Vooruitbetalingsfactuur boeken (SAP Business One)

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Inleiding

Bedrijven ontvangen soms facturen inclusief BTW voor vooruitbetalingen. Deze facturen worden vervolgens verrekend met gedeeltelijke facturen of slotfacturen. Vanwege wettelijke voorschriften vereist het opnemen van een vooruitbetaling een factuur. Aan de basis van de vooruitbetaling ligt vanzelfsprekend een bestelling in SAP Business One.

De vooruitbetalingsfactuur:

• Creëert een boeking in de financiële administratie
• Is niet van invloed op de voorraad
• Wijzigt de status van het basisdocument in SAP niet

In Elvy DS zijn aan de lijst van dagboeken twee virtuele dagboeken toegevoegd:

• Vooruitbetaling (DPM)
• Reserve factuur (RSV)

Kies het dagboek Vooruitbetaling om een vooruit te betalen factuur in te boeken. Elvy herkent de crediteur zoals gebruikelijk. Tijdens het boekingsvoorstel wordt gekozen voor 'afstemmen' aan de hand van de bovenste optie: Bestelregels cumulatief.

Vervolgens worden de regels afgestemd aan de ontvangen factuur.

Geef in het veld 'Vooruitbetaling' het percentage in van de factuur die vooruit betaald moet worden. Het is mogelijk om in delen vooruit te betalen, zoals bijvoorbeeld bij projecten gebruikelijk is. Elvy berekent aan de hand van het ingevulde percentage het bedrag uit.

De factuur wordt in SAP geboekt als 'Vooruitbetalingsfactuur Inkoop'. De afstemregels en bedragen en het percentage vooruitbetaling zijn rechts onderin overgenomen.

Na de ontvangst en controle van de goederen wordt een zogeheten 'reserve factuur' ingeboekt en afgestemd met de ontvangst, zodat de voorraad wordt geactualiseerd. Hiervoor wordt in Elvy DS het virtuele dagboek Reservefactuur gebruikt. Bij deze boeking wordt met de middelste optie Ontvangstregels cumulatief gewerkt.