Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Maak jij gebruik van AccountView.NET, dan is dit artikel niet van jou van toepassing. De jaarovergang verloopt anders. We verwijzen je graag naar het artikel: Jaarovergang AccountView.NET i.c.m. Elvy
- Onderstaande acties dienen op de server uitgevoerd te worden waarop Elvy geïnstalleerd is.
- Maak altijd een backup van je Elvy en AccountView omgeving voordat je een jaarovergang gaat uitvoeren. Ga hiervoor naar het artikel: 'Hoe maak ik een backup van Elvy?'
- Zorg er ook voor dat je met de meest recente versie van Elvy werkt. Je kunt dit controleren door het volgende artikel op ons klantenportaal te volgen: Hoe voer ik een update van Elvy uit?
- Zorg ervoor dat je altijd de NT service uitschakelt voordat je met onderstaande procedure start.
Wanneer je Elvy gebruikt in combinatie met AccountView, dien je tijdens de eindejaarsverwerking een aantal handelingen uit te voeren.
- Stap 1) Eindejaarsverwerking AccountView
- Stap 2) Koppelen van nieuwe administraties
- Stap 3) Instellingen overnemen van het voorgaande boekjaar
- Stap 4) Controleer of het juiste documentenpad in de administratie(s) staat ingegeven
Stap 1) Eindejaarsverwerking AccountView
Volg de instructies voor de eindejaarsverwerking op de site van Visma. Zodra je deze procedure hebt uitgevoerd, volg je de stappen hieronder.
Stap 2) Koppelen van nieuwe administraties
Wanneer je fiatteert in ElvyWeb, dien je de nieuwe administraties binnen Elvy te koppelen voordat je facturen in het nieuwe boekjaar gaat goedkeuren. Indien je dit niet doet, bestaat de kans dat facturen in de administratie van het nieuwe boekjaar geblokkeerd blijven voor betaling. Deze facturen moet je dan handmatig deblokkeren.
Allereerst dienen de Accountview administraties voor het nieuwe boekjaar binnen Elvy te worden gekoppeld. Ga via het menu naar Instellingen › Instellingen en selecteer het tabblad Administraties (AccountView).
Je kunt nieuwe administraties koppelen op drie manieren:
- Bestaande administraties omzetten
- Administratie koppelen per administratie
- Administratie koppelen in bulk
Administraties koppelen door bestaande administratie om te zetten
Deze optie is niet toegestaan wanneer je fiatteert in ElvyWeb. Ga hiervoor naar de optie Administratie koppelen per administratie of Administratie koppelen in bulk verderop in dit artikel.
Je kunt bestaande administraties openen en in het veld Administratie de administratie van het nieuwe boekjaar koppelen:
Wanneer je de administratie hebt omgezet naar het nieuwe boekjaar is het niet meer mogelijk om in het oude boekjaar te boeken.
Administraties koppelen per administratie
Maak een koppeling naar de administratie van het nieuwe boekjaar. Vul de velden Accountview, Administratie en Verbinding met Accountview in:
Verwijder je oude administraties niet; het is dan niet langer mogelijk om nog te boeken in het voorgaande jaar.
Ga nu verder naar het onderdeel Instellingen overnemen van het voorgaande boekjaar verderop in dit artikel.
Verwijder de gekoppelde administraties van voorgaande boekjaren niet uit Elvy. Gebruik voor elke nieuwe koppeling een unieke volgcode en laat de bestaande volgcode bij de oude administraties staan.
Zie ook de online training voor het koppelen van een enkele nieuwe administraties in Elvy:
Administraties koppelen in bulk
Maak een koppeling naar de administratie van het nieuwe boekjaar. Vul de velden Accountview, en Verbinding met Accountview in:
Klik op de knop Databases:
In het scherm wat wordt geopend worden alle administraties getoond die aangemaakt zijn in AccountView. Activeer de Bulk functionaliteit door te klikken op de knop Bulk-selectie inschakelen:
De melding die vervolgens wordt getoond kan je negeren, dit wordt bij het kopiëren van instellingen automatisch gecorrigeerd.
Je kunt in het zoekvenster Zoeken op gemakkelijk de administraties het nieuwe boekjaar opzoeken door een deel van de omschrijving van de administratie in te voeren. Selecteer de administraties van het nieuwe boekjaar die je binnen Elvy wil koppelen en klik op de knop In bulk aanmaken:
In het volgende scherm dien je de volgende instellingen te controleren:
- Aanmaken baseren op regel: Hiermee kun je het volgnummer aangeven van een reeds gekoppelde administratie, waarop je de administraties die je in bulk wilt gaan aanmaken wilt baseren. Instellingen van de reeds gekoppelde administratie worden gebruikt als basis voor de in bulk aan te maken administraties. In bovenstaand voorbeeld is het volgnummer 1.
