Bij de voorbereiding op de implementatie is het handig om een overzicht te maken van de medewerkers die moeten gaan fiatteren en om de fiatteringsflow te bepalen. De consultant zal dit tijdens de implementatie gebruiken voor de configuratie van Elvy.
Fiatteren met Elvy
Fiatteren met Elvy zorgt voor efficiëntie. Altijd en overal kan digitaal gefiatteerd worden en zoekgeraakte/vergeten facturen zijn verleden tijd. Daarnaast is van elke factuur direct inzichtelijk wat de fiatteringsstatus is.
In dit artikel zetten we de mogelijkheden van fiatteren met Elvy op een rij, zodat jij je kunt voorbereiden op een juiste keuze bij de inrichting. Met de waterdichte inrichting van Elvy zorg je ervoor dat alleen facturen die door de juiste personen zijn gefiatteerd, betaald mogen worden.
Registers
Er zijn veel verschillende mogelijkheden om de fiatteringsstromen in Elvy Factuurverwerking in te regelen. Wij noemen dit registers. Je kunt de fiattering inrichten middels een:
- Persoonsregister
- Automatisch register
| Persoonsregister | Automatisch register |
|
|
Fiatteren middels een persoonsregister
Met een persoonsregister wordt de procesflow ingericht aan de hand van een persoon en de personen die aan hem/haar gekoppeld zijn. Meestal volgt dit een hiërarchische lijn. Bijvoorbeeld besteller, diens manager en tenslotte de directie. Dit type register kan aan een crediteur gekoppeld worden. Bij een persoonsregister kiest de boeker het register. Hierbij kun je kiezen om opeenvolgend of tegelijkertijd te fiatteren.
Fiatteren middels een automatisch register
Met een automatisch register wordt de procesflow ingericht aan de hand van de boekingsgegevens. Hierbij valt te denken aan de grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager, projectleider (vanuit de financiële software) etc. Ook bedragen kunnen worden meegenomen om te bepalen wie er (extra) moet fiatteren. Ook bij een automatisch register is het mogelijk om opeenvolgend of tegelijkertijd te fiatteren.
De boeker hoeft zich bij deze manier van fiatteren geen zorgen te maken of de juiste personen de factuur ter fiattering krijgen aangeboden. Elvy regelt dit automatisch aan de hand van de codering van de factuur. Dit type register kan eventueel gecombineerd worden met persoonsregisters wanneer optimale flexibiliteit gewenst is.
Het fiatteren middels een automatisch register kan op meerdere criteria ingesteld worden.
Elvy App en online fiatteringsportaal
Fiatteren kan eenvoudig via de Elvy App of via ons online fiatteringsportaal ElvyWeb. Met de Elvy App kun je overal facturen fiatteren en heb je direct inzicht in de belangrijkste factuurgegevens. Met één druk op de knop kun je snel en makkelijk facturen goedkeuren, afkeuren en doorsturen. Je kunt notities en bijlagen terugzoeken of nieuwe notities en bijlagen toevoegen.
Contact
Je zal begrijpen dat we hier niet alle mogelijkheden kunnen tonen. Dan zal het je duizelen. Dit document is bedoeld om je een indicatie te geven van de mogelijkheden. Jouw Account Manager of Klant Succes Manager kan je hierin adviseren. Uiteraard kan je de details nader bespreken met de implementatie-consultant tijdens de inventarisatie voorafgaand aan de implementatie. Onze medewerkers hebben ruime ervaring met de inrichting van bedrijfsprocessen.