Beschikbaarheid
Deze functionaliteit is in de volgende koppelingen beschikbaar:
Elvy DS ondersteunt UBL versie 2.1.
Wanneer je een UBL e-factuur inleest zonder bijbehorende PDF-factuur, genereert Elvy de PDF-factuur in een vooraf bepaalde lay-out. Je kunt deze naderhand niet wijzigen.
Zodra de factuur is ingelezen (of gegenereerd, op basis van de UBL e-factuur) voer je de Automatische Herkenning uit. Als hierna het Boekingsregel-scherm getoond of geopend wordt, zie je bovenin ‘UBL regel 1 van 1’. Het bedrag, de btw en de regelomschrijving worden overgenomen uit de UBL e-factuur.
Wanneer je een UBL e-factuur wilt boeken via Elvy, kun je deze op dezelfde manier inlezen als een reguliere factuur: plaats het UBL-bestand in de map waarin jouw gescande (of via e-mail uitgelezen) documenten staan.
Verwerken van de factuur
De verdere verwerking gaat op dezelfde manier als een reguliere factuur. Het grote voordeel van UBL is dat je hiermee alle afzonderlijke bedragen eenvoudiger kunt boeken, op basis van de groeperingsinstellingen die hierna besproken worden. Ook kun je middels de stappen uit dit artikel ervoor zorgen dat de regels direct in de Snel invoer geopend worden.
Instellingen voor de verwerking
Volgens de standaardinstellingen voor UBL in Elvy worden alle regels in de UBL e-factuur samengevoegd tot een enkele boekingsregel. Je kunt via de kolomweergave van boekingsregels instellen hoe deze facturen behandeld moeten worden.
Hiervoor kun je uit de volgende opties kiezen.
- Automatisch. Voor administraties en crediteuren neemt deze optie de instelling van ‘Algemeen’ over. Indien je daar ook ‘Automatisch’ hebt gekozen, werkt dit hetzelfde als ‘Per regel’.
- Geen invoer. De gegevens uit het UBL-bestand worden niet gebruikt door Elvy; het bedrag wordt wel herkend.
- Per BTW-code. De regels worden gegroepeerd op btw-code, met een boekingsregel per code.
- Per regel. Alle regels worden afzonderlijk geboekt.
Deze instellingen kun je vervolgens op drie niveaus instellen:
- globaal;
- per administratie en;
- per crediteur
Iedere opvolgende instelling vervangt de voorgaande. Ofwel: wanneer je op globaal niveau instelt dat UBL-regels per regel verwerkt moeten worden, maar vervolgens voor de administratie instelt dat deze per btw-code gegroepeerd moeten worden, dan zal deze laatste instelling (groeperen per btw-code) voorrang krijgen. Stel je voor de gekozen crediteur de optie, ‘Geen invoer’ in, dan vervangt deze de instelling voor de administratie.
Opmerkingen (0 opmerkingen)