Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Het is mogelijk om facturen die op 1 e-mailadres binnenkomen in Elvy te scheiden voor inkoop en verkoop. Dit kan door gebruik te maken van de functie Automatische verkoopfactuurherkenning onder de serviceregel.
Configuratie
Ga in Elvy naar Instellingen - Instellingen - Tabblad serviceregels.
Open de serviceregel die aangepast moet worden en ga naar tabblad Doelmappen:
Hierin is nu 1 doelmap gespecificeerd voor alle binnenkomende documenten. We gaan hiervoor een 2e toevoegen door op de knop Toevoegen te klikken:
In de Doelmap zelf staan 3 velden:
- Filter
Hierin kan een waarde opgegeven worden waarop de binnengekomen documenten worden gecontroleerd. In dit voorbeeld wordt gebruik gemaakt van het KVK nummer dat op de verkoopfacturen staat van deze administratie.
- Omschrijving
Geef een duidelijke omschrijving waarvoor deze doelmap is bedoelt.
- Doelmap
Geef aan waar deze documenten terecht moeten komen. In dit voorbeeld gaat het om verkoopfacturen die we in een submap onder de algemene doelmap willen plaatsen. Daarom gebruiken we die map + \Verkoop
Wanneer er is gekozen voor een filter moet dit automatisch volledig correct herkent worden door de OCR van Elvy. Indien dit niet kan door bijvoorbeeld de kwaliteit van de facturen, dan zal deze niet mee gaan naar de juiste map.
Het resultaat na bewaren ziet er als volgt uit:
Er staan nu 2 doelmappen, waarvan 1 documenten filtert op specifieke tekst en de andere regel krijg de rest van de documenten.
Werking onder digitaliseren
Open Digitaliseren en kies voor het Auto tabblad.
Kies voor de verrekijker naast de administratienaam om de administratie op te zoeken:
In het volgende scherm kan de administratie opgezocht worden:
Hierin is direct te zien waarvoor er documenten beschikbaar zijn gekomen, namelijk 1 pagina voor de hoofd map en 2 pagina's voor de submap (Verkoop).
De hoofdmap kan ingeladen worden met de linkermuisknop
Een submap kan ingeladen worden met rechtermuisknop:
Dan verschijnt er namelijk een extra pop-up met de beschikbare mappen.
De via submap ingeladen facturen, voor bijvoorbeeld verkoopfacturen, worden niet gekoppeld aan het juiste dagboek. Dit moet de gebruiker altijd zelf aanpassen voordat de facturen geboekt worden.
Indien je werkt op onze Elvy Hosted omgeving, dan kunt je dit zelf niet aanpassen.
Geef bij support@elvy.nl aan voor welk e-mailadres je welke waarde wilt laten filteren.
Toepassing
In bovenstaand voorbeeld is deze functionaliteit gebruikt voor het scheiden van de verkoopfacturen. Deze functionaliteit kan ook gebruikt worden om andere bepaalde documenten te 'filteren' en in submappen te plaatsen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan pakbonnen.