Nog te verwerken documenten automatisch opslaan bij het afsluiten van Elvy

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Inleiding

Het is mogelijk om Elvy zo in te stellen dat wanneer bij een gebruiker nog niet verwerkte documenten staan, deze automatisch opgeslagen worden zodat deze later door dezelfde of een andere gebruiker kunnen worden geladen om te verwerken.

Configuratie

Onder de menu optie 'Instellingen - Instellingen' kun je in het tabblad 'Algemeen' bij de optie 'Documenten opslaan bij afsluiten' een van de volgende opties selecteren:

• Vragen tijdens afsluiten: Tijdens het afsluiten van Elvy wordt de vraag gesteld of de documenten opgeslagen moeten worden. Deze optie is standaard geselecteerd.
• Altijd automatisch opslaan: Documenten worden bij het afsluiten van Elvy altijd opgeslagen.
• Nooit automatisch opslaan: Documenten worden bij het afsluiten van Elvy niet opgeslagen. De documenten blijven dan alleen beschikbaar voor de gebruiker die de documenten heeft ingeladen.

Werking

Wanneer je bij het verwerken van inkoopfacturen documenten hebt staan die nog niet zijn verwerkt, dan krijg je wanneer je de optie 'Vragen tijdens afsluiten' hebt geselecteerd de vraag of je de documenten wilt opslaan:

Kies voor 'Ja' om de documenten op te slaan of voor 'Nee' om de documenten onder je eigen gebruiker te laten staan.

Als je de optie 'Altijd automatisch opslaan' hebt geselecteerd worden de documenten altijd automatisch opgeslagen. Indien je 'Nooit automatisch opslaan' hebt geselecteerd blijven de documenten altijd beschikbaar onder de gebruiker die ze heeft ingelezen.

Als een gebruiker op een later tijdstip documenten gaat laden, toont Elvy een scherm waarin de documenten kunnen worden gekozen die automatisch zijn opgeslagen:

In het scherm 'Automatisch opgeslagen documenten laden' is te zien welke documenten er automatisch zijn opgeslagen. Deze documenten kunnen worden ingelezen om te verwerken. 

Vink de sets aan die teruggelezen moeten worden en kies voor 'Selecteer'. De documenten komen nu beschikbaar om te verwerken:

Tevens worden alle nieuwe documenten die voor de betreffende administratie aan zijn geleverd beschikbaar om te verwerken.