Ondersteuning op afstand Een idee indienen

Artikelen in deze sectie

Hoe kan ik een nieuw contract registreren?

Avatar
Elvy Commercieel
  • Bijgewerkt
Volgen

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is beschikbaar als je Elvy Contractregistratie in je licentie hebt en deze oplossing voor jouw organisatie is ingericht. Elvy helpt daarmee om overzicht te houden over de lopende contracten binnen de organisatie.

Tijdens de implementatie maakt een organisatie verschillende keuzes ten aanzien van de inrichting. Hierdoor kan het voorkomen dat niet alle functionaliteiten voor jou beschikbaar zijn of dat je meer of minder invoervelden ziet. 

Bij het ophogen zal de fiatteur bepalen of er voldoende ruimte is in het budgetscenario en of de organisatie dat op deze wijze wil inzetten.

Invullen contractdetails

Ga in ElvyWeb naar Contracten

mceclip0.png

Klik op het tabblad Niet Ingediend en vervolgens op de knop Nieuw contract. Selecteer de Administratie waar het contract betrekking op heeft. In dit voorbeeld is dat Elvy.

mceclip2.png

Er verschijnen nu nieuwe panelen die je kunt invullen. Op het paneel Details Contract vul je de betreffende gegevens in:

mceclip3.png

Veldnaam Omschrijving Voorbeeld
Administratie Administratie waar het contract betrekking op heeft. Elvy
Beschrijving Omschrijving voor jezelf en collega's, waarmee je duidelijk maakt waar het contract voor is. Onderhoudscontract Elvy - financiële software
Referentie (Unieke) referentie. Dit kan zowel van de leverancier als van je eigen organisatie zijn. Hier maak je zelf werkafspraken over. DS1234
Startdatum Datum waarop het contract ingaat. 01-01-2022
Einddatum Datum waarop het contact eindigt. 31-12-2022
Prolongatie termijn in maanden Het aantal maanden dat het contract wordt verlengd (geprolongeerd) als je geen actie onderneemt. 12
Automatisch prolongeren Als je met de leverancier hebt afgesproken dat het contract automatisch met de huidige doorlooptijd wordt verlengd (geprolongeerd), dan geef je dat aan met het vinkje. Ja (vinkje 'aan')
Aantal maanden voor notificatie Het moment dat de aanmaker van het contract een notificatie ontvangt om te bepalen of het contract wel of niet verlengd (geprolongeerd) moet worden. Dit is altijd eerder dan de opzegging, zodat de medewerker de tijd heeft om dit af te stemmen. 4
Aantal maanden voor opzegging Aantal maanden voor de einddatum dat het contract opgezegd moet worden. 3
Relatiecode - Relatienaam Naam van de leverancier/contract. Hier is een koppeling met de stamgegevens uit het financieel systeem.  992015 - Elvy, Stoelmatter 1A, Wateringen
Primaire bijlage Hier kun je het contract koppelen.  

 

Invoervelden, die gekoppeld zijn aan tabellen uit het financieel systeem, herken je aan dit icoon: mceclip4.png
Tijdens de implementatie is het mogelijk om meerdere velden toe te voegen. Deze velden kunnen gegevens uit het financiële pakket bevatten, maar ook vrije velden zijn. 

Bijlage koppelen

Op het paneel Details Contract heb je onderaan de mogelijkheid om het contract te koppelen. Klik hiervoor op het icoon: mceclip5.png

Als er nog geen document gekoppeld is, zal de tekst Toevoegen verschijnen als je met je muis op het icoon gaat staan. Is er al wel een document gekoppeld, dan verschijnt de tekst INVULLEN.

Er verschijnt een nieuw paneel Nieuw document toevoegen. Klik hier op Bestand kiezen. Scroll in je browser naar het document dat je wilt koppelen en klik op Open.

Financiële gegevens vastleggen

Op het paneel Contract kun je de financiële consequenties van het contract vastleggen.

Let op! Bij de implementatie is afgestemd welke gegevens jullie hier willen vastleggen. Dit kan dus afwijken van deze voorbeelden.

mceclip0.png

Veldnaam Omschrijving Voorbeeld
Periode Periode waarin het contact valt indien van toepassing. Loopt een contract over meerdere periodes, dan kun je ervoor kiezen de periode hier leeg te laten. n.v.t.
Jaar Jaar/jaren waarop het contact betrekking heeft. 2022 - 2022
Kostenplaats Kostenplaats waarop de kosten gaan drukken. FIN ADM - Financiële administratie
Grootboekrekening Grootboekrekening waarop de kosten gaan drukken. 4610 - Kosten software (licenties)
Omschrijving Omschrijving van de kosten. Elvy FV + CR
Aantal* Aantal items. 1
Bedrag Contract/regelbedrag. 2.392,00
Totaal Product van aantal en bedrag. 2.392,00

 

*Indien het aantal groter dan 1 is, dan is het mogelijk om de regel te splitsen over verschillende perioden. Dit kan alleen wanner het veld Periode is ingevuld. Zou ik contract aangaan met een maandbedrag van 100,00 per maand, dan vul ik het veld Periode met 01 (januari), in het veld Bedrag 100,- en in het veld Aantal 12. Het totaal is dan 1.200,00. Via de knop Regels splitsen krijg je nu voor iedere periode een aparte regel, dus verschijnen er 12 regels.

 

Achter de regel zie je vier knoppen:

mceclip7.png Toevoegen om een document aan deze regel toe te kunnen voegen.

mceclip9.png Regel splitsen om de regel te splitsen over de verschillende Perioden.  De regel wordt gesplitst over het Aantal dat is ingegeven op de regel. Het Bedrag wordt gedupliceerd.

mceclip10.png Regel dupliceren maakt een identieke extra regel aan.

mceclip11.png Verwijderen zorgt ervoor dat de regel wordt verwijderd.

Indienen

Via de knop Indienen, op het paneel Acties, kun je het contract ter fiattering aanbieden.

  • Op het paneel Acties heb je de volgende knoppen:
  • Terug - naar takenlijst.
  • Bewaren  - tussentijds opslaan. Je vind het contract later terug op het tabblad Niet ingediend.
  • Verwijderen - contract verwijderen. Er komt eerst nog een melding of je zeker weet dat je het contract wilt verwijderen.
  • Indienen - je contractaanvraag ter goedkeuring (fiattering) aanbieden.
  • Nieuw contract - Aanmaken nieuw contract.

mceclip1.png

Verwante artikelen