Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Om de koppeling tussen Elvy en AFAS Profit te maken, moeten een aantal onderdelen binnen Profit worden aangepast en ingesteld. Na het aanmaken van de autorisatie(s), kunnen de administraties op de gebruikelijke wijze gekoppeld worden.
In dit artikel komen de volgende onderwerpen aan bod:
Voorbereiding in AFAS Profit
E-mailserver en afzender instellen
Om te zorgen dat de activatiecode ontvangen kan worden, dient binnen AFAS de e-mailserver en afzender ingesteld te worden. Dit kunt u binnen AFAS zelf instellen door hier te klikken.
Gaat dit om een Small Business omgeving klik dan hier.
Systeemgebruiker aanmaken in Profit
In Profit moet de gebruiker over voldoende rechten beschikken voor het aanmaken van autorisaties in de autorisatie-tool en het aanmaken van Get Connectoren. Dit heeft de reden omdat voor de connectie tussen Profit en Elvy een vaste Connector User wordt gebruikt.
Als u nog geen systeemgebruiker heeft met voldoende rechten kunt u deze als volgt aanmaken.
Open AFAS Profit. Ga in het menu naar Algemeen > Beheer > Autorisatietool > Gebruiker en selecteer Nieuwe systeemgebruiker.
Vul de gegevens in voor de Connector User zoals in het voorbeeld hieronder. Vul een e-mailadres in waarnaar de authenticatie-code gestuurd mag worden voor de connectie met Elvy.
Gebruik voor de gebruikersnaam het contractnummer van AFAS + gebruikersnaam.
Zet het vinkje voor ‘Geblokkeerd’ uit.
Selecteer Volgende.
Zet in het volgende scherm het vinkje aan voor Connector en Commandine, zodat de gebruiker na het autoriseren verbinding heeft met Elvy.
Zet het vinkje voor 'Profit Windows' aan als een gebruiker van buitenaf wilt kunnen inloggen. Houd er wel rekening mee dat dit als een extra gebruiker in uw licentie gerekend wordt.
Zet het vinkje voor 'Profit Windows' uit als alleen de systeemgebruiker toegang heeft. Dit heeft geen gevolgen voor uw Elvy licentie.
Selecteer Volgende.
U kunt in het volgende scherm de optie om een rol toe te verdelen overslaan. Selecteer vervolgens op Voltooien om de gebruiker definitief aan te maken.
Selecteer de zojuist aangemaakte gebruiker in de autorisatietool en ga naar het tabblad ‘Menu’. Selecteer hier vervolgens Algemeen om alle opties voor de gebruiker aan te zetten.
Ga vervolgens naar het tabblad ‘Autorisatie’, ga naar ‘Extra’ en selecteer Toekennen alle rechten. Druk vervolgens op Ja.
U moet per gebruiker instellen of de factuurbijlage bij de boeking in AFAS Profit zichtbaar is. U gaat weer naar het tabblad 'Autorisatie' en open de map Financieel. Vervolgens opent u de map Boeken > Financiële mutaties > Acties.
Als u bij het item Open bijlage een groen vinkje ziet, dan is de factuurbijlage voor deze gebruiker zichtbaar. Bij een rood kruisje is de factuurbijlage niet zichtbaar.
Nadat u alle opties heeft ingesteld, kunt u op het kruisje drukken van dit autorisatiescherm.
Selecteer ‘Ja’ om de omgeving opnieuw te openen.
Get Connectoren aanmaken
Voor het aanmaken van Get Connectoren moet u ze eerst downloaden op deze website. Download de Elvy Get Connectoren AFAS met de meest recente datum.
Sla de Get Connectoren op, op uw Bureaublad. Pak het Zip-bestand uit en knip het hele bestand naar uw lokale schijf. Op deze manier zijn de Get Connectoren direct zichtbaar als u ze gaat importeren in uw AFAS Cloud omgeving.
Get Connectoren importeren
Vervolgens kunnen de Get Connectoren in AFAS Profit geïmporteerd worden.
De Get Connectoren moeten per omgeving worden geïmporteerd.
Ga in het menu van AFAS Profit naar Algemeen > Uitvoer > Beheer > GetConnector.
Druk vervolgens op Importeren.
Druk op Map en blader naar de eerder aangemaakte map, waarin de Get Connectoren staan. Druk op OK en daarna op Voltooien.
Indien een onderdeel binnen AFAS Profit niet aanwezig is (zoals Verbijzonderingstoewijzing), dan kan in onderstaande resultaat een rood kruis voor verschijnen. Dit heeft geen invloed op de verdere werking van Elvy.
Druk op Voltooien om de import af te ronden.
App Connector aanmaken
Nu de Get Connectoren geïmporteerd zijn kan de App Connector aangemaakt worden.
De App Connector moet per omgeving worden aangemaakt.
Ga in het menu van AFAS Profit naar Algemeen > Beheer > App Connector.
Druk op Nieuw.
Vul een duidelijke naam in bij Omschrijving. Selecteer bij Gebruikersgroep ‘Iedereen’. Druk op Voltooien.
