Takenmail instellen

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Inleiding

Vanuit Elvy kan er een openstaande takenmail gestuurd worden naar de gebruikers. Deze takenmail wordt alleen gestuurd naar gebruikers die daadwerkelijk op moment van versturen taken hebben toegewezen. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe dit in te stellen is. Wanneer je op onze Elvy Hosted omgeving actief bent, kun je alleen de interval wijzigen.

Algemeen

Ga binnen in Elvy naar het menu ElvyWeb - Instellingen. Hier vind je het volgende scherm op tabblad Algemeen:

In dit scherm is het mogelijk om een authenticatie te kiezen voor het versturen van de takenmail:

Standaard staat dit scherm op ElvyWeb e-mail. Met deze instelling wordt gebruikt gemaakt van de gegevens die voor de update in dit scherm stonden. Deze zijn omgezet naar de geselecteerde authenticatieregel. 

Naast de eigen authenticatie voor mailserver, zijn er nog 2 opties beschikbaar:

• Geen e-mail versturen
  Voor test omgevingen of ander situaties waarin het niet wenselijk is om takenmail te sturen.
• Elvy SMTP server
  Hierbij wordt gebruiktgemaakt van een Elvy mailserver. Deze kun je kiezen wanneer het niet mogelijk is om via een eigen mailserver de takenmail te sturen. Om problemen te voorkomen kan je bij de afzender noreply@elvy.nl invoeren.

Eigen authenticatie aanpassen

Eventueel kun je een eigen authenticatie aanmaken/wijzigen. Selecteer of maak een Authenticatie aan onder Instellingen - Instellingen - Authenticatie indien deze nog niet beschikbaar is. 

Vul hierin de velden in: Omschrijving, Soort, Type, Verbindingstype, Gebruikersnaam, Wachtwoord en Domein.

Hieronder zie je hiervan een voorbeeld:

Afzender instellingen

Naast de authenticatie kunnen er ook nog extra instelling gewijzigd worden:

De volgende instellingen dien je aan te passen naar jouw eigen omgeving:

Takenmail frequentie

Ga in Elvy naar het menu ElvyWeb - Instellingen. Hier vind je het volgende scherm op tabblad Takenoverzicht (e-mail). 

Dit scherm bevat meerdere instellingen die van boven naar beneden onder te verdelen zijn in interval, opties en herinneringen.

Interval

In het bovenste gedeelte kan er voor een interval gekozen worden voor het versturen van de takenmail.

Zoals het screenshot is ingesteld, is het meest voorkomend. Dit houdt in dat wekelijks om 08:00 op werkdagen een takenmail wordt gestuurd.

Als hier meer tijden worden ingevoerd, dan wordt de takenmail vaker gestuurd per dag.

Opties

E-mail: alleen wijzigingen gedurende de dag versturen
Dit houdt in dat, indien meerdere tijden zijn ingevoerd, alleen een volledige takenmail op het 1e tijdstip wordt gestuurd. De volgende takenmails bevatten alleen gewijzigde taken vanaf het vorige moment.

E-mail: door anderen te behandelen taken
Dit houdt in dat een gebruiker ook een takenmail krijgt voor de gebruikers waar diegene manager van is. 

Herinneringen

Indien de herinneringen worden ingeschakeld, dan wordt er een extra takenmail gestuurd naar de gebruikers met taken die voldoen aan de opgegeven criteria.

Oude configuratie mailserver instellingen

Ga binnen in Elvy naar het menu ElvyWeb - Instellingen. Hier vind je het volgende scherm op tabblad Algemeen:

De volgende instellingen dien je aan te passen naar jouw eigen omgeving: