Beschikbaarheid
Deze functionaliteit is in de volgende koppelingen beschikbaar:
Uitzondering: iMuis
De fiattering (accordering) van facturen binnen het IFR, wordt geregeld via registers. Een register is een autorisatie- of mandateringslijst, opgebouwd uit verschillende niveaus. Hierin zijn afspraken vastgelegd voor de fiattering van inkoopfacturen. Hierin kun je, door middel van filtering, op zeer gedetailleerde wijze instellen voor welke soorten grootboekrekeningen, kostenplaatsen of kostendragers een budgethouder verantwoordelijk is.
In dit artikel vind je de volgende onderwerpen:
Registerinstellingen
In Elvy DS kun je een nieuw register toevoegen en de registerinstellingen aanpassen. Per register kun je onder andere instellen welke boekingsgegevens gewijzigd mogen worden, voor welke administraties het register beschikbaar is en van welke gegevens de omschrijvingen getoond worden.
Ga in Elvy DS in het menu naar IFR > Registers. Open vervolgens het register welke je wilt aanpassen of klik op Toevoegen om een nieuw register aan te maken.
Administraties
Op basis van de volgcodes kun je hier instellen voor welke administraties het register beschikbaar is (in de selectielijst) tijdens het boeken.
Zie: Wat zijn volgcodes?
Register beschikbaar voor module
Hier stel je in of het register gebruikt wordt voor de oplossing Elvy Factuurverwerking (IFR), waardoor deze geselecteerd kan worden op het tabblad Auto. Of voor Elvy Documentarchivering (DA), op het gelijknamige tabblad.
Overige instellingen
Met de optie Standaardregister geef je aan dat dit register voor administraties moet worden ingevuld op het tabblad Auto, in het veld IFR Register. Wanneer je deze optie combineert met de eerder genoemde administratiefiltering, wordt het register standaard gekozen voor die administratie(s).
De optie Boeking tonen in taak laat de boeking in de ElvyWeb-taak zien, zoals deze in jouw financiële administratie is vastgelegd. Wanneer je deze optie uitschakelt, is het niet mogelijk om de boeking in geval van afkeur te wijzigen.
Wijzigbare velden
Je kunt voor bepaalde boekingsgegevens instellen dat deze wijzigbaar zijn, wanneer dit register gebruikt wordt voor de fiattering. Deze instelling wordt vaak gecombineerd met de optie ‘Boeking is wijzigbaar vanuit afgekeurde taak’, zodat de afkeurmanager een deel van de boeking kan wijzigen indien deze is afgekeurd.
Omschrijvingen tonen
Om de boekingsgegevens te verduidelijken voor fiatteurs die ook de boeking controleren, kun je met deze optie de omschrijvingen van bepaalde gegevens tonen. Indien je deze opties niet gebruikt maar wel de boeking toont, dan wordt bijvoorbeeld alleen het grootboeknummer getoond maar niet de omschrijving.
Taakstromen
De taakstroom binnen een register dient als basis voor de ‘Voortgang’ in het IFR binnen ElvyWeb. Wanneer je het register selecteert tijdens het boeken, zal Elvy DS kijken naar de ingevoerde boekingsregels en de instellingen binnen het register. Indien je gebruikmaakt van filtering, wordt per regel in het register gekeken of de ingestelde filterwaardes overeenkomen met een (of meer) van de boekingsregels.
Binnen de taakstroom maak je regels aan, geen fiatteurs. Een fiatteur kan namelijk meerdere keren voorkomen met verschillende filterinstellingen.
Per register kun je meerdere taakstromen aanmaken. Per taakstroom geef je aan bij welke medewerker de afgekeurde facturen terechtkomen (de zogenaamde ‘afkeurmanager’). Hierbij heb je ook de optie Boeking is wijzigbaar vanuit afgekeurde taak, waarmee de afkeurmanager boekingsgegevens kan wijzigen zoals ingesteld op het tabblad Algemeen van het register.
