Beschikbaarheid
Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:
Introductie
De adviesroute stelt de boeker in Elvy in staat om, voordat de boeking gemaakt wordt, advies over deze boeking te vragen bij een fiatteur/ElvyWeb gebruiker. Dit kan handig zijn als de boeker niet weet op welke kosten een factuur geboekt moet worden.
Er wordt op dat moment een nieuwe taak in ElvyWeb aangemaakt, waar de gekozen persoon een antwoord op kan geven. De factuur komt op dat moment weer terug in de rij van te verwerken facturen, met een notitie van het antwoord van de fiatteur/ElvyWeb medewerker.
Instelling
Ga via het menu van Elvy naar Instellingen › Instellingen en open het tabblad Geavanceerd. Onder het kopje 'IFR (Inkomend Factuurregister)' staat de instelling 'Weergave adviesroute' standaard aan. Je kunt deze instelling deactiveren door het vinkje uit te zetten en onderaan op Bewaren te drukken.
Werking
In Elvy
Als de boeker een vraag heeft over de boeking die gemaakt wordt, kan deze persoon op de knop 'Adviesroute' klikken.
Er komt vervolgens een venster naar voren waar het register (goedkeuringsstroom) geselecteerd kan worden. Door op de knop Overnemen te klikken, worden de deelnemer(s) uit dit register overgenomen. Indien dit er meer dan 1 zijn, zullen al deze personen deze vraag krijgen. De inrichting van het gekozen register (dus de volgordelijkheid) wordt overgenomen. Zo kunnen meerdere mensen een reactie geven op deze taak.
In de meest eenvoudige variant hoeft er dus maar 1 medewerker geselecteerd te worden. Via de knoppen 'Toevoegen', 'Wijzigen' en 'Verwijderen' kan dit beheerd worden.
Met de knop 'Wijzigen' worden de instellingen van deze medewerker getoond in dit register en kan dus voor deze situatie nog afwijken.
Met 'Verwijderen' kan er een regel verwijderd worden.
Wanneer de regel geselecteerd is, vul je in het witte vlak daaronder de notitie in. Deze wordt meegenomen naar de taak.
Klik vervolgens op Adviesroute en de factuur wordt uit de werkstroom gehaald en verstuurd naar de ElvyWeb medewerker.
In ElvyWeb
De fiatteur krijgt dit als een nieuwe taak in zijn ElvyWeb omgeving te zien.
Alle gegevens, van wat er in de boeking in Elvy is gebruikt, worden meegestuurd. Dus ook eventuele geboekte gegevens. Vanaf versie 1.2202.010 worden tevens de notities van de adviesroute overgenomen naar de factuurtaak in ElvyWeb. Dit is in te stellen in ElvyWeb > Instellingen > Geavanceerd > Notities adviesroute overnemen naar nieuwe taak.
Wanneer de gebruiker deze taak opent, wordt de taak getoond zoals je dat gewend bent. Hier kan de fiatteur een notitie meegeven richting de indiener van deze taak (de boeker) en vervolgens de taak goedkeuren.
Wanneer de taak wordt goedgekeurd, wordt deze teruggeplaatst in Elvy.
Wanneer de taak wordt afgekeurd, dan is er een notities verplicht. Daarna wordt deze taak, net als bij goedkeuren, teruggeplaatst in Elvy.
Boeking definitief maken in Elvy
In Elvy wordt dit document opnieuw aangeboden als je Documenten laden drukt. Het document wordt achteraan in de rij toegevoegd.
Als deze geselecteerd wordt en Automatische herkenning wordt aangeklikt, komt er een nieuw venster naar voren waar de notities worden getoond die in ElvyWeb zijn meegegeven.
Notities teruglezen van de adviesroute? Dat kun je doen door op het 'Notitie' icoon te klikken naast de knop 'Adviesroute':
De boeking kan nu worden afgerond en de reguliere fiatteringsstroom worden ingestuurd.