Beschikbaarheid
Tijdens de implementatie maakt een organisatie verschillende keuzes ten aanzien van de inrichting. Hierdoor kan het voorkomen dat niet alle functionaliteiten voor jou beschikbaar zijn of dat je meer of minder invoervelden ziet.
Bij het ophogen zal de fiatteur bepalen of er voldoende ruimte is in het budgetscenario en of de organisatie dat op deze wijze wil inzetten.
Invullen contractdetails
Ga in ElvyWeb naar Contracten
Klik op het tabblad Niet Ingediend en vervolgens op de knop Nieuw contract. Selecteer de Administratie waar het contract betrekking op heeft. In dit voorbeeld is dat Elvy.
Er verschijnen nu nieuwe panelen die je kunt invullen. Op het paneel Details Contract vul je de betreffende gegevens in:
| Veldnaam | Omschrijving |
| Administratie | Administratie waar het contract betrekking op heeft. |
| Omschrijving | Omschrijving voor jezelf en collega's, waarmee je duidelijk maakt waar het contract voor is. |
| Referentie | (Unieke) referentie. Dit kan zowel van de leverancier als van je eigen organisatie zijn. Hier maak je zelf werkafspraken over. |
| Startdatum | Datum waarop het contract ingaat. |
| Einddatum | Datum waarop het contact eindigt. |
| Verleningstermijn | Het aantal maanden dat het contract wordt verlengd (geprolongeerd) als je geen actie onderneemt. |
| Automatisch verlengen | Als je met de leverancier hebt afgesproken dat het contract automatisch met de huidige doorlooptijd wordt verlengd (geprolongeerd), dan geef je dat aan met het vinkje. |
| Notificatietermijn | Het moment dat de aanmaker van het contract een notificatie ontvangt om te bepalen of het contract wel of niet verlengd (geprolongeerd) moet worden. Dit is altijd eerder dan de opzegging, zodat de medewerker de tijd heeft om dit af te stemmen. |
| Opzegtermijn | Aantal maanden voor de einddatum dat het contract opgezegd moet worden. |
| Partij | Naam van de leverancier/contract. Hier is een koppeling met de stamgegevens uit het financieel systeem. |
| Primaire bijlage | Hier kun je het contract koppelen. |
Bijlage koppelen
Op het paneel Details Contract heb je onderaan de mogelijkheid om het contract te koppelen. Klik hiervoor op het icoon:
Er verschijnt een nieuw paneel Nieuw document toevoegen. Klik hier op Bestand kiezen. Scroll in je browser naar het document dat je wilt koppelen en klik op Open.
Financiële gegevens vastleggen
Op het paneel Contract kun je de financiële consequenties van het contract vastleggen.
| Veldnaam | Omschrijving | Voorbeeld |
| Periode | Periode waarin het contact valt indien van toepassing. Loopt een contract over meerdere periodes, dan kun je ervoor kiezen de periode hier leeg te laten. | n.v.t. |
| Jaar | Jaar/jaren waarop het contact betrekking heeft. | 2022 - 2022 |
| Kostenplaats | Kostenplaats waarop de kosten gaan drukken. | FIN ADM - Financiële administratie |
| Grootboekrekening | Grootboekrekening waarop de kosten gaan drukken. | 4610 - Kosten software (licenties) |
| Omschrijving | Omschrijving van de kosten. | Elvy FV + CR |
| Aantal* | Aantal items. | 1 |
| Bedrag | Contract/regelbedrag. | 2.392,00 |
| Totaal | Product van aantal en bedrag. | 2.392,00 |
Achter de regel zie je vier knoppen:
Toevoegen om een document aan deze regel toe te kunnen voegen.
Regel splitsen om de regel te splitsen over de verschillende Perioden. De regel wordt gesplitst over het Aantal dat is ingegeven op de regel. Het Bedrag wordt gedupliceerd.
Regel dupliceren maakt een identieke extra regel aan.
Verwijderen zorgt ervoor dat de regel wordt verwijderd.
Indienen
Via de knop Indienen, op het paneel Acties, kun je het contract ter fiattering aanbieden.
- Op het paneel Acties heb je de volgende knoppen:
- Terug - naar takenlijst.
- Bewaren - tussentijds opslaan. Je vind het contract later terug op het tabblad Niet ingediend.
- Verwijderen - contract verwijderen. Er komt eerst nog een melding of je zeker weet dat je het contract wilt verwijderen.
- Indienen - je contractaanvraag ter goedkeuring (fiattering) aanbieden.
- Nieuw contract - Aanmaken nieuw contract.
Opmerkingen (0 opmerkingen)