ElvyWeb maakt gebruik van Microsoft SQL Server als database platform. In de database worden alle gegevens bijgehouden omtrent het fiatteren van inkoopfacturen, het aanvragen en goedkeuren van declaraties en alle verplichtingen informatie. Veel klanten kiezen er samen met de implementatie partner voor om de kosteloze versie van Microsoft SQL Server te installeren, de zogenaamde Express Editie.
Wij willen u erop wijzen dat de Express Editie weliswaar kosteloos is, maar dat er in tegenstelling tot de andere beschikbare edities van Microsoft SQL Server een aantal beperkingen van kracht zijn:
- Maximale grootte van de database: De Express Editie van Microsoft SQL Server kent een maximale database grootte van 10GB vanaf versie 2008 R2; oudere versies hebben een maximale grootte van 5GB. Dit betekent dat, wanneer u veel documenten verwerkt met Elvy, het voor kan komen dat de door Microsoft beperkte database ruimte op een gegeven moment volledig in gebruik is, waardoor Microsoft SQL Server stopt met het accepteren van nieuwe gegevens. Het database platform zal dan niet meer toestaan dat er nieuwe gegevens worden toegevoegd aan de database.
- Maximaal geheugen gebruik: Er zal door de Express Editie van Microsoft SQL Server maximaal 1GB aan werkgeheugen worden gebruikt. Dit kan voor performanceproblemen zorgen wanneer er met veel gebruikers tegelijkertijd bewerkingen worden uitgevoerd binnen ElvyWEB.
- Maximaal aantal processoren: Er zal maximaal 1 processor worden aangesproken door de Express Editie van Microsoft SQL Server. Dit kan voor performanceproblemen zorgen wanneer er met veel gebruikers tegelijkertijd bewerkingen worden uitgevoerd binnen ElvyWeb.
Voor een volledig overzicht van de beperkingen van de Express Editie van Microsoft SQL Server verwijzen u door naar het Wikipedia-artikel over SQL Server Express. Hier staat volledig beschreven welke verschillen er bestaan tussen de Express Editie en overige edities van Microsoft SQL Server.
Elvy wil benadrukken dat het gebruik van de Express Editie van Microsoft SQL Server is toegestaan en wordt ondersteund. Het is echter aan te raden om samen met uw implementatie partner vooraf een inschatting te maken van de te verwachten toestroom van data, om zo een weloverwogen keuze te kunnen maken bij het bepalen van de te gebruiken editie van Microsoft SQL Server.
Het is tevens altijd mogelijk om een upgrade uit te voeren van de Express Editie naar een andere editie van Microsoft SQL Server, zodat, wanneer u tegen de beperkingen van de Express Editie aanloopt, u alsnog kunt opschalen naar een volgende editie van Microsoft SQL Server.
Wanneer u gebruik gaat maken van de Express Editie raden wij aan om de zogenaamde ‘Express edition with Advanced Services’ te installeren. Hierdoor heeft u ook direct de beschikking over alle beheersapplicaties die Microsoft meelevert. Voor meer informatie kunt u het artikel over ‘SQL Server Express with Advanced Services’ raadplegen op de Microsoft-website.
Elvy adviseert tevens om periodiek de beschikbare vrije ruimte te controleren binnen de beheers applicaties van Microsoft SQL Server. Op deze manier kunt u tijdig signaleren hoeveel ruimte de database nog beschikbaar heeft.