Het fiatteringsproces binnen Elvy

Introductie

In dit artikel nemen we het fiatteringsproces onder de loep. Waar begint het proces, wat wordt van fiatteurs verwacht, wat zijn de mogelijkheden en hoe kan er zo efficiënt mogelijk gewerkt worden? Stap voor stap nemen we dit proces door. De stappen zijn:

• Inrichten registers
• Register keuze door boeker
• Takenmail
• Takenlijst fiatteur
• Fiatteringstaak
• Afgekeurde taak

Inrichten registers

Het fiatteringsproces begint bij het inrichten van de fiatteringsregisters, ook wel bekend als IFR registers. In de registers staan de personen die de factuur ter beoordeling binnenkrijgen. Uitleg over de verschillende inrichtingsmogelijkheden vind je in het artikel 'Fiatteringsmogelijkheden in Elvy'. Mocht je meer inhoudelijk op de mogelijkheden in willen gaan en wat er aan inrichting mogelijk is, kun je kijken in het artikel 'Hoe stel ik de registers (autorisatielijst) in Elvy in?'.

Register keuze door boeker

Wanneer de registers zijn ingericht, kunnen deze bij het boeken van de factuur in de kopregel gekoppeld worden aan de factuur. Zo zorg je ervoor dat de factuur door de juiste mensen wordt beoordeeld. Indien gebruik wordt gemaakt van personen registers, dan kan dit nog een handmatige actie zijn. Indien mogelijk kunnen registers gekoppeld worden aan een crediteur, wat eenmalig in te stellen is en daarna veel tijd oplevert. In het artikel 'Hoe koppel ik een register aan een crediteur op kopregelniveau' staat dit uitgelegd. Als eenmaal is ingesteld dat het fiatteringsregister bepaald wordt a.d.h.v. de boekingsgegevens, dan zal de boeker bijna geen handelingen meer uitvoeren wat betreft het kiezen van een register. Is het onduidelijk welk register gekozen moet worden, dan kan er gebruik worden gemaakt van de Adviesroute. Hiermee kun je een factuur naar fiatteurs sturen om advies te vragen over hoe de factuur geboekt moet worden. Meer hierover kun je vinden in het artikel 'Hoe werkt de Adviesroute?'.

Takenmail

Als de factuur geboekt is en een register is meegegeven met de boeking, dan wordt er een taak aangemaakt in ElvyWeb. Dit is het portaal van waaruit onder andere de fiattering plaatsvindt. Om fiatteurs op de hoogte te houden van taken die klaarstaan, om te beoordelen, kun je een takenmail instellen. Dit is een e-mail die vanuit Elvy verstuurd wordt naar fiatteurs met daarin de taken die open staan ter beoordeling. Hoe je deze takenmail instelt, staat uitgelegd in het artikel 'Hoe stel ik de takenmail in?'.

Takenlijst fiatteur

Als de fiatteur inlogt in ElvyWeb, of vanuit de takenmail doorklikt op de taak, dan vindt de fiatteur in ElvyWeb de takenlijst met taken die beoordeeld moeten worden. Er zijn verschillende tabbladen waar de taken in ondergebracht zijn. Afhankelijk van de rol binnen de organisatie en de status van de taken, zijn de volgende tabbladen mogelijk zichtbaar:

• Te behandelen: deze taken staan klaar voor de fiatteur om te beoordelen.
• In behandeling: deze taken zijn door de fiatteur in behandeling genomen. Dit kan een fiatteur doen wanneer hij/zij bijvoorbeeld wacht op een creditfactuur van de leverancier.
• Doorgestuurd: deze taken zijn doorgestuurd naar collega fiatteurs met een vraag of opmerking. Let er hierbij op dat de verantwoordelijkheid voor het beoordelen van de factuur niet bij die collega komt te liggen. Het is puur ter informatie te gebruiken.
• Afgekeurd: dit zijn afgekeurde taken in het fiatteringsproces. Dit tabblad is alleen zichtbaar voor de Afkeurmanager en managers van de Afkeurmanager.
• Door anderen te behandelen: deze taken staan bij collega fiatteurs ter beoordeling. Dit tabblad is alleen zichtbaar voor modulebeheerder(s) en managers van fiatteurs.

