Facturen aan verplichtingen/budgetten koppelen

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Inleiding

Een factuur kan tijdens het boeken aan verplichtingen of budgetten gekoppeld worden. Voor taken (reeds geboekte facturen die aan een fiatteringsregister zijn toegewezen) is dit achteraf mogelijk, ook voor taken die reeds zijn gekoppeld.

Koppelen tijdens het boeken

Wanneer een factuur automatisch wordt herkend en er is van deze crediteur een beschikbare verplichting, dan komt het scherm voor het koppelen hiervan direct naar voren bij het openen van de boekingsregel.

Indien dit niet het geval is, dan kan je klikken op de knop Verplichtingen.

Achteraf koppelen

Je gaat naar het menu Onkosten/Verplichtingen - Taken aan verplichtingen koppelen. Daar is de mogelijkheid om een datumfilter in te stellen en eventueel ook alleen de niet gekoppelde taken te tonen.

Een taak kan gekozen worden door te dubbelklikken op de regel of te kiezen voor Verplichtingen rechts onderin. 

Verplichting afletteren

Het volgende scherm verschijnt tijdens boeken en ook bij achteraf taken koppelen:

Linksboven staat de filtering met rechts ernaast de herkende bedragen met hierbij wat reeds is afgeboekt op de verplichtingen. Onder dit gedeelte staan 2 tabbladen genaamd Verplichting en Filter. 

Tabblad Verplichting

Hieronder bevindt zich een tabblad verplichting met eerst de beschikbare verplichtingen en daaronder de beschikbare regels uit de verplichting. Aan de rechterkant staan de op dit moment gekoppelde verplichtingregels.

In dit voorbeeld nemen we het herkende bedrag (rechts bovenin) over van de factuur door dit in te voeren in het veld Te boeken.

Als alle gewenste verplichtingregels zijn gekozen en ingevoerd, dan kan je kiezen voor Selecteer. De factuur wordt dan direct gekoppeld aan de verplichtingen. De volgende melding verschijnt:

Tabblad Filter

Het kan voorkomen dat een factuur gekoppeld moet worden aan een verplichting die niet bij de crediteur hoort. Dit kan als bij het aanvragen van de verplichting nog niet bekend is bij welke leverancier de bestelling geplaatst gaat worden.

Ga dan in het verplichtingenscherm naar het tabblad Filter.

In dit scherm kunnen extra filters toegepast of verwijderd worden. Wanneer in dit scherm de huidige filtering ongedaan gemaakt wordt, door de vinkjes voor het veld 'crediteur' weg te halen en daarna onderin te kiezen voor Filter toepassen, dan kan het zijn dat niet alleen de verplichting voor deze crediteur getoond wordt. Zoals in onderstaand voorbeeld is er ook een verplichting voor marketing:

Rechtstreeks van budget afboeken

Het kan ook voorkomen dat een taak rechtstreeks van een budget afgeboekt moet worden i.p.v. een verplichting. In dat geval kan links onderin de optie hiervoor aangezet worden genaamd Rechtstreeks van budget afboeken. De werking voor het afboeken en filtering werken hetzelfde als voor verplichtingen. Kies na het activeren van deze optie voor Filter toepassen en vervolgens worden de budgetten getoond in het overzicht.