Automatisch doorboeken van kostenfacturen

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf versie 1.2204 Welke versie heb ik?

Inleiding

Inkoopfacturen waar Elvy volledig alle boekingsgegevens van herkent, kunnen direct geboekt worden in de financiële applicatie. Dit zorgt ervoor dat je nog sneller je inkoopfacturen kunt verwerken.

Configuratie

Voordat deze functionaliteit actief is, dien je de instelling te activeren. Dit doe je onder het tabblad 'Geavanceerd' in de instellingen. Daarnaast kan er op administratie-niveau worden bepaald of deze algemene instelling gevolgd wordt, of dat er op een bepaalde administratie een uitzondering moet worden gemaakt. 

Geavanceerde instelling

Ga voor de algemene instelling naar Instellingen - Instellingen - tabblad Geavanceerd. Hier vind je de optie: Automatische afhandelen boeking. Deze heeft standaard de waarde: 'Automatisch'. 

Wat doen de verschillende opties:

• Automatisch: Op basis van de administratie-instelling wordt geselecteerd of de facturen direct doorgeboekt kunnen worden.
• Ja: Het automatisch boeken scherm is ingeschakeld. 
• Nee: Automatisch boeken is uitgeschakeld.

Administratie instelling

Per administratie kan je instellen of de globale instelling gevolgd moet worden, of dat deze een eigen afwijkende instelling heeft.

Ga naar Instellingen - Instellingen - Tabblad van de financiële koppeling. Open de gewenste administratie en ga naar tabblad Elvy Instellingen.

Hier vind je de optie: Automatische afhandelen boeking. Deze heeft standaard de waarde: 'Automatisch'. 

Wat doen de verschillende opties:

• (Globale instelling gebruiken): Op basis van de geavanceerde instelling wordt geselecteerd of ze direct doorgeboekt kunnen worden. Indien in  het tabblad 'Geavanceerd' ook automatisch staat ingesteld, kan de functionaliteit gebruikt worden.
• Ja: Het automatisch boeken is ingeschakeld voor deze administratie. 
• Nee: Automatisch boeken is uitgeschakeld voor deze administratie.

Achtergrondproces

Wanneer de optie 'Automatische afhandelen boeking' is ingeschakeld, worden de voorbehandelde facturen op de achtergrond klaargezet voor automatische verwerking door de ElvyService. Elvy zal op de achtergrond de herkende gegevens op de factuur naast de stamgegevens leggen en indien mogelijk een compleet boekingsvoorstel opslaan.

Werking

Wanneer je de knop Digitaliseren aanklikt, verschijnt er eerst een pop-up scherm met daarin de facturen die automatisch geboekt kunnen worden. Daar kan je een selectie maken, en met de knop 'Verwerk' worden deze geboekt in de administratie. 

Wanneer boekingen niet automatisch geboekt mogen worden, kun je deze selecteren en kiezen voor 'Afwijzen', waarna ze alsnog achteraan de rij documenten ingeladen worden om handmatig te kunnen verwerken. 

Het scherm Automatisch inboeken kan opnieuw opgeroepen worden door het digitaliseren scherm te sluiten en daarna opnieuw te openen.