Boekingsomschrijving instellen

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Alle koppelingen

Het is mogelijk om per administratie, afzonderlijk voor crediteuren of debiteuren, een boekingsomschrijving in te stellen. Hierbij kan je vrije tekst combineren met een aantal vaste gegevens die op het tabblad Auto beschikbaar zijn.

Ga via het menu naar Instellingen › Boekingsomschrijvingen. Het scherm boekingsomschrijving wordt getoond. Druk op Toevoegen.

boekingsomschrijving_1a_nieuw.png

Het scherm voorinstelling wordt getoond.

boekingsomschrijving_1b_nieuw.png

Per voorinstelling heb je een aantal instellingen die je kunt wijzigen.

Instelling Toelichting
Administratie De volgcode van de administratie. Standaard: ???
Soort

De relatiesoort waarvoor deze voorinstelling gebruikt moet worden: crediteur, debiteur of beiden.
Standaard: Algemeen

Software Het boekhoudprogramma waarbij de voorinstelling gebruikt wordt. Standaard: Algemeen.
Code Vul hier de crediteur-of debiteurcode in als je deze specifieke relatie een boekingsomschrijving wil geven.
Omschrijving Een vrije omschrijving van de voorinstelling.
Template De boekingsomschrijving, geconfigureerd met speciale variabelen.

Variabelen

Bij Template heb je de keuze uit een aantal variabelen die overeenkomen met bepaalde factuurgegevens.

Variabele Toelichting
RelNr Relatienummer (crediteur/debiteur)
RelName Relatienaam (crediteur/debiteur)
FakDat Factuurdatum. Bijvoorbeeld ’21-10-2016′.
FakNr Factuurnummer
Dagboek Dagboekcode/-nummer
Betcd Code van de betalingsconditie
IfrRegist IFR registercode
Oms01 Vrije omschrijving 1 (vanaf versie 1.2101.002)
Oms02 Vrije omschrijving 2 (vanaf versie 1.2101.002)

Opties voor FakDat

De variabele FakDat heeft een aantal speciale opties, waarmee je delen van de datum kunt gebruiken, zoals de maand, week of het jaar.

Optie Toelichting
Jaar Jaartal. Bijvoorbeeld ‘2016’.
JaarKort Laatste cijfers van het jaartal. Bijvoorbeeld ’16’.
Maand Twee-cijferige maand. Bijvoorbeeld ’02’ voor februari.
MaandLang Uitgeschreven maand. Bijvoorbeeld ‘juni’ of ‘september’.
MaandKort Drie-letterige uitschreven maand. Bijvoorbeeld ‘apr’ of ‘aug’.
Week Twee-cijferige week.
Dag Twee-cijferige dag.
Je kunt hierbij ook spelen met periode door hier toevoegingen aan te geven. Zo kun je de opmaak als volgt instellen om niet de herkende maand op de factuur te gebruiken, maar de periode ervoor:{FakDat.MaandKort-1}. Hetzelfde kun je doen door +1 toe te voegen, om een maand later in te laten vullen.
 
Voorbeeld
Je wil in de omschrijving de uitgeschreven maand tonen. Gebruik dan FakDat.MaandLang in de omschrijvingstemplate.

Schakelopties

Met behulp van schakelopties kan je een aantal tekstuele bewerkingen toepassen op de variabelen.

Schakeloptie Bewerking
1, 2, … Eerste tekens van de waarde
1R, 2R, … Laatste tekens van de waarde
U Waarde weergeven in hoofdletters
L Waarde weergeven in kleine letters
S Spaties uit de waarde filteren

Gebruik van variabelen en schakelopties

Je kan een variabele combineren met verschillende schakelopties. Iedere variabele moet geschreven worden tussen accolades ({…}), waarbij eventuele opties ook hierbinnen worden gebruikt. Deze variabelen vul je in bij het veld Template. Hier kan je eveneens vrije tekst gebruiken, waardoor je de omschrijving kunt opbouwen uit vaste woorden en variabelen die worden aangeboden vanuit Elvy.

boekingsomschrijving_2_nieuw.png

Wanneer je de omschrijving naar wens hebt ingesteld, drukt je op Bewaren.

Voorbeeld
Stel, je wil de eerste vier letters van de crediteurnaam gebruiken in de omschrijving. De variabele schrijf je dan als volgt: {RelName,4}. Met {RelName,4R} gebruik je de laatste vier letters. De crediteurnaam kan ook in hoofdletters worden getoond, door {RelName,U} te gebruiken.

Aangezien de schakelopties gecombineerd kunnen worden heb je de mogelijkheid om bijvoorbeeld de eerste zes letters van de crediteur te gebruiken, in hoofdletters, zonder spaties. Hiervoor schrijf je de variabele als volgt: {RelName,6US}. De ‘6’ geeft aan dat je de eerste zes tekens wil gebruiken, de ‘U’ zet de naam om in hoofdletters en ‘S’ filtert alle spaties uit de naam.

Let op
De schakeloptie S heeft voorrang boven alle andere opties. Wanneer je bijvoorbeeld als crediteurnaam, ‘Van Voorden’ gebruikt, en de eerste vijf tekens van de naam wilt tonen, zonder spaties, dan geeft de variabele, {RelName,5S} als resultaat ‘VanVo’, in plaats van ‘Van V’.

Je kan deze bewerkingen uiteraard ook toepassen op de opties van de variabele FakDat. Wanneer je de korte maandnotitie in de omschrijving wil gebruiken, in hoofdletters, dan gebruik je {FakDat.MaandKort,U} om de maand april als ‘APR’ te tonen.

Variabelen mogen meerdere keren gebruikt worden in een omschrijving. Je kan de omschrijving ‘{RelName,5US}/{RelName}‘ gebruiken, om voor crediteur Van Voorden als omschrijving ‘VANVO/Van Voorden’ te krijgen.

Het is niet nodig om Elvy DS opnieuw te starten wanneer je boekingsomschrijvingen hebt aangemaakt of gewijzigd.

Was dit artikel nuttig?

Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 3 van 3
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen (0 opmerkingen)

Artikel is gesloten voor opmerkingen.