Administratie koppelen

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Introductie

Binnen Elvy is het mogelijk om extra administraties te koppelen. Vanwege de vele opties en koppelingen is hier geen vaste manier voor. Dit is afhankelijk van verschillende factoren. 

In dit artikel wordt alleen de basis beschreven met als resultaat een administratie waarmee geboekt kan worden. 

Administratie

Ga in Elvy naar Instellingen - Instellingen - Tabblad Administratie

Dubbelklik een lege regel:

In dit scherm wordt de koppeling gelegd met het financiële pakket. Het makkelijkste hierin is om de vorig gekoppelde administratie regel te openen. Neem hieruit alle instellingen over behalve de administratiecode. Deze is natuurlijk voor iedere administratieregel anders.

Als de velden ingevuld zijn kan er gekozen worden voor Databases. Wanneer de correcte velden ingevoerd zijn, wordt daarna een extra tabblad Databases geopend:

Dubbel klik hier op de gewenste administratie om deze te koppelen op de regel.

Indien administratie gevonden en gekoppeld, ga dan naar het tabblad Scanner instellingen:

Op dit tabblad moeten de volgende velden minimaal gevuld zijn:

• Vaste bestandslocatie gebruiken
  Zet deze aan om een knop voor documenten laden beschikbaar te maken bij de administratie
• Bestandslocatie
  Vul hier het pad in waarde voorbehandelde bestanden terecht komen. Dit moet een locatie zijn die vanaf iedere werkplek/server te benaderen is. Meestal wordt een bepaalde bestandsstructuur gebruikt, kijk hiervoor dan ook hoe bestaande administratie zijn aangekoppeld.

Serviceregel

Ga in Elvy naar Instellingen - Instellingen - Tabblad Serviceregel

Kies hier voor Toevoegen:

Het volgende scherm wordt getoond:

In dit scherm moeten minimaal de volgende punten ingevuld zijn:

• Omschrijving
  Geef een duidelijk omschrijving voor deze serviceregel
• Bronmap
  Dit pad moet een lokaal pad op de server zijn waarop de ElvyService actief is. Neem hiervoor de bestandsstructuur over van een bestaande serviceregel. In deze map kunnen de bestanden worden geplaatst die verwerkt moeten worden. Hierin worden ook tijdelijk de uit de mailbox gelezen bestanden geplaatst. 
• Verwerkingsprofiel
  Kies een van volgende profielen:
  • OCR - Documenten via bestandslocatie
    Voor handmatig plaatsen van bestanden in de bronmap
  • OCR - Documenten via E-mail
    Voor het uitlezen van een mailbox. Om de mailbox te koppelen, zie: Hoe laat ik Elvy een mailbox uitlezen?

Ga naar het tabblad Doelmappen:

Standaard is er reeds 1 regel aangemaakt, hier moet alleen nog een pad gevuld worden. Dit kan door deze te dubbelklikken of te kiezen voor Wijzigen:

Vul bij het veld Doelmap het pad in waar Elvy de voorbehandelde facturen moet plaatsen, zodat deze door de gebruiker geboekt kunnen worden. Dit pad moet een lokaal pad op de server zijn waarop de ElvyService actief is.