Beschikbaarheid
Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):
Inleiding
Met de functionaliteit Leer Elvy kun je instellen waar Elvy op de factuur moet kijken om in het vervolg de herkenning van de bedragen beter te laten verlopen. Bijvoorbeeld wanneer een crediteur/debiteur herkend wordt en het exclusief-, inclusief- of btw-bedrag onjuist herkend wordt, kun je deze herkenning verfijnen met Leer Elvy.
Configuratie
Na het ophalen van de facturen en het kiezen van de administratie, voer je Automatische herkenning uit. Vervolgens klik je op het icoontje Leer Elvy. 
'Leer Elvy' stel je in per crediteur, binnen de gekozen administratie.
'Leer Elvy' stel je in voor alle debiteuren, binnen de gekozen administratie.
'Leer Elvy' overschrijft de gevonden waardes van de OCR-herkenning met de waardes die bij 'Leer Elvy' zijn ingesteld. Houd er dus rekening mee dat de gegevens, die je in 'Leer Elvy' selecteert, altijd op dezelfde plek moeten staan op de factuur voor de juiste herkenning.
Om de bedragen vanuit 'Leer Elvy' daadwerkelijk beter te laten herkennen, moet dit eerst geactiveerd worden. Dit kan door op Activeren te klikken. Hiermee wordt het gedeelte t.b.v. bedragen aanpasbaar.
De herkenning van bedragen i.c.m. 'Leer Elvy' geldt alleen voor de gebundelde documenten.
Bij de herkenning van bedragen moet er een pagina gekozen worden om deze op te zoeken. Standaard is dit de laatste pagina. Mocht je hiervan willen afwijken, dan kan dit bij bij Bedragen staan op en hierin zijn de volgende keuzes beschikbaar:
Na het wijzigen van deze optie, bewaar dan 'Leer Elvy'. Voer hierna automatische herkenning opnieuw uit.
Het bedrag Excl. BTW wordt niet juist herkend. Op de factuur staat deze achter de tekst 'Subtotaal'. Je opent de keuzelijst bij het veld Excl. BTW en zoekt hier naar de tekst ‘Subtotaal’.
Alle teksten in de keuzelijsten staan in ‘leesvolgorde’: van links naar rechts, van boven naar beneden. Hierdoor kun je snel inschatten waar je een bepaalde tekst moet vinden.
Als een zoekopdracht is opgebouwd uit meerdere woorden, zoals ‘Bedrag excl. btw’, dan vind je deze helemaal onderaan de keuzelijst. Hier staan namelijk alle samengevoegde teksten, die op de factuur dicht bij elkaar staan.
Vervolgens geef je aan waar het bedrag staat, ten opzichte van de zoekopdracht.
In het voorbeeld staat het bedrag rechts van de tekst ‘Subtotaal’, dus je kiest in de tweede keuzelijst de optie Rechts van deze waarde bevind de waarde zich.
Je hebt de volgende opties om in te stellen welk gegevens gebruikt moet worden:
- Deze waarde is de waarde: De geselecteerde waarde moet gebruikt worden. Wanneer je een factuur hebt, waarop het bedrag in een kader staat op een vaste positie op de factuur. Bijvoorbeeld wanneer dit altijd op dezelfde plek staat op onderop de factuur.
- Rechts van deze waarde bevindt de waarde zich: De waarde staat rechts van de geselecteerde zoekopdracht.
- Beneden van deze waarde bevindt de waarde zich: De waarde staat onder de geselecteerde zoekopdracht.
Als je bedrag herkenning verfijnt met 'Leer Elvy', kan het voorkomen dat het totaalbedrag niet op een vaste plaats staat. In dat geval staat zeer waarschijnlijk steeds dezelfde tekst (bijvoorbeeld ‘Totaalbedrag incl. btw’) voor of boven het bedrag. Wanneer je de herkenning hebt ingesteld, kruis je de optie ‘Verticaal lokaliseren’ aan. Dit is het vakje dat helemaal rechts staat.
Hiermee wordt de tekst verticaal gezocht op de pagina.
Er kunnen ook facturen zijn waarop geen totaalbedrag herkend kan worden of niet vermeld staat. In dat geval kunnen er op basis van Excl. BTW en BTW-code alsnog bedragen herkend worden. Kies de gewenste BTW code en daarna de locatie waar deze zich moet bevinden.
Worden de gegevens steeds verkeerd herkend, dan kun je kijken wat er in 'Leer Elvy' is ingesteld. Het kan zijn dat de factuurgegevens, die in het verleden zijn ingesteld, niet meer op de juiste plek op de factuur staan. Haal je de instellingen in 'Leer Elvy' weg, kan het zijn dat de crediteur wél herkend wordt door middel van de OCR-herkenning.
Bij gescande facturen is de kans aanwezig dat bepaalde instellingen van 'Leer Elvy' niet altijd werken, omdat hierbij coördinaten gebruikt worden. Als een factuur iets anders door de scanner gaat, kan de tekst iets naar boven, beneden, links of rechts staan. Je dient dan een ijkpunt in te stellen. Dit is een tekst die altijd op een vaste plek op de factuur staat, en zoveel mogelijk bovenaan de pagina, ten opzichte van een of meer zoekwaarden. Deze tekst selecteer je bij de instelling Herkenning.