Via het Document Archief (DA) kan een gebruiker een setje documenten in ElvyWeb laten opbergen door vanuit een service profiel een scanner voorblad aan te maken. Op dit voorblad staat o.a. de titel van het DA-profiel en een unieke barcode. Hieraan kan Elvy herkennen om welk verwerkingsprofiel het gaat en hoe het setje documenten behandeld moet worden om automatisch te kunnen archiveren.
Op dit voorblad kan nu een eigen instructie worden meegegeven, zodat een collega die documenten zelf wil scannen of een externe relatie (transporteur bijv.) weet hoe in welke volgorde de documenten moeten worden aangeleverd. Bijvoorbeeld: eerst het scanner voorblad, dan het primaire CRM-document en vervolgens daarna alle overige documenten. Vervolgens volgt eventueel weer een setje met een nieuw scheidingvel, etc.
Tip: verwerk indien mogelijk de documenten setje voor setje (1 setje per scan\PDF) en stel [automatisch bundelen] in; dit levert in de praktijk het beste resultaat op.
Instellen eigen tekst scanner scheidingsvel
Open Digitaliseren en ga naar het tabblad Digitaal Archief.
Rechts naast het aanvink veld naast Sheets staan 2 icoontjes: een icoon met 2 vinkjes en een notitie icoon. Met het notitie icoontje maak je straks een instructie aan voor op het voorblad. Het kan zijn dat de laatst gebruikte tekst nog wordt getoond.
Selecteer het DA-profiel waarvoor het scheidingvel is gewenst. Maak indien je het voorblad voor de automatische herkenning door Elvy Service wil gebruiken eventueel eerst een duplicaat regel aan voor het instellen van de automatische serviceverwerking.
Zie: De eerste keer afdrukken.
Selecteer het juiste DA-profiel. Klik op Wijzig (profiel) en vervolgens op het notitie icoon voor het invoeren van een tekst. Voer de gewenste tekst in.
Klik daarna op Bewaren in het dialoogscherm Instructies om de tekst op te slaan.
Klik daarna op Knop bewaren om het gewijzigde DA-profiel op te slaan.
De eerste keer afdrukken
Is er niet eerder een voorblad voor het gekozen profiel vastgelegd? Dan verschijnt eerst de onderstaande vraag:
Klik op Ja als je wil doorgaan in het proces.
Vervolgens kan er nog worden gevraagd of je voor het gekozen profiel een duplicaat regel gemaakt wil laten aanmaken. Hiermee kun je de serviceverwerking instellen in de tab NT Serviceregel van het scherm Instellingen.
Antwoord Ja indien dit nog niet is gebeurd, antwoord Nee als je uitsluitend een voorblad wil laten aanmaken.
Dit laatste doe je bijvoorbeeld:
- De eerste keer
- Als de naam van het profiel is gewijzigd
- Het originele voorblad is zoekgeraakt
- Bij wijzigingen van de instructie tekst
Zet het vinkje bij sheets om het printer icoon op te roepen.
Selecteer het juiste profiel en klik op het printer icoon.
Het document inclusief tekst verschijnt in rapport vorm op scherm. Indien de opmaak naar wens is, kun je het direct naar elke lokale, netwerk of virtuele printer afdrukken. Om de barcode goed af te drukken moet het door Elvy bijgeleverde font 128 geïnstalleerd zijn.
Tip: print het bestand naar PDF, zodat je het ook elektronisch kan bewaren en verspreiden.
Herhaald afdrukken van het voorblad
Zet het vinkje bij sheets. Selecteer het juiste profiel en klik op het printer icoon.
Het document inclusief tekst verschijnt nu direct in rapport vorm op scherm.
Druk af naar printer of PDF.
Aanpassen bestaande instructie tekst
Kies het DA-profiel, klik op Wijzigen (van het profiel) en dan op het notitie icoon.
De reeds ingestelde tekst wordt in het Instructies scherm getoond.
Pas de tekst aan, klik op bewaren en sla het profiel ook op via Bewaren links bovenin.
Test het nieuwe voorblad door het opnieuw op te roepen en af te drukken.
Werken met het scheidingsvel
Het voorblad moet (!) het eerste blad van een setje documenten zijn. Bij een batch van meerdere document setjes zal Elvy het volgende scanner voorblad zien als het begin van een nieuw setje documenten.
Tip: alhoewel ontworpen voor het automatisch verwerken via Elvy service, kan het scheidingsvel ook gebruikt worden bij het handmatig verwerken van documenten via digitaliseren met Elvy FV. Maak in dat geval het voorblad aan vanuit het handmatige profiel en gebruik dat. Of dubbelklik tijdens handmatig verwerken op het DA service profiel als het voorblad vooraan in de queue staat. Zorg er verder voor dat alle pagina's binnen 1 batch geselecteerd zijn.