Hoe kan ik UBL/XML facturen automatisch laten openen in de Snel Invoer?

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Introductie

Het grote voordeel van UBL/XML facturen is het lezen van de factuur op regelniveau. Wanneer je een UBL/XML factuur ontvangt, kun je automatisch de factuur laten openen in de Snel Invoer. Zo heb je direct alle data uit de factuur geordend naar boekingsregels. Er hoeft dan bijvoorbeeld alleen een aanpassing gedaan te worden op eventueel de kostenplaatsen, projecten of kostendragers. Deze gegevens worden doorgaans niet meegegeven door de leverancier. In dit artikel staat uitgelegd welke instellingen aan moeten staan om een UBL/XML factuur automatisch te laten openen in de Snel Invoer.

Instellingen

Allereerst zal via Instellingen - Instellingen - Geavanceerd het vinkje aangezet moeten worden UBL verwerken in Snelinvoer.

Vervolgens kun je in de instellingen van de boekingsregel instellen of de UBL geopend moet worden in de Snel Invoer en hoe.

Er zijn drie niveaus waar je de instellingen kunt wijzigen. Dit kan per gebruiker naar wens ingesteld worden:

• Algemeen: dit geldt voor alle relaties en alle facturen.
• Huidige: het betreft alleen de huidige factuur.
• Huidige relatie: het betreft alle facturen van deze relatie.

Per niveau heb je de keuze uit de volgende opties:

• Automatisch: de factuur wordt als een UBL afgehandeld als de UBL wordt herkend.
• Geen invoer: indien je een UBL binnenkrijgt, zal deze niet als zodanig verwerkt worden. Er wordt naar de gegevens op het PDF gekeken en met de data in het UBL-format wordt niks gedaan.
• Per btw-code: de gegevens in de UBL-factuur worden gesorteerd op btw-code.
• Per regel: de gegevens in de UBL-factuur worden gesorteerd per regel.
• Snel Invoer - per btw-code: de UBL wordt geopend in de Snel Invoer en zal gesorteerd worden op btw-code.
• Snel Invoer - per regel: de UBL wordt geopend in de Snel Invoer en zal per regel gesorteerd worden.

Een gedetailleerder niveau zal voorrang krijgen op een algemener niveau. Als per relatie wordt ingesteld dat er niet naar de UBL gegevens gekeken moet worden, en op algemeen niveau staat ingesteld dat de UBL in de Snel Invoer geopend moet worden, dan zal naar het meest gedetailleerde niveau gekeken worden: per relatie.