Zodra de Connector is aangemaakt, wordt deze geopend. Vervolgens komt u in het tabblad Algemeen. Hier zet u het vinkje voor Geblokkeerd uit. Zodra u dit gedaan heeft verschijnt de Omgevingssleutel welke u later moet gebruiken om een connectie met Elvy te kunnen maken.
Ga nu naar het tabblad GetConnectoren. Druk op Nieuw. Typ onder Definitie ‘Elvy’ en druk op Enter. Selecteer alle beschikbare GetConnectoren.
Druk op Voltooien.
Ga naar het tabblad UpdateConnectoren. Selecteer Nieuw en selecteer in het overzicht de items:
- Dossier: voor het tonen van de factuur als bijlage in Profit
- Financiële factuur: voor het blokkeren van een factuur
- Financiële mutatie: voor het aanpassen van een factuur in ElvyWeb
- Inkooprelatie organisatie: voor het bijwerken van crediteuren
- Verkooprelatie organisatie: voor het bijwerken van debiteuren
De items ‘Financiële factuur’ en ‘Financiële mutatie’ zijn van toepassing voor gebruikers van ElvyWeb oftewel Elvy Inkomend Factuurregister. Echter, werkt u nu alleen met Elvy DS maar gaat u wellicht in de toekomst werken met Elvy IFR dan hoeft u t.z.t. niet per omgeving deze items apart te selecteren aangezien u dat al heeft gedaan. Dit scheelt u in de toekomst een hoop werk.
Druk op Voltooien.
Ga naar het tabblad Connectoren. Selecteer Nieuw en selecteer in het overzicht de items:
- GetWorkflowdata
- GetXMLSchema
Druk op Voltooien.
Dossieritems instellen
Om een document te koppelen aan een boeking, wordt gebruikgemaakt van een dossieritem. Deze zijn in AFAS te beheren via het menu CRM › Dossier › Inrichting › Type dossieritem.
Inkoopfacturen
Hiervoor wordt dossieritem -5 Inkoopfactuur (Profit) gebruikt. Onder het tabblad 'Instellingen' moet de optie ‘Kenmerken gebruiken’ uitgeschakeld zijn.
Verkoopfacturen
Hiervoor wordt dossieritem 3 Uitgaande post gebruikt. Onder het tabblad 'Instellingen' moet de optie ‘Kenmerken gebruiken’ uitgeschakeld zijn. Daarnaast moeten onder het tabblad 'Bestemming' de bestemmingen ‘Verkooprelatie’ en ‘Verkooprelatie + verkoopfactuur’ worden ingesteld op Een van deze verplicht.
Voor het aanmaken van dossieritems verwijzen wij u door naar het artikel 'Dossieritems aanmaken in AFAS Profit'.
Voorbereiding in Elvy
Authenticatie in Elvy aanmaken
Om de koppeling met AFAS Profit Online te maken, is de gebruikersnaam binnen AFAS nodig.
De authenticatie in Elvy moet per omgeving worden aangemaakt in Elvy.
Voor de authenticatie in Elvy moet u de API Key en Key Environment in Elvy invullen, wat gelijk staat aan de API-sleutel en Omgevingssleutel welke we zojuist in Profit hebben aangemaakt.
Open Elvy Document Scanning. U gaat naar het menu Instellingen > Instellingen en selecteert het tabblad Authenticatie. U drukt vervolgens op ‘Toevoegen’.
Vul een duidelijke omschrijving in.
Gebruik voor de omschrijving ‘Afas Online + omgevingsnummer van Profit’ zoals in het voorbeeld hierboven.
Vul bij Gebruikersnaam de zojuist aangemaakte gebruikersnaam uit AFAS Profit in. Selecteer bij Domein de optie ‘AFAS Cloud (deelnemersnummers)’.
Vul bij Contract het omgevingsnummer in.
U kopieert vervolgens de API-sleutel en Omgevingssleutel vanuit AFAS Profit en plakt deze bij API Key en Key Environment in Elvy.
Werk voor het kopiëren en plakken van de API-sleutel en Omgevingssleutel met twee beeldschermen.
Druk nu op ‘Vraag ‘Activatie Code’ aan en ontvang deze via de e-mail’. AFAS verstuurt nu een code naar het e-mailadres wat gekoppeld is aan het account die is ingevuld bij de Connector User.
U krijgt vervolgens een e-mail zoals onderstaand voorbeeld:
Kijk in uw Spam/Ongewenst map of de e-mail daar is terecht gekomen als u de e-mail niet direct in uw e-mailbox ziet verschijnen.
Plak de code in het veld Activatie Code en druk op Bewaren. Selecteer Ja om het autorisatieproces te starten.
Selecteer vervolgens OK om de autorisatie succesvol af te ronden.
Administraties koppelen Elvy Hosted
Indien je voor ElvyHosted een administratie wilt koppelen, ga dan verder volgens de handleiding:
Hoe maak ik een nieuwe administratie aan op ElvyHosted?