Inleiding
Inkoopfacturen kunnen met de ECI Inventive koppeling automatisch verwerkt worden. Waar Elvy volledig alle boekingsgegevens van de factuur herkent, kunnen direct geboekt worden in de financiële applicatie. Dit zorgt ervoor dat je nog sneller je inkoopfacturen kunt verwerken.
Configuratie
Voordat deze functionaliteit actief is, dien je de instelling te activeren. Dit doe je onder het tabblad 'Geavanceerd' in de instellingen. Daarnaast kan er op administratie-niveau worden bepaald of deze algemene instelling gevolgd wordt, of dat er op een bepaalde administratie een uitzondering moet worden gemaakt.
Geavanceerde instelling
Ga voor de algemene instelling naar Instellingen - Instellingen - tabblad Geavanceerd. Hier vind je de optie: Automatische afhandelen boeking. Deze heeft standaard de waarde: 'Automatisch'.
Wat doen de verschillende opties:
- Automatisch: Op basis van de administratie-instelling wordt geselecteerd of de facturen direct doorgeboekt kunnen worden.
- Ja: Het automatisch boeken scherm is ingeschakeld.
- Nee: Automatisch boeken is uitgeschakeld.
Administratie instelling
Per administratie kan je instellen of de globale instelling gevolgd moet worden, of dat deze een eigen afwijkende instelling heeft.
Ga naar Instellingen - Instellingen - Tabblad van de financiële koppeling. Open de gewenste administratie en ga naar tabblad Elvy Instellingen.
Hier vind je de optie: Automatische afhandelen boeking. Deze heeft standaard de waarde: 'Automatisch'.
Wat doen de verschillende opties:
- (Globale instelling gebruiken): Op basis van de geavanceerde instelling wordt geselecteerd of ze direct doorgeboekt kunnen worden. Indien in het tabblad 'Geavanceerd' ook automatisch staat ingesteld, is de functionaliteit niet ingeschakeld en wordt automatisch doorboeken niet toegepast.
- Ja: Het automatisch boeken is ingeschakeld voor deze administratie.
- Nee: Automatisch boeken is uitgeschakeld voor deze administratie.
Achtergrondproces
Wanneer de optie 'Automatische afhandelen boeking' is ingeschakeld, worden de voorbehandelde facturen op de achtergrond klaargezet voor automatische verwerking door de ElvyService. Elvy zal op de achtergrond de herkende gegevens op de factuur naast de stamgegevens leggen en indien mogelijk een compleet boekingsvoorstel opslaan.
Werking
Wanneer je de knop Digitaliseren aanklikt, verschijnt er eerst een pop-up scherm met daarin de facturen die automatisch geboekt kunnen worden. Daar kan je een selectie maken, en met de knop 'Verwerk' worden deze geboekt in de administratie.
Wanneer boekingen niet automatisch geboekt mogen worden, kun je deze selecteren en kiezen voor 'Afwijzen', waarna ze alsnog achteraan de rij documenten ingeladen worden om handmatig te kunnen verwerken.
Het scherm Automatisch inboeken kan opnieuw opgeroepen worden door het digitaliseren scherm te sluiten en daarna opnieuw te openen.
Direct doorboeken via de serviceverwerking
De facturen welke altijd correct herkend worden met het juiste factuurnummer, factuurdatum en bedrag kunnen voortaan ook automatisch via de serviceverwerking verwerkt worden naar ECI Inventive.
Via de crediteurvoorkeuren in het Digitaliseren scherm kan aangevinkt worden dat de factuur van de betreffende crediteur voortaan direct via de service verwerkt mag worden. De factuur zal dan niet meer door Elvy klaar gezet worden in het eerder aangegeven pop-up scherm, maar op de achtergrond als boeking worden doorgezet. De boeking zal daarbij in Inventive klaar komen te staan onder E-inkoopfactuur naar inkoopfactuur. Vanuit dit voorportaal kan de boeking naar het inkoopboek doorgezet worden.
Elvision
Bovenstaande functionaliteit wordt ook ingeschakeld indien met Elvision wordt gewerkt voor het uitlezen van de regels op de factuur. Hierbij zal onder het tabblad Elvision van de crediteurvoorkeuren aangegeven worden hoe de factuur via Elvision verwerkt moet worden. Middels deze instellingen kan Elvy de facturen via de service binnen krijgen en direct de betreffende facturen naar Elvision toe sturen en weer ontvangen. Hierna zal de boeking direct aangeboden worden aan Inventive.
Binnen Inventive geeft dit de mogelijkheid om de regels van de factuur te kunnen kleurmatchen met de ontvangst van de inkooporder.
Opmerkingen (0 opmerkingen)