- Aanmaken vanaf regel: Hiermee geef je het volgnummer aan waar Elvy moet starten met het in bulk aanmaken van de administraties. Wil je bijvoorbeeld dat de administraties vanaf regel 100 worden aangemaakt, vul dan hier de waarde 100 in. In bovenstaand voorbeeld is het volgnummer 4.
- Bestaande c.q. gevulde regels overschrijven: Indien je deze instelling inschakelt, zullen reeds gevulde regels worden overschreven bij het in bulk aanmaken van de administraties.
Klik op de knop In bulk aanmaken om de administraties die je zojuist hebt geselecteerd in Elvy te koppelen.
Zie ook de instructievideo voor het koppelen van meerdere nieuwe administraties (in bulk) in Elvy:
Stap 3) Instellingen overnemen van het voorgaande boekjaar
Voordat je onderstaande stappen volgt, raden wij je aan eerst Elvy eenmalig opnieuw op te starten en te controleren of je de enige bent die Elvy open heeft staan.
Je kunt via het menu Instellingen › Instellingen kopiëren, eenvoudig alle administratie specifieke instellingen overnemen van een voorgaand boekjaar.
Elvy koppelt automatisch de administraties in het overzicht op basis van de ‘Vorig boekjaar’ instelling die je per administratie hebt ingevuld in AccountView. Je kunt vervolgens aangeven welke gegevens je wilt kopiëren.
Wanneer geen administraties in de lijst getoond worden, kun je op Automatisch vullen drukken; Elvy zal dan nogmaals proberen om de juiste administraties te koppelen. Je kunt een regel ook handmatig toevoegen, door op Toevoegen te drukken en vervolgens de oude en nieuwe administraties te selecteren.
Wanneer je gebruikmaakt van de oplossing(en) Elvy Declaratieverwerking, Contractregistratie of Inkoopmanagement is het aan te raden om de optie ElvyWeb medewerkers niet aan te zetten wanneer gebruikers nog gegevens moeten aanmaken in het oude boekjaar. Wanneer je de instellingen kopieert worden de gebruikers namelijk gekoppeld aan het nieuwe boekjaar, hierdoor is het niet meer mogelijk om gegevens toe te voegen aan de eerder genoemde oplossingen voor het oude boekjaar.
Je kunt op een later tijdstip nogmaals het kopiëren van instellingen uitvoeren voor alleen de optie ElvyWeb medewerkers.
Je kunt aangeven wat er met de administraties van het vorige boekjaar dient te gebeuren wanneer de instellingen gekopieerd zijn naar het nieuwe boekjaar. Je hebt hier de keuzes uit de volgende mogelijkheden:
- Actief laten: De administraties van het vorige boekjaar blijven actief binnen Elvy nadat de instellingen zijn overgenomen naar het nieuwe boekjaar;
- Uitschakelen: De administraties van het vorige boekjaar worden uitgeschakeld binnen Elvy nadat de instellingen zijn overgenomen naar het nieuwe boekjaar. De administraties worden dan niet meer meegenomen in onder andere de serviceverwerking van Elvy en zijn ook niet meer zichtbaar voor de gebruikers in het tabblad ‘Digitaliseren’;
- Verbergen: De administraties van het vorige boekjaar worden uitgeschakeld binnen Elvy nadat de instellingen zijn overgenomen naar het nieuwe boekjaar. De administraties zijn dan niet meer zichtbaar binnen het tabblad ‘Digitaliseren’, maar worden nog wel meegenomen in de serviceverwerkingen van Elvy.
Als je ElvyWeb gebruikt, is het aan te raden om de administraties op Verbergen te zetten. Wanneer je kiest voor Uitschakelen zullen eventuele mutaties in boekingen, blokkades en de-blokkades niet meer worden gesynchroniseerd tussen Elvy en het financiële pakket.
Druk op Verwerken om de instellingen naar de nieuwe administratie(s) te kopiëren. Bij een groot aantal administraties kan dit proces enkele minuten in beslag nemen.
Stap 4) Controleer of het juiste documentenpad in de administratie(s) staat ingegeven
Als je voor de administratie(s) in Elvy het documentenpad hebt aangegeven, wordt deze automatisch bij het kopiëren van de instellingen overgenomen van het vorige jaar.
Indien dit naar een andere map gewijzigd moet worden, dan zal je dit handmatig moeten aanpassen voor alle administraties nadat de instellingen zijn gekopieerd.
Ga hiervoor in Elvy DS via het menu Instellingen > Instellingen, kies het tabblad 'Administraties (AccountView)'. Selecteer een administratie door erop te dubbelklikken en ga naar het tabblad 'Extra instellingen'.
Mocht je niks in dit documentenpad hebben ingevoerd, dan wordt standaard het pad uit AccountView overgenomen.