Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Inleiding
Je kunt facturen matchen aan de Verplichtingen-module in AFAS. Het gebruik hiervan vormt een kleine toevoeging aan de bestaande werkwijze.
Het is ook mogelijk om een uitgebreidere verplichtingenadministratie te voeren met Elvy Inkoopmanagement en Contractregistratie. In dit onderdeel van ElvyWeb is het mogelijk om jouw budgettering, verplichtingenadministratie en contractenregistratie vorm te geven.
Algemeen
Voer zoals gebruikelijk de Automatische Herkenning uit. Zodra Elvy de crediteur en alle overige gegevens herkend heeft, wordt het Boekingsregel-scherm geopend.
In de boekingsregel kan je via de volgende optie het onderdeel Verplichting Afas aanzetten:
Selecteer de optie Verplichting Afas en kies voor Bewaren:
Druk op de knop Verpl. Afas die beschikbaar is gekomen:
Het Verplichtingen-scherm wordt nu getoond:
Wanneer een verplichting gevonden is nadat je de automatische herkenning hebt uitgevoerd, wordt standaard direct het Verplichtingen-scherm getoond in plaats van het Boekingsregel-scherm.
Om hiervan gebruik te maken, dien je de instructies voor configuratie van het Verplichtingen-scherm te volgen, zoals hieronder beschreven.
Filtering
Wanneer je voor het eerst binnen Elvy gebruik maakt van Verplichtingen, kun je een aantal opties instellen om het gebruik hiervan zo makkelijk mogelijk te maken.
Deze opties worden bewaard. Je kunt ze achteraf altijd wijzigen.
Onder 'Nummerformaat’ kun je een of meer ‘lay-outs’ instellen, waaraan Elvy een verplichtingsnummer kan herkennen.
Op een factuur wordt het nummer van een verplichting vermeld; dit nummer heeft altijd een vaste indeling en komt overeen met de nummering van verplichtingen in AFAS. Bijvoorbeeld het nummer van een verplichting begint met ‘12’, gevolgd door 5 cijfers. Vul in dit geval 12????? in. Je kunt meerdere lay-outs instellen; één per regel.
Kruis de optie, ‘filter vp.nr’s’ aan. Het filterveld onder deze optie wordt automatisch gevuld met verplichtingsnummers welke gevonden zijn aan de hand van de ingevoerde lay-outs. Elvy past deze filtering toe op de lijst met verplichtingen, waardoor je snel en eenvoudig de juiste verplichting kunt selecteren.
Selecteren van de verplichting
Wanneer je de juiste verplichting in het overzicht hebt gevonden, selecteer je deze door erop te klikken. Druk vervolgens op Selecteer, rechts onderin het Verplichtingen-scherm.
Zie je niet de verplichting die je wilt selecteren? Het is mogelijk dat de getoonde verplichtingen op basis van filtering niet de verplichting bevat die je wilt selecteren. Schakel de optie, ‘filter vp.nr’s’ uit; de volledige lijst met verplichtingen (gekoppeld aan de herkende crediteur) wordt nu getoond.
N.B. Kruis de optie, ‘filter vp.nr’s’ weer aan, nadat je de juiste verplichting geselecteerd hebt, zodat het Verplichtingen-scherm bij een volgende factuur automatisch getoond wordt, indien een verplichting gevonden is.
Per geselecteerde verlichting wordt een boekingsregel aangemaakt. In deze regel is de verplichting zichtbaar bij Verplichting AFAS:
Hierna kun je de factuur op de gebruikelijke manier inboeken. Het matchen aan de geselecteerde verplichting vindt op de achtergrond plaats in AFAS.
Melding: De som van de geselecteerde verplichtingenregels overschrijdt het herkende factuurbedrag.
Wanneer het restbedrag van de verplichting hoger is dan het herkende factuurbedrag, dan kan de volgende melding in beeld komen:
Wanneer hier wordt gekozen voor Ja, dan neemt Elvy rest bedrag van de verplichting over naar de boekingsregel.
Kies je voor Nee, dan kan je de selectie nog aanpassen.