteld of wil je een nieuwe aanmaken? Druk dan op Toevoegen. Kies een omschrijving die duidelijk maakt waar de serviceregel voor dient (Bijvoorbeeld, ‘E-mail’) en voor welke administratie deze bestemd is.

Kies bij Bronmap een map op jouw server (bij voorkeur een lokale map), zodat Elvy de e-mailbijlagen voor deze administratie zal downloaden naar deze map.

Selecteer bij ‘Bestandssortering’ de optie, ‘Datum/Tijd’.

Open nu het tabblad Doelmappen:

Selecteer de regel en kies voor Wijzigen. Kies bij Doelmap een map op jouw server (bij voorkeur een lokale map) die gekoppeld is (of zal worden) bij de administratie in Elvy.

Eventueel kan hierin ook gebruikt gemaakt worden van filtering om de bestanden naar een specifieke submap te verwerken. Zie hiervoor de handleidingen: Inkoop- en verkoopfacturen scheiding vanuit serviceregel of Facturen verdelen over administraties vanuit serviceregel

Instellen van de mailboxgegevens

Zorg ervoor dat op het tabblad Verwerkingsprofiel de optie ‘OCR – Documenten via E-mail’ is geselecteerd.

Open nu het tabblad E-Mail/FTP.

Selecteer bij, ‘Type’ het soort verbinding. Hierbij is keuze uit vier e-mailprotocollen:

• Microsoft Azure - eMail (Graph): De manier om te koppelen wanneer je mailbox in een Microsoft Azure omgeving bevindt zoals Office365, Exchange, hotmail, etc.
• Exchange EWS: Als je gebruikmaakt van Office 365 of een eigen Exchange-server (minimaal Exchange 2010 SP2), dan is dit de beste keuze.
• Google Mail (Gmail): Als je gebruik maakt van Gmail, kan je ook via de Google Mail verbinden.
• IMAP: Voor Gmail en niet-Exchange mailservers, kies je IMAP. Als je een eigen mailserver gebruikt, moet IMAP mogelijk nog (door jouw systeembeheerder) ingeschakeld worden.
• POP3: Als jouw mailserver geen ondersteuning biedt voor EWS of IMAP, dan kun je kiezen voor POP3. Hierbij is het niet mogelijk om de e-mailberichten te laten verplaatsen naar mappen in de mailbox. Zodra Elvy een e-mail heeft gedownload, wordt deze automatisch verwijderd uit de mailbox. Hierdoor heb je geen zicht op ‘onverwerkte’ e-mailberichten.

Microsoft Azure - eMail (Graph)

Om verbinding te maken met Microsoft Azure - eMail d.m.v. de Graph API van Microsoft, moet servernaam gevuld zijn met een tekst. In onderstaand voorbeeld is gekozen voor GraphAPI, deze is gevuld omdat het veld niet leeg mag zijn.

Zorg ervoor dat er reeds een authenticatie is gemaakt met Microsoft Azure - eMail (Graph). Indien dit nog niet is gedaan, ga dan eerst naar: Authenticatie instellen voor een Microsoft Azure mailbox d.m.v. Graph API

Selecteer vervolgens bij Authenticatie, de aangemaakte authenticatieregel:

Office365 via Exchange EWS

Om verbinding te maken via Office 365, gebruik je als server: https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx

Zorg ervoor dat er reeds een authenticatie is gemaakt met Office365. Indien dit nog niet is gedaan, ga dan eerst naar: Multifactor authenticatie instellen voor een Office365 mailbox.

Selecteer vervolgens bij Authenticatie de aangemaakte authenticatieregel:

Gedeelde mailbox (Office365)

Indien een gedeelde mailbox uitgelezen moet worden met de aangemaakte authenticatie, vul dan het e-mailadres hiervan in bij Sharedfolder. Indien dit niet van toepassing is, laat Sharedfolder dan leeg

Voorbeeld:

In dit voorbeeld wordt de gedeelde mailbox facturen@elvy.nl uitgelezen door de authenticatie van invoice@elvy.nl.

Voor het testen van de ingestelde gegevens, ga naar: Verbinding controleren en verwerking instellen.

Eigen server via Exchange EWS

De verbinding met EWS kun je op twee manieren maken:

• Via een mailbox. Je vult bij ‘Server’ het e-mailadres in en bij ‘Gebruikersnaam’ de bijbehorende Windows-domeingebruiker.
• Via de EWS-URL. Als je gegevens voor webmail hebt, dan kun je deze URL zelf achterhalen. Bijvoorbeeld: je gaat naar https://webmail.domein.nl/owa/ waar je een inlogscherm van Exchange/Outlook krijgt. In dit geval is de EWS-URL: https://webmail.domein.nl/EWS/Exchange.asmx. Deze vul je in bij ‘Server’. Voer bij ‘Gebruikersnaam’ het e-mailadres in.

