Beschikbaarheid
Als alle facturen die horen bij een inkoopaanvraag (verplichting) binnen zijn en is er nog een restbedrag open, dan kan dit restbedrag worden afgeboekt. Hiermee vloeit het terug naar het budget, zodat dit opnieuw ingezet kan worden. Het is ook mogelijk dat een factuur wat hoger uitvalt dan het bedrag dat vooraf via de inkoopaanvraag (verplichting) is aangevraagd. In dat geval kan de inkoopaanvraag (verplichting) ook worden opgehoogd. Dit kan alleen als er binnen het budget nog ruimte is.
Afboeken
Ga in ElvyWeb naar Verplichtingen
Open het tabblad Ingediend en vervolgens de inkoopaanvraag (verplichting) die je wilt afboeken. In dit voorbeeld betreft dat het bedrag van € 5,56 op Nummer 520000002. Je opent de Inkoopaanvraag (verplichting) door met je muis dubbel op deze regel te klikken.
Op het paneel Acties klik je nu op de knop Afboeken.
De verplichting is nu geopend. Op het paneel Verplichting geef je het Aantal aan dat je wilt afboeken, het Bedrag en eventueel een Omschrijving.
Notitie toevoegen
Ophogen
Ga in ElvyWeb naar Verplichtingen
Open het tabblad Ingediend en vervolgens de inkoopaanvraag (verplichting) die je wilt ophogen. In dit voorbeeld is er bericht van de leverancier dat de inkoopprijs door indexatie met 2% verhoogd is en het bedrag geen € 2.518,72 is, maar dat het bedrag € 2.775,63 wordt. Nummer 520000003. Je opent de Inkoopaanvraag (verplichting) door met je muis dubbel op deze regel te klikken.
In het paneel Acties klik je nu op de knop Ophogen.
De verplichting is nu geopend. Op het paneel Verplichting geef je het Aantal aan dat je wilt afboeken, het Bedrag en eventueel een Omschrijving.
Indien gewenst, kun je ook een notitie toevoegen.
Om de ophoging te laten fiatteren, klik je vervolgens op Indienen.
Tot slot krijg je ter controle nog de vraag of je deze nieuwe verplichting daadwerkelijk wilt indienen. Na controle bevestig je dit met OK.
