Hoe laat ik Elvy een mailbox uitlezen?

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Inleiding

Via Elvy kun je één of meer mailboxen koppelen, zodat de (factuur)bijlagen automatisch hieruit gedownload worden. Het is mogelijk om een mailbox te koppelen via EWS (Exchange) of IMAP. De instellingen voor Office 365 en Gmail zijn ook opgenomen in dit artikel.

Verwerking van e-mailberichten

Bij het uitlezen van een mailbox, kun je in Elvy instellen vanuit welke map de e-mailberichten gelezen moeten worden en waar de gelezen e-mails naartoe verplaatst moeten worden. Elvy maakt hierin onderscheid tussen ‘verwerkte’ en ‘onverwerkte’ e-mails, die naar afzonderlijke (door jou zelf te kiezen) mappen verplaatst worden, binnen de mailbox.

Een e-mailbericht is ‘verwerkt’ wanneer deze één of meer bijlagen bevat die door Elvy gelezen kunnen worden, zoals een PDF-bestand of een foto van een factuur. Als de e-mail geen bijlagen bevat óf uitsluitend bijlagen die niet door Elvy gelezen kunnen worden, zoals Excelsheets of Word-documenten, dan wordt de e-mail als ‘onverwerkt’ beschouwd en naar de hiervoor ingestelde map verplaatst.

Na de verwerking blijven alle e-mailberichten in de betreffende mappen staan. Het inlezen en boeken van de facturen via Elvy heeft geen verdere invloed op deze e-mails. Om te voorkomen dat de mailbox vol raakt, kun je periodiek de mappen legen.

Koppelen van de mailbox

Een mailbox koppel je aan een serviceregel in Elvy. Deze regels worden meestal per administratie aangemaakt. De serviceregels vind je in Elvy DS, door via het menu naar Instellingen › Instellingen te gaan en vervolgens het tabblad Serviceregels (of, NT Service, voor sommige koppelingen) te openen.

Je kunt aan bestaande serviceregels eenvoudig een mailbox koppelen. Als je de mailbox koppelt, worden de bijlagen gedownload en eventuele andere bestanden die reeds in de ‘bronmap’ zijn opgeslagen (bijvoorbeeld vanuit een scanner) door de tekstherkenning verwerkt. Lees verder bij Instellen van de mailboxgegevens.

Aanmaken van serviceregels

Heb je nog geen serviceregels ingesteld of wil je een nieuwe aanmaken? Druk dan op Toevoegen. Kies een omschrijving die duidelijk maakt waar de serviceregel voor dient (Bijvoorbeeld, ‘E-mail’) en voor welke administratie deze bestemd is.

Kies bij ‘Bronmap’ een map op jouw server (bij voorkeur een lokale map), zodat Elvy de e-mailbijlagen voor deze administratie zal downloaden. Open nu het tabblad Extra instellingen en kies bij ‘Doelmap’ de (lokale) map die gekoppeld is (of zal worden) bij de administratie in Elvy.

Selecteer bij ‘Bestandssortering’ de optie, ‘Datum/Tijd’.

Instellen van de mailboxgegevens

Op het tabblad Verwerkingsprofiel kies je de optie, ‘OCR – Documenten via E-mail’. Open nu het tabblad E-Mail/FTP.

Selecteer bij, ‘Type’ het soort verbinding. Hierbij is keuze uit drie e-mailprotocollen:

• Exchange EWS: Als je gebruikmaakt van Office 365 of een eigen Exchange-server (minimaal Exchange 2010 SP2), dan is dit de beste keuze.
• IMAP: Voor Gmail en niet-Exchange mailservers, kies je IMAP. Als je een eigen mailserver gebruikt, moet IMAP mogelijk nog (door jouw systeembeheerder) ingeschakeld worden.
• POP3: Als jouw mailserver geen ondersteuning biedt voor EWS of IMAP, dan kun je kiezen voor POP3. Hierbij is het niet mogelijk om de e-mailberichten te laten verplaatsen naar mappen in de mailbox. Zodra Elvy een e-mail heeft gedownload, wordt deze automatisch verwijderd uit de mailbox. Hierdoor heb je geen zicht op ‘onverwerkte’ e-mailberichten.

Exchange EWS

De verbinding met EWS kun je op twee manieren maken:

• Via een mailbox. Je vult bij ‘Server’ het e-mailadres in en bij ‘Gebruikersnaam’ de bijbehorende Windows-domeingebruiker.
• Via de EWS-URL. Als je gegevens voor webmail hebt, dan kun je deze URL zelf achterhalen. Bijvoorbeeld: je gaat naar https://webmail.domein.nl/owa/ waar je een inlogscherm van Exchange/Outlook krijgt. In dit geval is de EWS-URL: https://webmail.domein.nl/EWS/Exchange.asmx. Deze vul je in bij ‘Server’. Voer bij ‘Gebruikersnaam’ het e-mailadres in.

Office 365

Om verbinding te maken via Office 365, gebruikt je als server: https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx

Als authenticatie is er de keuze tussen Gebruikersnaam/Wachtwoord en een Multifactor authenticatie.

Als de te koppelen mailbox multifactor authenticatie ingeschakeld heeft, zorg er dan voor dat deze wordt aangemaakt binnen Elvy.
Ga hiervoor naar: Multifactor authenticatie instellen voor een Office365 mailbox

IMAP

Kies bij ‘Type’ voor IMAP. Afhankelijk van de instellingen van jouw mailserver, kies je hier ‘IMAP (TLS)’ of ‘IMAP (SSL)’. Voer bij ‘Server’ de naam of het IP-adres van jouw mailserver in. Bij ‘Gebruikersnaam’ en ‘Wachtwoord’ vul je vervolgens de gegevens van jouw e-mailaccount in.

Gmail

Om verbinding te maken via Gmail, gebruik je de volgende gegevens:

Controleer of de mailbox ook is aangepast met de volgende instellingen:

• Toegang voor Minder goed beveiligde apps zie hiervoor het artikel van Google: https://support.google.com/accounts/answer/6010255?hl=nl
• Het inschakelen van IMAP voor de mailbox. Zie hier het artikel van Google: https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=nl

POP3

Als je verbinding maakt via POP3, vul je bij ‘Server’ de servernaam (of het IP-adres) in en bij ‘Gebruikersnaam’ de gebruiker van de mailbox. Afhankelijk van de instellingen van jouw mailserver, kies je hier ‘POP3 (SSL)’ of ‘POP (TLS)’.

Instellingen voor een gedeelde mailbox

Voor de verbinding met een gedeelde mailbox, bieden wij twee manieren:

• Inloggen met een wachtwoord. In Exchange kun je een wachtwoord instellen op een gedeelde mailbox. Dit is standaard uitgeschakeld. Mogelijk moet  je hiervoor een e-maillicentie koppelen aan de mailbox. Je kunt vervolgens de gegevens op dezelfde manier invoeren, zoals bij een reguliere (gebruikers)mailbox.
• Inloggen via een gebruikersmailbox. Wanneer je de gegevens hebt van een gebruikersmailbox die lid is van de gedeelde mailbox, dan kun je hier eenvoudig mee inloggen. Als gebruikersnaam vul je de gebruiker van de gebruikersmailbox in, gevolgd door de unieke naam van de gedeelde mailbox, gescheiden door een backslash. Bijvoorbeeld: de gebruiker van jouw mailbox is ‘domein.local\gebruiker’ en de naam van de gedeelde mailbox is ‘facturen’, dan vul je bij ‘Gebruikersnaam’ het volgende in: local\gebruiker\facturen.

De unieke naam van een gedeelde mailbox kun je opvragen via de beheerdersomgeving van Exchange. Dit is vaak het deel voor de ‘@’.

Office 365

Wanneer je verbinding maakt met een gedeelde mailbox dan is de ‘Gebruikersnaam’ die je in Elvy invoert, opgebouwd uit jouw e-mailadres en de naam van de gedeelde mailbox. Bijvoorbeeld: jouw e-mailadres is ‘gebruiker@domein.nl’ en de naam van de gedeelde mailbox is ‘facturen’, dan vul je als ‘Gebruikersnaam’ het volgende in: gebruiker@domein.nl\facturen.

Afzenderfiltering

Je kunt een mailbox meerdere keren koppelen, als je bijvoorbeeld één mailbox gebruikt voor verschillende administraties. Op basis van de afzenderfiltering kun je dan bepalen vanaf welke e-mailadressen en/of domeinen jouw inkomende mail accepteert.

Onder ‘Afzenderfiltering’ kun je verschillende e-mailadressen of domeinen (bijvoorbeeld, ‘*@domein.nl’) invoeren, gescheiden door komma’s. Als je geen afzenderfiltering gebruikt (en dus alle e-mailberichten wilt ophalen vanuit de mailbox), dan vul je hier een asterisk (*) in.

Verbinding testen en verwerking instellen

Je kunt op twee manieren de verbinding testen.

1. Druk op Verbinding testen. Hiermee worden de afzender en het onderwerp van alle e-mails opgehaald die in ‘Postvak IN’ staan in jouw mailbox. Controleer dus vooraf of hier niet teveel e-mailberichten staan, want in dat geval kan deze verbindingstest erg lang duren.
2. Druk op de ‘Mappenstructuur verversen’ knop. Deze staat achter de ‘Bronmap’ en werkt alleen wanneer je bij ‘Type’ hebt gekozen voor IMAP of EWS. Met deze optie worden alleen de mappen opgehaald, waardoor dit een snellere test is.

Indien je verbinding maakt via IMAP of EWS, kun je instellen welke mappen gebruikt worden als ‘bronmap’, ‘verwerkt map’ en ‘onverwerkt map’.

Je hebt ook de mogelijkheid om e-mails zonder bijlagen te laten verwerken, waarbij de gehele inhoud van de e-mail als document wordt behandeld; dit is handig bij bedrijven zoals PayPal, waarbij de factuur ‘de e-mail’ is. Hiervoor schakel je de optie, ‘Verwerk e-mail zonder bijlage’ in.

Verwerkingsbevestiging instellen

Als je (voor iedere serviceregel) een bevestiging per e-mail wilt ontvangen na de verwerking van documenten, dan kun je dit op twee plaatsen instellen:

1. Globaal, voor alle serviceregels, of;
2. Per serviceregel, eventueel in combinatie met een globaal ingesteld e-mailadres

Onderaan het tabblad Serviceregels, in het instellingenscherm, vind je de optie om een verwerkingsbevestiging in te stellen.

Hier heb je de volgende opties om te bepalen óf en naar wie de verwerkingsbevestiging verstuurd wordt.

Alle Serviceregels maken standaard gebruik van deze globale instelling. Indien je dit voor één of meer regels afwijkend wilt instellen, dan kun je de optie per serviceregel aanpassen onder het tabblad E-Mail/FTP.