Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Uitzondering: iMuis
Wanneer een factuur is afgekeurd, moet deze verwerkt worden. Deze taak ligt bij de ‘afkeurmanager’. Onder de Takenlijst in ElvyWeb worden afgekeurde facturen (of ‘taken’) getoond onder het tabblad Afgekeurd. Het is mogelijk om de afkeuring definitief te maken, de afkeuring ongedaan te maken of de factuur opnieuw aan te bieden ter fiattering.
De reden van afkeur vind je terug bij ‘Reden’. Deze is tevens opgenomen in de notities, voorafgegaan door de tekst ‘Afgekeurd’.
Voor uitleg over het afkeuren van facturen, zie: Hoe kan ik een factuur afkeuren?
Boeking wijzigen
De mogelijkheid tot het wijzigen van een boeking is afhankelijk van je financiële pakket en instelling van je gebruikte IFR register. Hierdoor zou deze optie voor jou niet mogelijk kunnen zijn.
Wanneer een factuur is afgekeurd, kan een deel van de boeking gewijzigd worden. Dit is afhankelijk van de instellingen in het gebruikte register.
De gegevens die je kunt aanpassen in de boeking vind je terug in de instellingen van het register. Eventuele wijzigingen die daarin worden aangebracht, zullen niet met terugwerkende kracht worden toegepast.
Bepaalde gegevens (zoals het bedrag), kunnen alleen vanuit je boekhoudprogramma gewijzigd worden. Dit is ook het geval wanneer je de boeking wilt splitsen. Deze wijzigingen worden gesynchroniseerd naar ElvyWeb, waardoor fiatteurs na het herstarten van de taak (of het ongedaan maken van de afkeuring) de aangepaste boeking zien.
Een taak herstarten
Wanneer je een taak herstart, heb je de keuze of notities behouden of verwijderd moeten worden.
Nadat de taak is herstart (of: de factuur opnieuw is aangeboden ter fiattering), wordt deze aangeboden aan de huidige fiatteurs. Hierbij wordt geen rekening gehouden met eventuele filtering in het gekoppelde register. Wanneer je filtering gebruikt in het gekoppelde register, dien je de taak via Elvy te herstarten.
Herstarten via Elvy
Zie: Hoe kan ik een afgekeurde factuur aan een ander register toewijzen?
Een taak hervatten
Wanneer een afgekeurde factuur niet opnieuw door de voorgaande fiatteurs gecontroleerd moet worden, kun je (na eventuele aanpassingen in de boeking) de afkeuring hervatten. Hierdoor biedt Elvy de factuur aan bij degene die deze heeft afgekeurd, waarna de gewone workflow vervolgd wordt.
De factuur is aangeboden aan vijf fiatteurs, waarbij de eerste twee goedkeuring geven; de derde fiatteur keurt de factuur af en geeft aan het geboekte bedrag op de regel waarvoor zij moet tekenen niet correct is. Zodra je het bedrag in je administratie hebt gewijzigd, kun je via de knop Hervatten de afkeuring hervatten. De factuur wordt aangeboden aan de derde fiatteur en bij goedkeuring gaat deze door naar de volgende fiatteur in de lijst.
Een taak voltooien
Door een taak te voltooien, wordt de koppeling met de boeking in je administratie verbroken. Voltooien gebruik je voor facturen die na afkeuring niet opnieuw gefiatteerd moeten worden. Je kunt na voltooiing de boeking in je administratie laten vervallen, of tegen boeken.
Wij raden sterk af om de boeking te verwijderen, aangezien je hierdoor gaten in de boekstuknummering krijgt. Alleen bij Unit4 Wholesale wordt met het voltooien van de boeking in Elvy de factuur ook uit Unit4 Wholesale automatisch verwijderd.
Als je een boeking handmatig verwijdert dan blijft het nummer gereserveerd staan en zal dit niet door Elvy opnieuw gebruikt worden. Wil men geen gaten in de nummering, dan zal bij een volgende boeking handmatig een boekstuknummer toegewezen moeten worden. Dit is echter niet mogelijk met Unit4 Wholesale.
Je bent verplicht een reden op te geven als je de afkeuring voltooid.