Gedeelde mailbox (Eigen server)

Voor de verbinding met een gedeelde mailbox, bieden wij twee manieren:

• Inloggen met een wachtwoord. In Exchange kun je een wachtwoord instellen op een gedeelde mailbox. Dit is standaard uitgeschakeld. Mogelijk moet  je hiervoor een e-maillicentie koppelen aan de mailbox. Je kunt vervolgens de gegevens op dezelfde manier invoeren, zoals bij een reguliere (gebruikers)mailbox.
• Inloggen via een gebruikersmailbox. Wanneer je de gegevens hebt van een gebruikersmailbox die lid is van de gedeelde mailbox, dan kun je hier eenvoudig mee inloggen. Als gebruikersnaam vul je de gebruiker van de gebruikersmailbox in, gevolgd door de unieke naam van de gedeelde mailbox, gescheiden door een backslash. Bijvoorbeeld: de gebruiker van jouw mailbox is ‘domein.local\gebruiker’ en de naam van de gedeelde mailbox is ‘facturen’, dan vul je bij ‘Gebruikersnaam’ het volgende in: local\gebruiker\facturen.

De unieke naam van een gedeelde mailbox kun je opvragen via de beheerdersomgeving van Exchange. Dit is vaak het deel voor de ‘@’.

Voor het koppelen van meerdere administraties en bijbehorende e-mailadressen (aliassen) aan één mailbox kun je het artikel 'Hoe kan ik berichtregels voor Exchange inrichten via Microsoft Powershell?' raadplegen.

Google Mail (Gmail)

Om verbinding te maken Google moet alleen voor het Type Google Mail (Gmail) gekozen worden.

Zorg ervoor dat er reeds een authenticatie is gemaakt met Google Mail. Indien dit nog niet is gedaan, ga dan eerst naar: Authenticatie aan de Gmail API

Selecteer vervolgens bij Authenticatie, de aangemaakte authenticatieregel:

IMAP

Kies bij ‘Type’ voor IMAP. Afhankelijk van de instellingen van jouw mailserver, kies je hier ‘IMAP (TLS)’ of ‘IMAP (SSL)’. Voer bij ‘Server’ de naam of het IP-adres van jouw mailserver in. Bij ‘Gebruikersnaam’ en ‘Wachtwoord’ vul je vervolgens de gegevens van jouw e-mailaccount in.

Gmail via IMAP

Om verbinding te maken via Gmail, gebruik je de volgende gegevens:

Zie ook het volgende artikel om het mogelijk te maken, te verbinden met Gmail via IMAP:
Authenticatie aan de Gmail IMAP of SMTP

Controleer of de mailbox ook is aangepast met de volgende instellingen:

• Toegang voor minder goed beveiligde apps: zie hiervoor het artikel van Google: https://support.google.com/accounts/answer/6010255?hl=nl
• Het inschakelen van IMAP voor de mailbox: zie hier het artikel van Google: https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=nl

POP3

Als je verbinding maakt via POP3, vul je bij ‘Server’ de servernaam (of het IP-adres) in en bij ‘Gebruikersnaam’ de gebruiker van de mailbox. Afhankelijk van de instellingen van jouw mailserver, kies je hier ‘POP3 (SSL)’ of ‘POP (TLS)’.

Afzenderfiltering

Je kunt een mailbox meerdere keren koppelen, bijvoorbeeld als je één mailbox gebruikt voor verschillende administraties. Op basis van de afzenderfiltering kun je bepalen vanaf welke e-mailadressen en/of domeinen jouw inkomende mail geaccepteerd wordt.

Onder ‘Afzenderfiltering’ kun je verschillende e-mailadressen of domeinen (bijvoorbeeld, ‘*@domein.nl’) invoeren, gescheiden door komma’s. Als je geen afzenderfiltering gebruikt (en dus alle e-mailberichten wilt ophalen vanuit de mailbox), dan vul je hier een asterisk (*) in.

Verbinding testen en verwerking instellen

Om de mappen te verversen en ingestelde verbinding met de gekozen mailserver te testen, moet er op de knop naast Bronmap geklikt worden:

Indien er geen foutmelding optreed, dan kun je instellen welke mappen gebruikt moeten worden als bronmap, verwerkt en onverwerkt.

Verwerk e-mail zonder bijlage

Je hebt ook de mogelijkheid om e-mails zonder bijlagen te laten verwerken, waarbij de gehele inhoud van de e-mail als document wordt behandeld; dit is handig bij bedrijven zoals PayPal, waarbij de factuur ‘de e-mail’ is. Hiervoor schakel je de optie, ‘Verwerk e-mail zonder bijlage’ in.

Verwerkingsbevestiging instellen

Als je (voor iedere serviceregel) een bevestiging per e-mail wilt ontvangen na de verwerking van documenten, dan kun je dit op twee plaatsen instellen.

Zie hiervoor het volgende artikel: Hoe stel ik een verwerkingsbevestiging in?