Beschikbaarheid
Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:
Introductie
De adviesroute stelt de boeker in Elvy in staat om, voordat de boeking gemaakt wordt, advies over deze boeking na te vragen bij een fiatteur/ElvyWeb gebruiker. Dit kan handig zijn wanneer de boeker niet kan weten op welke kosten een factuur geboekt moet worden.
Er wordt op dat moment een nieuwe taak in ElvyWeb aangemaakt, waar de gekozen persoon een antwoord op kan geven. De factuur komt op dat moment weer terug in de rij van de te verwerken facturen, met een notitie in beeld wat het antwoord bevat van de fiatteur/ElvyWeb medewerker.
Instelling
Ga via het menu van Elvy naar Instellingen › Instellingen en open het tabblad Geavanceerd. Onder het kopje 'IFR (Inkomend Factuurregister)' staat de instelling 'Weergave adviesroute' standaard aan. Je kunt deze instelling deactiveren door het vinkje uit te zetten en onderaan op Bewaren te drukken.
Werking
In Elvy
Wanneer de boeker een vraag heeft over de boeking die gemaakt wordt, kan deze persoon op de knop 'Adviesroute' klikken.
Er komt vervolgens een venster naar voren waar het register (goedkeuringsstroom) geselecteerd kan worden. Door op de knop Overnemen te klikken, worden de deelnemer(s) uit dit register overgenomen. Indien dit er meer dan 1 zijn, zullen al deze personen deze vraag krijgen. De inrichting van het gekozen register (dus de volgordelijkheid) wordt overgenomen. Zo kunnen meerdere mensen een reactie geven op deze taak.
In de meest eenvoudige variant hoeft er dus maar 1 medewerker geselecteerd te worden. Via de knoppen 'Toevoegen', 'Wijzigen' en 'Verwijderen' kan dit beheerd worden.
Met de knop 'Wijzigen' worden de instellingen van deze medewerker getoond in dit register en kan dus voor deze ene situatie nog afwijken.
Met 'Verwijderen' kan er een regel verwijderd worden.
Wanneer de regel geselecteerd is, kan in het witte vlak daaronder de notitie ingevuld worden. Deze wordt meegenomen naar de taak.
Klik vervolgens op Adviesroute en de factuur wordt uit de werkstroom gehaald en verstuurd naar de ElvyWeb medewerker.
In ElvyWeb
De fiatteur krijgt dit als een nieuwe taak in zijn ElvyWeb omgeving te zien.
Alle gegevens van wat er in de boeking in Elvy is gebruikt, wordt meegestuurd. Dus ook eventuele geboekte gegevens.
Wanneer de gebruiker deze taak opent, wordt de taak getoond zoals je dat normaal gesproken gewend bent. Hier kan de fiatteur een notitie meegeven richting de indiener van deze taak (de boeker) en vervolgens de taak goedkeuren.
Wanneer de taak wordt goedgekeurd, wordt deze terug geplaatst in Elvy.
Wanneer de taak wordt afgekeurd, dan is er een notities verplicht. Daarna wordt deze taak net als bij goedkeuren, teruggeplaatst in Elvy.
Boeking definitief maken in Elvy
In Elvy wordt dit document opnieuw aangeboden wanneer je Documenten laden drukt. Het document wordt achteraan in de rij toegevoegd.
Als deze geselecteerd wordt en Automatische herkenning wordt aangeklikt, komt er een nieuw venster naar voren waar de notities getoond worden die in ElvyWeb zijn meegegeven.
Notities terug lezen van de adviesroute? Indien je de factuur nog niet hebt verwerkt kun je de automatische herkenning opnieuw uitvoeren, zodat het venster opnieuw wordt getoond. Je kunt ook de taak openen door in het venster de ElvyWeb URL te openen of door te zoeken in ElvyWeb op adviesroute in de omschrijving.
De boeking kan nu worden afgerond en de reguliere fiatteringsstroom worden ingestuurd.