Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf versie 1.2204 Welke versie heb ik?
Inleiding
In de praktijk komt het meer dan eens voor dat de inkoopfactuur eerder binnenkomt dan de ontvangst van de geleverde goederen geregistreerd wordt. Wanneer je de factuur afstemt aan de ontvangst, moet er gewacht worden met het boeken van de factuur tot de ontvangst binnen is. Met deze functionaliteit wordt gecheckt of de ontvangsten inmiddels geregistreerd zijn welke gematcht kunnen worden aan de bijbehorende inkoopfactuur.
Werking
In het bestellingen venster waar de afstemming tussen factuur en ontvangst gedaan kan worden, is een knop toegevoegd, genaamd 'Inkoopfactuur - nog af te stemmen'. Met deze knop kun je aangeven dat de factuur die je voor je ziet op dit moment nog niet afgestemd kan worden omdat de ontvangst nog niet binnen is.
Wanneer je op deze knop klikt, zal een scherm geopend worden met het order nummer die bij de factuur hoort. Mochten er meerdere ordernummers op staan, kunnen er meerdere ordernummers toegevoegd worden. Ook kan het ordernummer aangepast worden indien nodig. Wanneer de instellingen met betrekking tot de bestelnummerfiltering goed staat ingesteld, heb je hier het minste werk aan. Zie hiervoor het artikel 'Hoe kan ik een factuur matchen met een bestelling of ontvangst?'
Wanneer op 'Bewaren' geklikt wordt, zal de factuur in de Store opgeslagen worden onder een apart tabblad genaamd 'Inkooporders'. Hier kun je de opgeslagen facturen terugvinden waar nog geen ontvangst van geregistreerd is. De factuur wordt met een preview getoond zodat je direct een check kunt doen.
Ieder uur voert Elvy een check uit of er ontvangsten geregistreerd zijn voor de facturen die in de wachtrij staan. Indien een ontvangst geregistreerd is bij een factuur die in de wachtrij staat, dan zal het volgende scherm verschijnen wanneer op de knop 'Documenten laden' geklikt wordt:
Vanuit dit venster kan de bijbehorende factuur teruggeplaatst worden middels de knop 'Terugplaatsen', zodat je de factuur nu aan de ontvangst af kan stemmen.