De eerste stroming heeft altijd invloed op de betalingsblokkade van de boeking in jouw administratie (de modus is hier niet wijzigbaar). Voor aanvullende stromingen, die je met de knop Stroming toevoegen kunt aanmaken, heb je de mogelijkheid om zelf de modus te kiezen.
Hierbij kun je ook een andere fase instellen: taakstromen met een identieke fase (bijvoorbeeld 2 of 3) worden gelijktijdig gestart, afhankelijk van de modus. De meest gebruikte optie voor een tweede taakstroom is ‘Taakstroom zonder invloed op goedkeur/afkeur’, waarbij alle gebruikers in de lijst inzage krijgen in de taak (terwijl de gekoppelde boeking na afronding van de primaire taakstroom al is vrijgegeven voor betaling in jouw administratie).
Voor iedere aanvullende stroming wordt een nieuwe taak aangemaakt en een nieuw statusdocument gekoppeld aan de boeking.
Filtering
Je kunt per taakstroom verschillende medewerkers toevoegen of meerdere keren dezelfde medewerker in combinatie met filtering. Hiermee kun je bijvoorbeeld één register aanmaken, waarbij is ingesteld welke budgethouder tekent voor een bepaalde grootboekrekening of kostenplaats. Door op Toevoegen te klikken open je het onderstaande scherm.
Voor het instellen van de filtering heb je de onderstaande mogelijkheden. Hierbij mag de wildcard * (asterisk) gebruikt worden, om bijvoorbeeld aan te geven dat een budgethouder tekent voor ‘alle grootboekrekeningen in de 2000-reeks’, door bij het Grootboekrekening-filter de waarde ‘2*’ in te vullen. Het is niet mogelijk om een bereik in te stellen.
| Filter | Toelichting |
| Vanaf bedrag t/m bedrag |
Het factuurbedrag, exclusief btw. Dit mag zowel een positief als negatief bedrag zijn.
Wanneer gesproken wordt over een fiatteur die ‘tot 1.000 euro’ tekent, bedoelt men vaak ‘vanaf 1.000 euro moet een leidinggevende aanvullend tekenen’. Om deze reden kun je beter alleen filtering op het ‘Vanaf bedrag’ instellen. Bijvoorbeeld: Je stelt in dat de regel vanaf 0 euro t/m 1.000 euro gebruikt moet worden. Wanneer de factuur onder de 0 euro valt, of boven de 1.000, zal deze regel nooit opgenomen worden in de Voortgang. |
| Administratie | Volgcode van een gekoppelde administratie.
Bijvoorbeeld: Je maakt een register aan wat voor twee administraties gebruikt wordt, met volgcodes 100 en 200. Fiatteur A tekent voor grootboekrekening 2000, in administratie 100. Fiatteur B tekent voor dezelfde grootboekrekening in administratie 200. Afhankelijk van de administratie waarin geboekt wordt, zal de juiste regel/fiatteur overgenomen worden in de Voortgang. |
| Kostenplaats | Enkele kostenplaats, met gebruik van wildcards.
Bijvoorbeeld: Je maakt een regel aan met als kostenplaats-filter ‘MARKETING’. Wanneer op deze kostenplaats geboekt wordt, zal de regel overgenomen worden in de Voortgang. Indien de kostenplaatsen zijn opgebouwd volgens een vaste structuur, zoals ‘A100’, ‘B100’, dan kun je ‘A*’ invullen, waardoor de regel gebruikt zal worden wanneer geboekt wordt op een kostenplaats die begint met ‘A’. |
| Kostendrager/Kostensoort | Enkele kostendrager/-soort, met gebruik van wildcards.
Hiervoor gelden dezelfde voorwaarden die beschreven zijn bij Kostenplaats. |
| Grootboekrekening | Enkele grootboekrekening, met gebruik van wildcards.
