Hoe stel ik de takenmail in? – Elvy

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Alle koppelingen

Inleiding

Vanuit Elvy kan er een openstaande takenmail gestuurd worden naar de gebruikers. Deze takenmail wordt alleen gestuurd naar gebruikers die daadwerkelijk op moment van versturen taken hebben toegewezen. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe dit in te stellen is. Wanneer je op onze Elvy Hosted omgeving actief bent, kun je alleen de interval wijzigen.

Algemeen

Ga binnen in Elvy naar het menu ElvyWeb - Instellingen. Hier vind je het volgende scherm op tabblad Algemeen:

Let op:
Sinds Elvy versie 1.2203.004 is dit scherm gewijzigd. Met deze update zijn jouw huidige server instellingen automatisch omgezet naar een authenticatie regel met de naam ElvyWEB e-mail. Voor oudere Elvy versies, kijk onderin dit artikel.

In dit scherm is het mogelijk om een authenticatie te kiezen voor het versturen van de takenmail:

Standaard staat dit scherm op ElvyWeb e-mail. Met deze instelling wordt gebruikt gemaakt van de gegevens die voor de update in dit scherm stonden. Deze zijn omgezet naar de geselecteerde authenticatieregel.

Naast de eigen authenticatie voor mailserver, zijn er nog 2 opties beschikbaar:

Geen e-mail versturen
Voor test omgevingen of ander situaties waarin het niet wenselijk is om takenmail te sturen.
Elvy SMTP server
Hierbij wordt gebruiktgemaakt van een Elvy mailserver. Deze kun je kiezen wanneer het niet mogelijk is om via een eigen mailserver de takenmail te sturen. Om problemen te voorkomen kan je bij de afzender noreply@elvy.nl invoeren.

SPF record bij 'Elvy SMTP server'
Wanneer je de e-mail wil versturen via Elvy maar vanaf een eigen afzender, dan kan het zijn dat de e-mail in de spam beland. Hiervoor dient jouw systeembeheerder het SPF record van de mail server te wijzigen en hierop de Elvy mailservers toe te voegen: include:mailservers.elvy.nl

Eigen authenticatie aanpassen

Eventueel kun je een eigen authenticatie aanmaken/wijzigen. Selecteer of maak een Authenticatie aan onder Instellingen - Instellingen - Authenticatie indien deze nog niet beschikbaar is.

Vul hierin de velden in: Omschrijving, Soort, Type, Verbindingstype, Gebruikersnaam, Wachtwoord en Domein.

Hieronder zie je hiervan een voorbeeld:

De mailserver en poort moeten bij Domein ingevuld worden. Bijvoorbeeld: wanneer je op poort 587 via server smtp.office365.com wilt verbinden, gebruik dan: smtp.office365.com:587.

Afzender instellingen

Naast de authenticatie kunnen er ook nog extra instelling gewijzigd worden:

De volgende instellingen dien je aan te passen naar jouw eigen omgeving:

Instelling	Omschrijving
Voorkeuze poort ElvyWeb	Voorkeuze poort om mee te verbinden vanuit ElvyWeb
E-mailadres afzender	E-mailadres dat de mail moet sturen
Naam afzender	Naam die getoond moet worden in de e-mail
Antwoord naar	Het antwoord adres gekoppeld in de e-mail
Ontvanger	E-mailadres om de instellingen te testen m.b.v. de knop Test

Je systeembeheerder kun je helpen met aanleveren van bovenstaande gegevens. Het is mogelijk dat bij het testen nog fouten optreden. Dit houdt meestal in dat er nog extra instellingen aangepast moeten worden binnen Elvy of de mailserver.

Takenmail frequentie

Ga in Elvy naar het menu ElvyWeb - Instellingen. Hier vind je het volgende scherm op tabblad Takenoverzicht (e-mail).

Dit scherm bevat meerdere instellingen die van boven naar beneden onder te verdelen zijn in interval, opties en herinneringen.

Interval

In het bovenste gedeelte kan er voor een interval gekozen worden voor het versturen van de takenmail.

Zoals het screenshot is ingesteld, is het meest voorkomend. Dit houdt in dat wekelijks om 08:00 op werkdagen een takenmail wordt gestuurd.

Als hier meer tijden worden ingevoerd, dan wordt de takenmail vaker gestuurd per dag.

Opties

E-mail: alleen wijzigingen gedurende de dag versturen
Dit houdt in dat, indien meerdere tijden zijn ingevoerd, alleen een volledige takenmail op het 1e tijdstip wordt gestuurd. De volgende takenmails bevatten alleen gewijzigde taken vanaf het vorige moment.

E-mail: door anderen te behandelen taken
Dit houdt in dat een gebruiker ook een takenmail krijgt voor de gebruikers waar diegene manager van is.

Herinneringen

Indien de herinneringen worden ingeschakeld, dan wordt er een extra takenmail gestuurd naar de gebruikers met taken die voldoen aan de opgegeven criteria.

Oude configuratie mailserver instellingen

De volgende instellingen zijn alleen beschikbaar voor Elvy versies ouder dan 1.2203.004.