Introductie
Naast het boeken van facturen, is het mogelijk om hier een goedkeuringsproces aan te hangen. Dan worden facturen, na het boeken, geblokkeerd voor betaling in het financiële pakket. De factuur wordt vrijgegeven voor betaling wanneer de laatste fiatteur de goedkeuring op de factuur heeft gegeven.
Er zijn veel manieren om te werken met fiattering binnen Elvy. Hieronder worden een drietal mogelijkheden toegelicht:
- Fiattering o.b.v. personen registers
- Fiattering o.b.v. boekingsgegevens
- Fiattering zonder actie vereist
Mocht je meer willen weten over de inrichting, dan kun je kijken in het artikel 'Hoe stel ik de registers (autorisatielijst) in Elvy in?'.
Maandelijks organiseren we online trainingen over fiatteren. Een training speciaal voor de fiatteur en een training speciaal voor de administratief medewerker. Tijdens deze online training kan je direct al je vragen stellen en deelname is kosteloos. Aanmelden kan via onze website: www.elvy.nl/evenementen
Fiattering o.b.v. personen registers
Registers zijn binnen Elvy op verschillende manieren in te richten. De eerste mogelijkheid is het personen register. Het personen register is een register waarin de volgorde van personen die moeten goedkeuren vooraf wordt ingevoerd. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat eerst Aad, dan Gerda en tot slot Piet moeten goedkeuren. Ook kun je ervoor kiezen om de factuur eerst naar Aad én Gerda te sturen. Wanneer één van hen goedkeuring geeft, gaat de factuur naar Piet door.
Het voordeel van dit type register is dat het onderhoud gebruiksvriendelijk is. Mocht iemand de organisatie verlaten, dan kun je gemakkelijk deze persoon door de nieuwe verantwoordelijke vervangen in het register. Het nadeel is dat je meerdere registers aan moet maken, afhankelijk van welke stroming de factuur voor goedkeuring moet doorlopen. De boeker moet bij het boeken van de factuur bepalen welk register een factuur moet doorlopen. Een register kan gekoppeld worden aan een crediteur, zodat je dit niet iedere keer handmatig hoeft te kiezen. Zie hiervoor het artikel 'Hoe koppel ik een register aan een crediteur?'.
Wanneer dit voor de boeker niet duidelijk is, worden sneller fouten gemaakt en wordt de factuur in het verkeerde register gebracht. Bij twijfel in welk register geboekt moet worden, kan gebruik gemaakt worden van de Adviesroute. Hier lees je meer over in het artikel 'Hoe werkt de Adviesroute?'. Voor de boeker is dit type register niet het meest ideaal. Boekers zijn meer gebaad bij fiattering o.b.v. boekingsgegevens.
Fiattering o.b.v. boekingsgegevens
De naam zegt het al: bij het fiatteren o.b.v. boekingsgegevens wordt de fiattering bepaald door de boekingsgegevens. Je kunt instellen dat bepaalde kostenplaatsen eerst door Gerda en dan door Aad goedgekeurd moeten worden. Dit kun je ook doen o.b.v. projecten, kostendragers en bedragen. De mogelijkheden zijn eindeloos. Dat maakt dit type register wel complexer in het beheer, maar het grote voordeel is dat de boeker nooit meer een register hoeft te kiezen. Alles uitzonderingen en filters kunnen in een enkel register toegevoegd worden, zodat de boeker maar keuze heeft uit één register die vastgezet kan worden. Daarnaast kan een factuur, die gesplitst wordt, automatisch naar de juiste personen gestuurd worden. Bij een personen register kan dit niet. Daar ligt per factuur het register, en dus de volgorde van personen, vast. Als er gefiatteerd wordt o.b.v. boekingsgegevens, dan is de fiattering flexibeler.
Fiattering zonder actie vereist
Naast een primaire stroming, zoals in bovenstaande scenario's besproken is, kun je ook instellen dat facturen langs fiatteurs gaan zonder dat een actie vereist is. Bijvoorbeeld wanneer een directeur alle facturen moet beoordelen. Een directeur heeft, naast het fiatteren van facturen, vele andere taken waardoor de fiattering misschien op zich laat wachten. Je wilt niet te laat betalen, maar je wilt wel dat de directeur ernaar kijkt. In dat geval kun je een secundaire stroming instellen. Hiermee kun je naast de primaire stroming, die invloed heeft op de vrijgave van de factuur voor betaling, een tweede stroom voor de factuur instellen puur ter inzage of archivering van de factuur. Dit is de reden waarom deze stroom ook wel de archiveringsstroom genoemd wordt. De secundaire stroming kan voor ieder register ingesteld worden indien een archiveringsstroming gewenst is.