Administraties in bulk koppelen

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Wanneer je een groot aantal administraties wilt koppelen in Elvy, kun je hiervoor gebruikmaken van de ‘aanmaken in bulk’ functionaliteit.

Voorbereiding

Ga via het menu naar Instellingen › Instellingen en open het derde tabblad, waar de administraties gekoppeld worden. Open de eerste administratie en ga naar het tabblad Scanner instellingen.

Gebruik bij Bestandslocatie de variabele <AdmCode> in plaats van de administratienaam. Deze variabele wordt tijdens het in bulk aanmaken, vervangen door de administratiecode.

Je kunt deze variabele ook invullen onder het tabblad Extra instellingen, bij het pad voor de facturen, wanneer je koppelt met AccountView of Unit4 Multivers.

Ga vervolgens terug naar het tabblad Standaard instellingen.

Administraties koppelen

Druk op Databases. Het tabblad Databases wordt nu geopend.

Druk op Bulk-selectie inschakelen. Je krijgt nu de melding dat je de eerdergenoemde variabele kunt gebruiken. Druk op OK.

Selecteer hier de administraties die je wilt koppelen, door op de regel te dubbelklikken of op [Enter] te drukken wanneer je op de regel staat. Zodra je klaar bent om de administraties te koppelen, druk je op In bulk aanmaken.

Je krijgt het volgende scherm te zien, waar je de volgende keuzes kunt maken:

• Aanmaken baseren op regel: Hiermee kun je het volgnummer aangeven van een reeds gekoppelde administratie, waarop je de administraties die je in bulk wilt gaan aanmaken baseert. Instellingen van de reeds gekoppelde administratie worden gebruikt als basis voor de in bulk aan te maken administraties.
• Aanmaken vanaf regel: Hiermee geef je het volgnummer aan waar Elvy moet starten met het in bulk aanmaken van de administraties. Wil je bijvoorbeeld dat de administraties vanaf regel 100 worden aangemaakt, vul dan hier de waarde 100 in.
• Bestaande c.q. gevulde regels overschrijven: Indien je deze instelling inschakelt, zullen reeds gevulde regels worden overschreven bij het in bulk aanmaken van de administraties.

Je gebruikt ElvyWeb

Wanneer je facturen goedkeurt, of de Upload Portal gebruikt, zijn jouw gekoppelde administraties voorzien van een volgcode. Deze code wordt binnen ElvyWeb gebruikt om een koppeling met de juiste stamgegevens en boekingen te maken. Indien je een jaarovergang hebt uitgevoerd en niet alle facturen zijn goedgekeurd via ElvyWeb, dan moet de administratiekoppeling met het voorgaande boekjaar in Elvy DS blijven bestaan.

Kies Nee, waardoor de nieuwe administraties worden toegevoegd aan de lijst.

Je kunt vervolgens de oude administraties verbergen in het selectiescherm, door de regel te selecteren en op Verbergen te drukken.

Je gebruikt alleen Elvy DS

In dit geval zijn de volgcodes niet relevant. Je kunt Ja kiezen, waardoor alle administratieregels vanaf de tweede regel worden overschreven met de door jou geselecteerde administraties.

Afronding

Wanneer de nieuwe administraties gekoppeld zijn, dien je de inleesmappen te controleren die in de administratielijst onder de kolom Bestandslocatie staan. Wanneer jouw administratiecode een jaartal bevat, zoals vaak bij AccountView het geval is, zullen de nieuwe mappen hiernaar verwijzen. Als je reeds Serviceregels (voor het voorbehandelen van facturen) hebt aangemaakt, kun je ervoor kiezen om de gekoppelde mappen bij jouw administraties handmatig te wijzigen naar de reeds bestaande inleesmappen. Je hebt uiteraard ook de mogelijkheid om de Serviceregels opnieuw aan te maken, via de Dupliceer-functie.

Serviceregels aanmaken via Dupliceren

Wanneer je de nieuwe administraties hebt gekoppeld, kun je binnen de instellingen onder het tabblad Serviceregels een regel aanmaken. Gebruik hier, voor alle paden, in plaats van de administratienaam/-code ook de variabele <AdmCode>.

Druk op Dupliceren. Voor iedere gekoppelde administratie wordt nu een Serviceregel aangemaakt. De mappen worden door Elvy automatisch aangemaakt.