Administratie koppelen

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Alle koppelingen (op eigen server)

Introductie

Binnen Elvy is het mogelijk om extra administraties te koppelen. Vanwege de vele opties en koppelingen is hier geen vaste manier voor. Dit is afhankelijk van verschillende factoren. 

In dit artikel wordt alleen de basis beschreven met als resultaat een administratie waarmee geboekt kan worden. 

ElvyHosted
Voor ElvyHosted is een losse handleiding, zie: Hoe maak ik een nieuwe administratie aan op Elvy Hosted?

Administratie

In dit voorbeeld voor de administratie wordt gebruik gemaakt van een koppeling met Exact Globe. Hierbij wordt geen gebruikt gemaakt van koppeling specifieke velden, waardoor deze voor iedere koppeling te gebruiken zou moeten zijn.

Ga in Elvy naar Instellingen - Instellingen - Tabblad Administratie

Dubbelklik een lege regel:
mceclip0.png

In dit scherm wordt de koppeling gelegd met het financiële pakket. Het makkelijkste hierin is om de vorig gekoppelde administratie regel te openen. Neem hieruit alle instellingen over behalve de administratiecode. Deze is natuurlijk voor iedere administratieregel anders.

Hoe de connectie gemaakt kan worden met andere financiële koppelingen kan je vinden in het artikel: Hoe maak ik connectie met een financiële koppeling?

Als de velden ingevuld zijn kan er gekozen worden voor Databases. Wanneer de correcte velden ingevoerd zijn, wordt daarna een extra tabblad Databases geopend:
mceclip3.png

Dubbel klik hier op de gewenste administratie om deze te koppelen op de regel.

Administratie niet beschikbaar:
Wanneer de gewenste administratie niet beschikbaar is, controleer dan als eerst de ingevoerde velden op het 1e tabblad met een werkende administratie. Indien dit correct is overgenomen, raadpleeg dan de systeembeheerder.

Indien administratie gevonden en gekoppeld, ga dan naar het tabblad Scanner instellingen:

mceclip2.png

Op dit tabblad moeten de volgende velden minimaal gevuld zijn:

  • Vaste bestandslocatie gebruiken
    Zet deze aan om een knop voor documenten laden beschikbaar te maken bij de administratie
  • Bestandslocatie
    Vul hier het pad in waarde voorbehandelde bestanden terecht komen. Dit moet een locatie zijn die vanaf iedere werkplek/server te benaderen is. Meestal wordt een bepaalde bestandsstructuur gebruikt, kijk hiervoor dan ook hoe bestaande administratie zijn aangekoppeld.

Serviceregel

Ga in Elvy naar Instellingen - Instellingen - Tabblad Serviceregel

Kies hier voor Toevoegen:
mceclip4.png

Het volgende scherm wordt getoond:
mceclip6.png

In dit scherm moeten minimaal de volgende punten ingevuld zijn:

  • Omschrijving
    Geef een duidelijk omschrijving voor deze serviceregel
  • Bronmap
    Dit pad moet een lokaal pad op de server zijn waarop de ElvyService actief is. Neem hiervoor de bestandsstructuur over van een bestaande serviceregel. In deze map kunnen de bestanden worden geplaatst die verwerkt moeten worden. Hierin worden ook tijdelijk de uit de mailbox gelezen bestanden geplaatst. 
  • Verwerkingsprofiel
    Kies een van volgende profielen:
    • OCR - Documenten via bestandslocatie
      Voor handmatig plaatsen van bestanden in de bronmap
    • OCR - Documenten via E-mail
      Voor het uitlezen van een mailbox. Om de mailbox te koppelen, zie: Hoe laat ik Elvy een mailbox uitlezen?

Ga naar het tabblad Doelmappen:
mceclip7.png

Standaard is er reeds 1 regel aangemaakt, hier moet alleen nog een pad gevuld worden. Dit kan door deze te dubbelklikken of te kiezen voor Wijzigen:
mceclip8.png

Vul bij het veld Doelmap het pad in waar Elvy de voorbehandelde facturen moet plaatsen, zodat deze door de gebruiker geboekt kunnen worden. Dit pad moet een lokaal pad op de server zijn waarop de ElvyService actief is.

Let op:
De locatie van dit pad moet overeenkomen met het pad wat is ingevoerd bij de bestandslocatie in de administratieregel. Hierbij mag de serviceregel doelmap een lokaal pad zijn op de ElvyServer en de bestandslocatie bij de administratie een verwijzing naar deze gedeelde map.

 

 

Was dit artikel nuttig?

Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen (0 opmerkingen)

Artikel is gesloten voor opmerkingen.