Hiervoor gelden dezelfde voorwaarden die beschreven zijn bij Kostenplaats. |
Voor de mensen die werken met de combinatie Elvy en SAP Business One, is het ook mogelijk om een filtering in te stellen op de dimensies in SAP (vanaf versie 1.2104.14). Dit kan via het tabblad 'SAP Business One':
Je boekt een factuur van 300 euro. Hiervan boek je 100 euro op grootboekrekening 4200 met kostenplaats ALGEMEEN en de resterende 200 euro op grootboekrekening 4400, zonder kostenplaats.
In het register heb je ‘Fiatteur A’ toegevoegd, met het grootboekfilter op rekening 4200. ‘Fiatteur B’ heeft grootboek 4200 met kostenplaats SERVICE en ‘Fiatteur C’ heeft alleen filtering op grootboekrekening 4400.
Wanneer je de taak opent in het IFR, zal de Voortgang er als volgt uitzien.
Fiatteur A is hierin opgenomen, aangezien binnen de boeking een regel geboekt is op grootboekrekening 4200.
De regel met Fiatteur B wordt overgeslagen, want beide filters (grootboek en kostenplaats) zijn gevuld in de filtering. Dat terwijl alleen de grootboekrekening voorkomt op de boekingsregels; de kostenplaats SERVICE wordt op geen enkele regel gebruikt in combinatie met de grootboekrekening.
Fiatteur C is ook opgenomen, aangezien een van de regels geboekt is op grootboekrekening 4400.
Instellingen
Naast de filtering, kun je per regel nog verschillende instellingen gebruiken om de fiattering verder te verfijnen.
| Optie | Toelichting |
| Fiatteringsniveau |
Een taakstroom is opgebouwd uit verschillende niveaus. De volgorde waarin regels/fiatteurs voorkomen in de Voortgang wordt bepaald aan de hand van deze niveaus. |
| Eén medewerker hoeft akkoord te geven op hetzelfde niveau |
Wanneer verschillende fiatteurs op hetzelfde Fiatteringsniveau staan, zorgt deze optie dat ze handelen als één fiatteur: wanneer een van hen akkoord geeft, wordt op dat niveau geen actie meer verwacht van de overige fiatteurs. |
| Boeking is wijzigbaar vanuit taak |
Een fiatteur kan met deze optie de mogelijkheid krijgen om de boeking, tijdens de fiattering, te wijzigen. Dit kan erg handig zijn wanneer een of meer fiatteurs verantwoordelijk is voor het aanvullen van boekingsgegevens tijdens dit proces. |
| Notities verplicht |
Normaliter is een fiatteur alleen verplicht om iets in te voeren tijdens het afkeuren. Met deze optie wordt voor deze regel/fiatteur verplicht gesteld dat een notitie moet worden ingevoerd, voordat deze de taak kan goedkeuren of doorsturen. |
| Toon notities van alle taakstromen |
Bij gebruik van meerdere taakstromen, wordt met deze optie notities getoond van alle taakstromen voor deze regel/fiatteur. |
| Geen actie vereist door deze medewerker |
Indien je een medewerker wilt opnemen in het register, zonder dat deze goedkeuring dient te geven (bijvoorbeeld omdat alle boekingen op een bepaalde kostenplaats door diegene geraadpleegd moeten kunnen worden in ElvyWeb), dan schakel je deze optie in. |
| Medewerker moet een bijlage koppelen |
Het is gangbaar om een besteller de pakbon te laten koppelen, waarmee wordt aangetoond dat de goederen geleverd zijn. Met deze optie kun je dit afdwingen op de betreffende regel. |
Wijzigingen raadplegen
Alle wijzigingen binnen een registers worden vastgelegd; deze kun je eenvoudig raadplegen. Dit kan handig zijn tijdens een accountantscontrole.
Zie: Hoe bekijk ik alle wijzigingen die hebben plaatsgevonden in een register?