Hoe vraag ik een budget aan? – Elvy

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is beschikbaar wanneer je Elvy Inkoopmanagement in je licentie hebt en de Budgetten voor jouw organisatie zijn ingericht.

Bij de inrichting wordt de keuze gemaakt of je budget(aanvragen) wilt laten fiatteren of dat je budgetten alleen als beheerder kan ophogen/verlagen. Naderhand kan deze keuze niet meer herzien worden.

Aanvragen

Ga in ElvyWeb naar Budgetten

Klik op het tabblad Niet ingediend op de knop Nieuw budget

Gebruik het drop down menu om de administratie te kiezen waarvoor je een nieuw budget wilt aanvragen. In dit voorbeeld is dat Elvy.

Het aanvragen van een budget is alleen mogelijk wanneer de beheerder vooraf een budgetscenario heeft aangemaakt. Je ziet de beschikbare budgetscenario's en maakt een keuze voor het scenario dat je wilt gebruiken voor deze aanvraag.

Geef ook een duidelijke Beschrijving mee nadat je de Administratie hebt geselecteerd.

In onderstaand voorbeeld kies je voor het Scenario Afdeling Marketing | 2022 | Karel Monroe.

Vervolgens kun je in het paneel Budget de aanvraag invullen.

Bij invoervelden waarin een vergrootglas staat, kunt je (een deel van) de omschrijving, naam of code invoeren, waarna Elvy een lijst toont met alle overeenkomstige waarden. Met de pijltjestoetsen of je muis kun je de gewenste waarde selecteren. Indien je alle beschikbare waarden wilt zien, vult je een % (procentteken) in.

De invoervelden kunnen afwijken van onderstaand voorbeeld. Bij de inrichting van Elvy Inkoopmanagement is vastgelegd welke invoervelden hier getoond worden.

Achter de regel zie je vier knoppen:

Toevoegen om een document aan deze regel toe te kunnen voegen.

Regel splitsen om de regel te splitsen over de verschillende Perioden. De regel wordt gesplitst over het Aantal dat is ingegeven op de budgetregel. Het Bedrag wordt gedupliceerd.

Regel dupliceren maakt een identieke extra regel aan.

Verwijderen zorgt ervoor dat de regel wordt verwijderd.

Op het paneel Notities kun je aanvullende informatie kwijt. De notitie kun je bewaren door op de knop Toevoegen te klikken. Als je het vakje achter In het budget blijven na toevoegen notitie klikt zal na het bewaren de budgetaanvraag open blijven staan. Alle gemaakte notities worden voorzien van Datum/tijd en Aanmaker gelogd en kunnen -eenmaal toegevoegd- niet meer verwijderd worden.

Op het paneel Acties heb je de knoppen waarmee je de aanvraag kunt;
- Terug - naar takenlijst
- Bewaren - tussentijds opslaan. Je vind de budgetaanvraag later terug op het tabblad Niet ingediend
- Verwijderen - aanvraag verwijderen. Er komt eerst nog een melding of je zeker weet dat je het budget wilt verwijderen.
- Indienen of Vergrendelen (afhankelijk van instellingen) - je aanvraag ter goedkeuring (fiattering) aanbieden. Indien dit niet hoeft, zal er Vergrendelen als optie staan. Moet dit wel, zal Indienen getoond worden.

Indienen

Wanneer je de budgetaanvraag volledig hebt ingevuld, druk je op Indienen (op het paneel Acties). Vanaf dat moment kun je de voortgang van de accordering volgen onder het tabblad Ingediend, in het overzicht van jouw budgetten.

Vergrendelen

Wanneer je de budgetaanvraag volledig hebt ingevuld, druk je op Vergrendelen (op het paneel Acties). Vanaf dat moment is het budget vergrendeld/gesloten en kan je deze gebruiken.

Status

De kolom Status geeft de status van je budgetaanvraag weer:

Aangemaakt	Het budget is aangemaakt en moet nog aangevuld worden voor indienen of vergrendelen.
Ingezonden	Het budget is ingediend en moet nog geaccordeerd worden.
Afgekeurd	Het budget is afgekeurd, je kunt de aanvraag wijzigen en opnieuw indienen. Let hierbij op de afkeurnotitie, waarin de afkeurreden afkeuring staat vermeld.
Akkoord	Het budget is akkoord bevonden en kan nu bij het aanvragen van een inkoopaanvraag (verplichting) gekozen worden.
Gesloten	Het budget is vergrendeld en kan gebruikt worden

Artikelen in deze sectie

Beschikbaarheid

Verwante artikelen