Opvolger instellen als een medewerker uit dienst gaat

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Wanneer een medewerker uit dienst gaat, kun je in Elvy heel eenvoudig een opvolger instellen. Het maakt niet uit of de medewerker als fiatteur in Elvy werkte, als boeker, of af en toe een vraag heeft beantwoord.

Wanneer de gebruiker nog niet aanwezig is als ElvyWeb Medewerker, maak deze dan eerst aan. Zie ook: Hoe kan ik een fiatteur aanmaken?

Taken overnemen als 'manager van' 

Om de medewerker toegang te geven tot de historie en lopende taken van diens voorganger, stel je diegene in als 'manager van' de medewerker die uit dienst is gegaan.

Zie ook: Hoe kan ik een taak overnemen van een collega?

Als 'manager van' taken opzoeken en ontvangen per e-mail

Het is standaard niet mogelijk om als manager van een medewerker in diens historie te zoeken. Dit kun je instellen via Elvy, door naar het menu ElvyWeb › Instellingen te gaan. Open het tabblad Geavanceerd.

Kruis hier de optie, 'Zoeken in taken medewerker door manager' aan:

Ga vervolgens naar het tabblad Takenoverzicht (e-mail).

Kruis hier de optie, 'E-mail: Door anderen te behandelen taken' aan:

Kies daarna voor Bewaren.

Registers aanpassen of toevoegen

Als degene die uit dienst gaat actief was als fiatteur of boeker, dan moet dit op een aantal plekken aangepast worden naar de opvolger.

Open het gebruikersaccount (via ElvyWeb › Medewerkers) van de medewerker die uit dienst gaat. Kijk bij het tabblad Informatie om te zien waar diegene nu actief is:

Hier zie je in welke registers de medewerker als fiatteur (Register stromingsregel) staat en waar als afkeurmanager (Register afkeurmanager).

Register stromingsregel wijzigen

Wanneer je met registers werkt op basis van filtering (waarin fiatteurs gekoppeld zijn aan bijvoorbeeld kostenplaatsen of grootboekrekeningen), dan vervang je de medewerker die uit dienst is door diens opvolger, op alle regels waar deze staat. Voor een groot register kun je deze eenvoudig exporteren naar Excel. Vervang daar het gebruikersnummer en lees het register/bestand opnieuw in.

Voor meer informatie over de mogelijkheden van registers, zie: Hoe stel ik de registers (autorisatielijst) in Elvy in?

Register afkeurmanager wijzigen

Als de medewerker die uit dienst gaat, als afkeurmanager is ingesteld, dan kun je dit per register aanpassen naar de opvolger. Alle facturen die vanaf dat moment geboekt worden, komen na afkeuring bij de nieuwe medewerker terecht. Lopende en reeds afgekeurde facturen worden aangeboden bij de medewerker die uit dienst gaat en zijn nu ook zichtbaar voor diens opvolger, omdat deze als 'manager van' is ingesteld.

Ga naar IFR - Registers, open het register en ga naar het tabblad Primaire stroming.

Wijzig hier de medewerker bij 'Afgekeurde taken verwerken':