Beschikbaarheid
Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:
Elvy leest alle documenten als een apart document in. Zo kan het voorkomen dat je pagina’s moet bundelen, omdat de factuur uit meerdere pagina’s bestaat of je de bijlage ook bij de boeking wilt hebben. In Elvy kun je heel eenvoudig documenten bundelen. Dit kun je op meerdere manieren doen.
In dit artikel worden de volgende mogelijkheden doorgenomen:
- Via het losse voorbeeldscherm
- Door op het laatste document van de factuur te staan
- Via het tabblad Digitaliseren
- Via de functionaliteit Automatisch bundelen
Je kunt het bundelen van documenten verplicht stellen aan de gebruiker. De boeker moet dan een selectie maken van documenten voordat er doorgeboekt kan worden. Deze instelling kun je activeren onder Instellingen > Instellingen en het tabblad Algemeen. Selecteer hier de optie 'Verplicht documenten bundelen'.
Via het losse voorbeeldscherm
Je kunt via het losse voorbeeldscherm handmatig de vinkjes links onderaan voor de optie ‘Geselecteerd’ selecteren om aan te geven dat deze documenten bij elkaar horen. Automatisch komt er ook een vinkje bovenin het document te staan naast het tabblad digitaliseren.
Door nogmaals op de optie Geselecteerd te klikken worden de vinkjes automatisch weer verwijderd en staan de documenten weer los van elkaar.
Door op het laatste document van de factuur te staan
Als je weet uit hoeveel pagina’s de factuur bestaat, kun je naar het laatste document gaan en de optie Alles bundelen selecteren. Alles wat voor dit document staat wordt dan gebundeld. Ook hier komt er automatisch een vinkje bovenin het document te staan naast het tabblad digitaliseren van de gebundelde documenten.
Via het tabblad Digitaliseren
Je kunt ook via het tabblad Digitaliseren de optie Selecteer pagina’s gebruiken. Belangrijk is dan wel dat je van tevoren weet welke documenten je moet selecteren, omdat je de documenten zelf dan niet inzichtelijk hebt.
Vervolgens kun je alle pagina’s ‘bundelen’ door het vakje voor het document te selecteren:
Voor het ontbundelen kun je vanzelfsprekend de vinkjes weer op dezelfde manier uitzetten. Druk nu op Selecteer om de wijzigingen te bewaren.
Via de functionaliteit Automatisch bundelen
Ga via het menu van Elvy DS naar Instellingen, selecteer Instellingen en ga naar het tabblad Geavanceerd. Je kunt hier de functie ‘Automatisch bundelen’ inschakelen.
Bundelen o.b.v. bronbestanden: hier wordt gekeken naar de PDF-bijlage uit de e-mail of de scanner.
Bundelen o.b.v. barcodes: hier wordt gekeken naar de barcode welke op de factuur herkent wordt. Relevant als men veel met barcodes werkt.
Bundelen o.b.v. factuurnummers: hier wordt gekeken naar de factuurnummer welke op de bestanden herkent wordt, echter moet op elke pagina van de bundel het factuurnummer staan.
Wij adviseren de keuze ‘Bundelden o.b.v. bronbestanden’ te gebruiken. Deze optie is het meest efficiënt als je het merendeel van jouw facturen via de e-mail ontvangt. Lees het artikel Hoe laat ik Elvy een mailbox uitlezen? hoe je de mailbox functionaliteit kunt inschakelen.
Indien er gebruik wordt gemaakt van bundelen o.b.v. bronbestanden zal elke gescande factuur als los PDF-bestand moeten worden aangeleverd. Houd er dus rekening mee dat je geen facturen van meerdere crediteuren in een PDF-bestand aanlevert, omdat Elvy dit als een bronbestand ziet en dus aan elkaar wordt gebundeld.
Video
Bundelen van facturen: