Onboardingmail voor nieuwe fiatteurs

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Inleiding

Vanaf deze versie is het mogelijk om nieuwe fiatteurs automatisch een onboardingmail te sturen zodra hun account is aangemaakt. Hiermee ontvangen zij direct de benodigde inloggegevens om aan de slag te gaan in Elvy Web.

Werking van de onboarding

Zodra je een nieuwe gebruiker opslaat in Elvy, worden er automatisch twee afzonderlijke e-mails verzonden:

1. De Welkomstmail: 
   Deze bevat de gebruikersnaam en de URL-link naar de betreffende Elvy Web-pagina.
2. De Wachtwoordmail: 
   Een aparte mail waarin het tijdelijke wachtwoord wordt meegestuurd.

Vervolgens kan het vinkje worden geactiveerd, zodat de e-mail tijdens de serviceverwerking wordt verstuurd. Als alternatief kan men onderaan op de knop klikken om de e-mail direct te versturen.

Technische configuratie en probleemoplossing

Voor het verzenden van deze onboardingmails maakt Elvy gebruik van dezelfde verzendmethode als voor de reguliere takenmails. Er is dus geen aparte configuratie vereist als het versturen van taken al correct is ingesteld.

Mocht de nieuwe fiatteur de mails niet ontvangen, dan kun je dezelfde controles uitvoeren die gelden voor de takenmail. Denk hierbij aan:

•    Het controleren van de SMTP-instellingen in Elvy.
•    Het nakijken van de spamfolder bij de ontvanger.
•    Controleren of het mailadres van de fiatteur correct is ingevoerd bij de medewerkersgegevens.

Instellen van wachtwoorden en wachtwoordlinks

Bij gebruik van Active Directory (AD) kan ervoor worden gekozen om een willekeurig wachtwoord mee te sturen. Er wordt dan automatisch een wachtwoord gegenereerd en naar de gebruiker verzonden.

Wanneer AD niet wordt gebruikt, moet tijdens het aanmaken van het account handmatig een wachtwoord worden ingevoerd.

Daarnaast kunnen voor de wachtwoordlink de geldigheidsduur en het maximale aantal keer dat de link mag worden geopend, worden ingesteld. Deze instellingen zijn te vinden via Instellingen > Instellingen > Geavanceerd 1/2. De geldigheidsduur en aantal keren dat de link geopend mag worden, kan zowel bij gebruik van AD als zonder AD worden ingesteld.

Welkomstmail aanpassen

Het sjabloon voor de welkomstmail kan in ElvyDS worden ingesteld via het menu ElvyWeb - E-mailsjablonen. Hier kun je zowel de welkomstmail als de wachtwoordmail naar eigen wens aanpassen. Voor beide e-mails is er standaard al een regel aanwezig.

Deze HTML kan naar wens worden overschreven met een eigen opmaak. Daarnaast kan via de bijlagen een document worden toegevoegd, dat vervolgens wordt meegestuurd met de e-mail naar het nieuw aangemaakte account.