De takenlijst is naar wens vorm te geven, zodat je in één oogopslag de juiste gegevens ziet. De takenlijst is in te stellen door binnen ElvyWeb rechts bovenin op de naam te klikken waarmee je bent ingelogd. Vervolgens kies je de optie 'Instellingen' en ga je naar het tabblad 'Takenlijst IFR'. Hier krijg je een uitgebreide lijst te zien met kolommen die je kunt selecteren voor je takenlijst. Door het geven van cijfers bepaal je waar de kolom getoond wordt. Een laag cijfer is meer naar links, hogere cijfers komen meer rechts te staan.

Fiatteringstaak

Als de takenlijst naar wens is ingesteld, kunnen de taken worden beoordeeld. Wanneer je een taak geopend hebt, zijn er verschillende acties die je uit kunt voeren:

• Vorige/Volgende: met deze knoppen haal je de vorige of volgende taak naar voren.
• Goedkeuren: de fiatteur gaat door naar de volgende fiatteur ter beoordeling. Als je de laatste fiatteur bent, zal na de goedkeuring de betaalblokkade van de factuur worden verwijderd en kan de factuur vanuit het financieel pakket betaald worden.
• Afkeuren: de taak wordt afgekeurd en zal niet doorgaan in het register. De taak komt bij de Afkeurmanager terecht. Verderop wordt uitgelegd wat de mogelijkheden daarna zijn.
• Status: deze staat standaard op 'Te behandelen'. Hier kun je, wanneer je bijvoorbeeld wacht op een creditfactuur, de status aanpassen naar 'In behandeling'. De taak uit de lijst met 'Te behandelen taken' wordt dan verplaatst naar de lijst met 'In behandeling'.
• Doorsturen: met deze knop kun je de taak naar iemand anders doorsturen als je er een vraag over hebt. Hiervoor dien je eerst de werknemer in het veld te selecteren waar de taak naartoe gestuurd moet worden.

Verder staan in de taak de boekingsgegevens, de voortgang van de beoordeling van de taak, notities en beschrijving van de taak. Uiteraard wordt de factuur zelf ook getoond, zodat je weet wat je goed moet keuren. De positie van de blokken en de factuur kun je zelf bepalen. Dit kun je doen door rechts bovenin op de naam te klikken waarmee je bent ingelogd. Vervolgens kies je 'Instellingen' en ga je naar het tabblad 'Taakweergave'. Hier kies je in welke volgorde je de blokken wilt zien (1 is bovenin, 8 is onderaan) en waar je de factuur wilt tonen. Aan te raden is om de factuur naast de boeking te tonen als PDF:

Afgekeurde taak

Mocht een taak afgekeurd worden, dan zijn er vier dingen die je met de taak kunt doen. De opties zijn:

• Hervatten: met deze knop komt de factuur terug bij de fiatteur die deze heeft afgekeurd. Als dit de tweede fiatteur in het register is, dan komt de factuur hier terug.
• Herstarten: met deze knop gaat de factuur terug naar de eerste fiatteur in het register, zodat iedere fiatteur nogmaals naar de factuur moet kijken.
• Voltooien: met deze knop bevestig je dat de factuur niet juist is en niet geboekt had mogen worden. Hiermee sluit je de taak af. Let wel op dat in het financiële pakket niets met deze factuur wordt geboekt. Deze moet je handmatig tegenboeken in de financiële software, dit kan niet via Elvy.
• De taak opnieuw inbrengen in een ander register: dit kun je doen via Elvy, van waaruit de factuur geboekt wordt. Mocht een factuur in een verkeerd register ingebracht zijn, dan kun je via deze weg het juiste register kiezen. Ook als het register, of de boeking zelf, aangepast is dan kan de factuur hier herstart worden op hetzelfde register. Hiermee wordt de laatste versie van de boeking en het register naast elkaar gehouden om de fiatteur(s) te bepalen. In het artikel 'Hoe kan ik een afgekeurde factuur aan een ander register toewijzen?' lees je hoe je dit kunt doen.